Henkilötietojen käsittelysopimus

Päivitetty 23.10.2026 · Lähteet sivun lopussa

1. Osapuolet ja sopimuksen syntyminen

  • Rekisterinpitäjä: Fleksiä käyttävä yritys, jäljempänä asiakas.
  • Käsittelijä: Fleksi, jäljempänä me. Meihin saa yhteyden yhteydenottosivun kautta.

Tämä sopimus on osa Fleksin käyttöehtoja, ja se tulee voimaan, kun asiakas ottaa Fleksin käyttöön. Jos asiakkaan kanssa on allekirjoitettu erillinen käsittelysopimus, sitä noudatetaan ensisijaisesti.

2. Käsittelyn kohde, kesto, luonne ja tarkoitus

  • Kohde: asiakkaan Fleksiin tallentamat henkilötiedot.
  • Kesto: niin kauan kuin asiakas käyttää Fleksiä, ja sen jälkeen kohdan 10 mukaisen poistoajan.
  • Luonne: tallentaminen, järjestäminen, säilyttäminen, haku, näyttäminen asiakkaan käyttäjille roolin mukaan, laskelmat (esimerkiksi laskut, ALV ja palkat), PDF-asiakirjojen tekeminen, sähköpostin lähettäminen asiakkaan pyynnöstä, varmuuskopiointi, vienti ja poisto.
  • Tarkoitus: Fleksi-palvelun tarjoaminen asiakkaalle: työnhallinta, laskutus, kirjanpito ja palkanlaskenta.

3. Henkilötiedot ja rekisteröidyt

RekisteröidytHenkilötiedot
Asiakkaan käyttäjät ja työntekijätNimi, sähköposti, rooli; työtehtävät, tunnit ja niiden aloitusajat, poissaolot, vuorot ja saatavuus; tarvikekirjaukset ja kuvat; matkat ja päivärahat. Palkanlaskennassa lisäksi palkka, palkkalaji, työsuhteen alkupäivä, syntymäkuukausi, verokortin prosentit ja tuloraja, aiemmat palkat vuoden ajalta, palkkalaskelmat ja lomatiedot. Henkilötunnusta ei tallenneta.
Asiakkaan asiakkaat (yritykset ja yksityishenkilöt) ja niiden yhteyshenkilötNimi, Y-tunnus (yrityksillä), laskutusosoite, sähköposti, puhelin, laskutuskieli; työkohteen osoite, kohteen yhteyshenkilön nimi ja puhelin, työn kuvaus ja muistiinpanot; tarjoukset, laskut, maksut ja avoimet saatavat; työn kuittaajan nimi ja käsin piirretty allekirjoitus; työmaan valokuvat ja työraportit; kartalle paikannettu osoite
ToimittajatNimi, Y-tunnus, tilinumero, ostolaskut ja kuitit kuvina
Pankkitapahtumien vastapuoletNimi, tilinumero, viite ja viesti asiakkaan tuomalta tiliotteelta
Kaikki edellä mainitutMuutoslokiin jäävät tiedot siitä, kuka käsitteli mitä ja milloin; avustajan kysymykset ja vastaukset

Erityiset henkilötietoryhmät (esimerkiksi terveystiedot) eivät kuulu käsittelyyn. Asiakas ei tallenna niitä vapaisiin tekstikenttiin. Valokuvissa voi näkyä ihmisiä, ja kuviin voi sisältyä puhelimen tallentama sijainti ja aika (EXIF), koska kuvat säilytetään sellaisinaan.

4. Asiakkaan ohjeet

Käsittelemme henkilötietoja vain asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Ohjeita ovat tämä sopimus, käyttöehdot, asiakkaan käyttäjien toiminnot palvelussa (esimerkiksi laskun lähettäminen, avustajalta kysyminen tai kuitin lukeminen) ja asiakkaan kirjalliset pyynnöt. Tämä koskee myös siirtoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle (kohta 7).

Jos laki velvoittaa meidät käsittelemään tietoja muuten, kerromme siitä asiakkaalle ennen käsittelyä, ellei laki sitä kiellä. Jos katsomme, että ohje rikkoo tietosuojasäännöksiä, ilmoitamme siitä asiakkaalle heti.

5. Luottamuksellisuus ja pääsy tietoihin

  • Asiakkaan tietoja käsittelee vain palvelun ylläpitäjä. Huolehdimme siitä, että jokainen, joka käsittelee asiakkaan tietoja, on sitoutunut salassapitoon.
  • Ylläpitäjällä on teknisenä ylläpitäjänä pääsy palvelimeen ja tietokantaan. Pääsyä käytetään vain palvelun ylläpitoon, vikojen korjaamiseen ja asiakkaan pyyntöihin.
  • Palvelun ylläpitonäkymä näyttää yrityksistä vain määriä ja metatietoja, kuten käyttömääriä ja virheitä, ei kirjanpitoa, ja sen käyttö kirjataan.

6. Alihankkijat (alikäsittelijät)

Asiakas antaa yleisen ennakkoluvan käyttää alla lueteltuja alikäsittelijöitä. Vastaamme niiden toiminnasta asiakkaalle.

  • Palvelintarjoaja. Palvelin, tietokanta, tiedostot ja varmuuskopiot. Kaikki tiedot, jatkuvasti.
  • Anthropic (Claude). Avustaja ja luonnokset, vain kun käyttäjä kysyy tai pyytää luonnosta. Lähetetään kysymys, saman henkilön aiempi keskustelu ja ne tiedot, jotka kysyjä saa nähdä ja joita vastaus tarvitsee. Henkilötunnukset, tilinumerot, korttinumerot ja ovikoodit poistetaan ennen lähetystä. Anthropic poistaa tiedot 30 päivässä eikä käytä niitä koulutukseen. Anthropic säilyttää tiedot Yhdysvalloissa, ja vastauksen laskeminen voi tapahtua myös muissa maissa. Anthropicin kaupallisten ehtojen mukaan ETA-alueella toimivan asiakkaan sopimuskumppani on Anthropic Ireland, Limited, ja ehtoihin kuuluu tietojenkäsittelyliite EU:n vakiosopimuslausekkeineen.
  • Google Cloud (Document AI). Kuitin ja ostolaskun lukeminen kuvasta, vain kun kuva luetaan. Lähetetään kuva tai PDF. Google käsittelee pyynnön muistissa, ei tallenna asiakirjaa eikä käytä sitä koulutukseen.

Muut palvelut, joita käytetään:

  • Osoitteiden paikannus käyttää OpenStreetMap Foundationin Nominatim-palvelua. Palvelimelta lähetetään vain osoiteteksti, kerran osoitetta kohti. OpenStreetMap Foundationin mukaan sen palvelujen tiedot tallennetaan Isossa-Britanniassa ja Alankomaissa.
  • Sähköposti lähtee omalta palvelimeltamme. Viestit kulkevat vastaanottajan sähköpostipalveluun.
  • Karttakuvat käyttäjän selain lataa suoraan OpenStreetMapin palvelimelta; ne eivät sisällä asiakkaan tietoja.
  • Yritystiedot haetaan Y-tunnuksella PRH:n avoimesta YTJ-rajapinnasta.
  • Asiakkaan valitsemat palvelut: käyttäjän oma tekoälytyökalu (henkilökohtainen käyttöavain), kalenteripalvelu (kalenterilinkki) ja karttasovellus (navigointilinkki). Asiakas vastaa niiden käytöstä.

Muutokset. Ilmoitamme alikäsittelijän lisäämisestä tai vaihtamisesta yrityksen omistajalle sähköpostilla etukäteen. Asiakas voi vastustaa muutosta perustellusta tietosuojasyystä. Jos asiasta ei päästä sopuun, asiakas voi lopettaa kyseisen toiminnon käytön tai koko palvelun.

7. Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Siirtoja tehdään vain kohdassa 6 kerrotulla tavalla ja vain, kun asiakkaan käyttäjä käyttää kyseistä toimintoa. Avustajan tiedot siirtyvät Anthropicille Yhdysvaltoihin EU:n vakiosopimuslausekkeiden perusteella. Avustajan ja kuitinluvun voi jättää käyttämättä, jolloin niiden kautta ei siirry mitään.

8. Tietoturva (32 artikla)

Toteutamme ainakin seuraavat toimet:

  • Salattu yhteys: palvelu toimii vain HTTPS-yhteydellä.
  • Kirjautuminen ilman salasanoja: kertakäyttöinen linkki (15 min) tai koodi (10 min, sidottu selaimeen, lukittuu viidestä väärästä yrityksestä). Kirjautumisyrityksiä rajoitetaan.
  • Tunnisteet tiivisteinä: kirjautumislinkkejä, koodeja, istuntoja, käyttöavaimia ja kalenterilinkkejä ei tallenneta sellaisinaan.
  • Yritysten erottelu: jokaisella yrityksen tiedolla on yrityksen tunniste, ja tietokannan rivitason suojaus on pakotettu. Sovelluksen tietokantatunnus ei pääse sen ohi.
  • Roolit: omistaja, esihenkilö, työntekijä ja kirjanpitäjä näkevät vain roolinsa sallimat tiedot. Työntekijä ei näe hintoja eikä muiden palkkoja.
  • Muuttumattomuus: kirjanpidon viennit ja muutosloki eivät muutu jälkikäteen. Virhe korjataan uudella viennillä.
  • Palvelin: tietokanta vastaa vain palvelimen sisältä, palomuuri päästää läpi vain tarvittavan liikenteen, ylläpitoyhteys avautuu vain avaimella ja tietoturvapäivitykset asentuvat automaattisesti.
  • Salaisuudet (esimerkiksi palveluntarjoajien avaimet) ovat vain palvelimen suojatussa asetustiedostossa, eivät koodissa eivätkä lokeissa.
  • Ulkoiset kutsut kulkevat yhden tarkistuksen kautta, joka valvoo kytkimiä, yrityskohtaisia rajoja ja kokonaisbudjettia ja kirjaa jokaisen kutsun.
  • Varmuuskopiot: tietokanta ja tiedostot joka yö klo 2.30, 30 viimeisintä yötä, vain palvelimen pääkäyttäjän luettavissa.

9. Avustaminen

Rekisteröityjen oikeudet. Autamme asiakasta vastaamaan rekisteröityjen pyyntöihin. Asiakas voi itse nähdä, korjata ja viedä suurimman osan tiedoista palvelussa, ja poistaa käyttäjän pääsyn. Henkilötietojen poistaminen ja tietojen kokoaminen yhdelle henkilölle tehdään asiakkaan pyynnöstä, koska palvelussa ei vielä ole niihin omaa toimintoa. Emme vastaa rekisteröidyille asiakkaan puolesta ilman asiakkaan ohjetta.

Muut velvoitteet. Autamme asiakasta tietoturvassa, tietoturvaloukkauksista ilmoittamisessa, vaikutustenarvioinneissa ja ennakkokuulemisessa (32–36 artikla) niillä tiedoilla, jotka meillä on.

Tietoturvaloukkaukset. Ilmoitamme asiakkaalle loukkauksesta, joka koskee sen henkilötietoja, ilman aiheetonta viivytystä sen jälkeen, kun saimme sen tietoomme. Ilmoituksessa kerromme, mitä tapahtui, mitä tietoja ja keitä se koskee, todennäköiset seuraukset ja mitä on tehty. Jos kaikkea ei tiedetä heti, kerromme lisää sitä mukaa.

10. Kun palvelun käyttö päättyy

  • Palautus: asiakas lataa ennen lopettamista tilikausien arkistot (raportit PDF-muodossa, tositteet CSV-muodossa ja tositteiden liitteet) ja tarvitsemansa raportit CSV-muodossa.
  • Poisto: asiakkaan valinnan mukaan palautamme tai poistamme asiakkaan henkilötiedot käytön päätyttyä, ellei laki velvoita säilyttämään niitä. Pyyntö tehdään yhteydenottosivun kautta.
  • Kirjanpitoaineisto: asiakkaan on itse säilytettävä kirjanpitoaineistonsa kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n mukaan: tilinpäätös, kirjanpidot ja tililuettelo vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä, tositteet ja muu kirjanpitoaineisto vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.
  • Jos laki velvoittaa meidät säilyttämään jotain, säilytämme sen vain siihen tarkoitukseen.

11. Tiedot ja tarkastukset

Annamme asiakkaalle tiedot, joita tarvitaan tämän sopimuksen noudattamisen osoittamiseen: kuvauksen tietoturvatoimista, alikäsittelijät ja vastaukset kohtuullisiin kysymyksiin. Jos ne eivät riitä, asiakas tai sen valtuuttama tarkastaja voi tehdä tarkastuksen. Tarkastuksesta sovitaan etukäteen, eikä se saa vaarantaa muiden asiakkaiden tietoja.

12. Vastuu

Vastuusta sovitaan käyttöehtojen kohdassa 12.

13. Muutokset

Voimme päivittää tätä sopimusta, kun palvelu, alikäsittelijät tai laki muuttuvat. Ilmoitamme olennaisista muutoksista kuten käyttöehtojen muutoksista.

Lähteet

Ylös