Fleksi.io - Tietosuojailmoitus

1. Kuka vastaa tiedoista?

Fleksi.io on Suomesta käsin toimiva ohjelmistopalvelu. Palvelun nykyinen ylläpitäjä määrittelee tässä ilmoituksessa kuvatun henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot ja vastaa käsittelystä.

Tietosuojaa koskevat kysymykset ja pyynnöt voi lähettää Fleksi.io:n yhteydenottolomakkeella.

2. Soveltamisala ja roolit

Tämä ilmoitus koskee henkilötietojen käsittelyä, kun henkilö:

vierailee Fleksin julkisella verkkosivustolla;
ottaa yhteyttä Fleksiin tai luo Fleksi-työtilan;
luo Fleksi-käyttäjätilin tai hallinnoi sitä;
edustaa mahdollista asiakasta, toimittajaa tai liikekumppania; tai
vastaanottaa palvelua, tietoturvaa tai liiketoimintaa koskevia viestejä.

Näissä toiminnoissa Fleksi määrittelee käsittelyn tarkoitukset ja keinot.

Organisaatio voi lisäksi tallentaa henkilötietoja omaan Fleksi-työtilaansa. Tällöin organisaatio yleensä päättää, miksi ja miten tietoja käsitellään, ja toimii rekisterinpitäjänä. Fleksi käsittelee Asiakkaan aineistoa organisaation lukuun. Tätä suhdetta kuvataan tässä yleiskuvauksessa ja asiakkaan kanssa kirjallisesti sovitussa tietojenkäsittelysopimuksessa.

3. Käsiteltävät tiedot

Vuorovaikutuksesta riippuen Fleksi voi käsitellä:

nimeä, työnantajaa, tehtävää, työosoitetta, sähköpostiosoitetta ja puhelinnumeroa;
organisaatiota, työtilaa, käyttäjäroolia, tunnistautumis- ja käyttötietoja, kieltä ja muita asetuksia;
työtilan käyttöä, viestintää ja tukihistoriaa koskevia tietoja;
yhteydenottolomakkeen aihetta, viestiä ja muita lähettäjän antamia tietoja;
laskutus-, vero- ja maksutilannetietoja, jotka liittyvät erikseen sovittuun maksulliseen tilaukseen;
IP-osoitetta, laite- ja selaintietoja, aikaleimoja, istunto- ja tapahtumalokeja, vianmääritystietoja ja epäiltyjä väärinkäytöksiä;
evästevalintoja ja tarvittavan suostumuksen jälkeen sivujen käyttöä, vuorovaikutusta, kampanjan kohdistumistietoja ja istuntoanalytiikkaa; sekä
organisaation edustajilta, julkisista yrityslähteistä tai kumppaneilta laillisesti saatuja liiketoimintatietoja.

Julkisilla lomakkeilla ei tule lähettää arkaluonteisia henkilötietoja, tuotantoympäristön tunnuksia eikä luottamuksellista tuotantosisältöä.

4. Tarkoitukset ja oikeusperusteet

Fleksi käsittelee henkilötietoja:

pyydetyn verkkosivuston, käyttäjätilin tai Palvelun tarjoamiseksi ja henkilön pyytämien sopimusta edeltävien toimien tekemiseksi;
yhteydenottoihin vastaamiseksi, esittelyjen järjestämiseksi ja liikesuhteiden hoitamiseksi;
käyttäjien tunnistamiseksi, väärinkäytösten estämiseksi, poikkeamien tutkimiseksi ja Palvelun suojaamiseksi;
Palvelun käyttämiseksi, vianmääritykseen ja parantamiseen;
kirjanpito- ja muiden lakisääteisten velvollisuuksien hoitamiseksi;
vapaaehtoisen verkkoanalytiikan ja mainonnan mittaamiseksi tarvittavan suostumuksen jälkeen;
olennaisten palveluviestien ja asianmukaisten yritysmarkkinointiviestien lähettämiseksi; sekä
oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Käsittelyn oikeusperusteita ovat:

sopimuksen täytäntöönpano tai henkilön pyynnöstä tehtävät sopimusta edeltävät toimet;
lakisääteisten velvollisuuksien noudattaminen;
Fleksin oikeutetut edut, jotka liittyvät asiakaspalveluun, Palvelun toimintaan ja kehittämiseen, käyttäjien ja järjestelmien suojaamiseen, asianmukaiseen yritysviestintään ja oikeuksien suojaamiseen; sekä
suostumus vapaaehtoiseen analytiikkaan, mainontaan tai muuhun käsittelyyn, jossa suostumus vaaditaan.

Oikeutettua etua käytettäessä Fleksi arvioi tarkoituksen, tarpeellisuuden ja vaikutukset henkilöön. Henkilö voi vastustaa käsittelyä jäljempänä kuvatulla tavalla.

Vapaaehtoista analytiikkaa tai mainontaa ei oteta käyttöön ennen tarvittavaa suostumusta. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.

5. Tietolähteet

Tietoja saadaan:

suoraan henkilöltä;
henkilön edustamalta organisaatiolta;
automaattisesti laitteelta sekä verkkosivuston tai Palvelun käytöstä;
organisaation valitsemasta integraatiosta tai palveluntarjoajalta; sekä
lainmukaisista julkisista yrityslähteistä ja liikekumppaneilta.

6. Pakolliset tiedot

Pakollisiksi merkityt tiedot tarvitaan pyynnön käsittelyyn, väärinkäytösten estämiseen, käyttäjätilin luomiseen tai pyydetyn toiminnon tarjoamiseen. Ilman niitä Fleksi ei ehkä voi vastata tai antaa käyttöoikeutta. Vapaaehtoiset tiedot voi jättää antamatta.

7. Vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Tietoihin pääsevät vain henkilöt ja palveluntarjoajat, jotka tarvitsevat niitä kuvattuun tarkoitukseen. Näitä voivat olla:

Fleksin henkilöstö ja salassapitovelvolliset asiantuntijat;
isännöinti-, infrastruktuuri-, tietoturva-, viestintä-, tuki- ja varmuuskopiointipalvelujen tarjoajat;
Cloudflare Turnstile rekisteröitymis- ja yhteydenottolomakkeiden suojaamiseen;
Apple iCloud yhteydenottoviestien nykyiseen välittämiseen;
Googlen ylläpitämät kirjasin- ja kuvakepalvelut julkisilla sivuilla;
Smartlook vapaaehtoiseen verkkosivuston istuntoanalytiikkaan;
Meta ja Google vapaaehtoiseen mainonnan mittaamiseen; sekä
viranomaiset tai yritysjärjestelyn osapuolet lain niin vaatiessa tai aidon yritysjärjestelyn toteuttamiseksi asianmukaisin suojatoimin.

Luettelo pidetään ajan tasalla. Fleksi ei myy henkilötietoja.

8. Käsittelypaikat ja kansainväliset siirrot

Fleksin tavoitteena on pitää keskeinen Asiakkaan aineisto Palvelulle ilmoitetulla alueella. Verkkosivusto-, tietoturva-, tuki-, sähköposti- ja toimittajatietoja voidaan käsitellä maissa, joissa mainitut palveluntarjoajat toimivat.

Jos henkilötietoja siirretään Euroopan talousalueen ulkopuolelle, Fleksi käyttää tarvittaessa lainmukaista siirtoperustetta, kuten tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä tai Euroopan komission vakiolausekkeita, sekä tilanteen edellyttämiä täydentäviä suojatoimia.

Fleksi ei tällä hetkellä lupaa, että kaikki verkkosivuston, tuen, sähköpostin, telemetrian ja varmuuskopioinnin käsittely tapahtuisi vain Euroopan unionissa.

9. Säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin kuvattu tarkoitus sekä lakiin, kirjanpitoon, tietoturvaan ja oikeusvaateisiin liittyvät tarpeet edellyttävät.

Käyttäjätili- ja asiakassuhdetietoja säilytetään suhteen ajan ja sen jälkeen kohtuullisen ajan oikeusvaateita ja lakisääteisiä asiakirjoja varten.
Yhteydenotot, jotka eivät johda jatkuvaan suhteeseen, poistetaan tavallisesti 24 kuukauden kuluessa viimeisestä merkityksellisestä yhteydenpidosta.
Tavanomaisia tietoturva- ja vianmäärityslokeja säilytetään tavallisesti enintään 12 kuukautta, ellei niitä tarvita poikkeaman tutkimiseen tai oikeuksien suojaamiseen.
Kirjanpitoaineistoa säilytetään lain edellyttämä aika.
Evästevalintoihin ja vapaaehtoiseen analytiikkaan sovelletaan evästeilmoituksessa ja työkalun asetuksissa kuvattuja aikoja.
Asiakkaan aineistoon sovelletaan Palvelun vienti- ja poistoprosessia.

Suojatuissa varmuuskopioissa voi olla jäljelle jääviä kopioita, kunnes ne korvautuvat normaalissa varmuuskopiointikierrossa. Tietoja voidaan säilyttää pidempään lain vaatimuksesta, riidan aikana tai todisteiden säilyttämiseksi.

10. Tietoturva

Fleksi käyttää riskeihin nähden asianmukaisia suojatoimia, kuten käyttöoikeuksien hallintaa, salassapitovelvoitteita, turvallista kehitystä ja ylläpitoa, valvontaa, varmuuskopiointia ja poikkeamien hallintaa. Suojatoimia arvioidaan Palvelun ja riskien kehittyessä.

Asiakkaat vastaavat käyttäjistään, käyttöoikeuksistaan, laitteistaan, integraatioistaan ja viedyistä kopioista. Minkään järjestelmän täydellistä turvallisuutta ei voida luvata.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Henkilöllä voi yleisen tietosuoja-asetuksen ja sen rajoitusten mukaisesti olla oikeus:

saada pääsy henkilötietoihinsa;
oikaista virheelliset tai puutteelliset tiedot;
pyytää tietojen poistamista;
rajoittaa käsittelyä;
saada itse antamansa tiedot siirrettävässä muodossa;
vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja suoramarkkinointia;
peruuttaa suostumus; sekä
tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Pyynnön voi lähettää Fleksi.io:n yhteydenottolomakkeella. Fleksi voi joutua varmistamaan henkilöllisyyden ja täsmentämään pyyntöä. Jos Fleksi säilyttää tietoja vain asiakasorganisaation lukuun, pyyntö voidaan ohjata tälle organisaatiolle.

Suomen valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto: https://tietosuoja.fi/

12. Suoramarkkinointi

Suoramarkkinoinnin voi kieltää milloin tahansa viestissä olevalla linkillä tai yhteydenottolomakkeella. Kiellon noudattamiseksi voidaan säilyttää suppea estotieto.

13. Automatisoidut päätökset ja lapset

Fleksi ei tee julkisen sivuston tai liiketoimintayhteyshenkilöiden tietojen perusteella pelkästään automaattisia päätöksiä, joilla on oikeudellisia tai vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia.

Palvelu on tarkoitettu organisaatioille ja niiden valtuutetuille yrityskäyttäjille, ei itsenäisesti toimiville lapsille. Julkisilla lomakkeilla ei tule lähettää lapsia koskevia tietoja.

14. Muutokset ja yhteydenotto

Tätä ilmoitusta voidaan päivittää Palvelun, toimittajien tai lainsäädännön muuttuessa. Uusi versio ja päivämäärä julkaistaan. Olennaisesti henkilöihin vaikuttavasta muutoksesta ilmoitetaan lisäksi erikseen, kun se on tarpeen.