Tietosuojaseloste

Päivitetty 23.10.2026 · Lähteet sivun lopussa

Lyhyesti

  • Fleksi on yrityksen työnhallinta- ja kirjanpito-ohjelma. Yritys päättää, mitä tietoja se Fleksiin tallentaa: asiakkaat, työt, tunnit, kuvat, laskut, kuitit, pankkitapahtumat ja palkat. Näiden tietojen rekisterinpitäjä on yritys, ja me käsittelemme niitä sen puolesta.
  • Itse olemme rekisterinpitäjä vain käyttäjätileille, kirjautumiselle, palvelun turvallisuudelle ja ylläpidolle.
  • Kirjaudut sähköpostiin tulevalla linkillä tai koodilla. Salasanoja ei ole, eikä henkilötunnusta tallenneta.
  • Emme myy tietoja emmekä käytä niitä mainontaan. Fleksissä ei ole analytiikka- eikä mainosevästeitä.
  • Tietoja lähtee ulkopuolisille palveluille vain kolmessa tilanteessa: kun kysyt avustajalta (Anthropic), kun kuitti luetaan kuvasta (Google) ja kun osoite paikannetaan kartalle (OpenStreetMap). Kohta 6 kertoo ne tarkemmin.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä on Fleksi. Tietosuojaa koskevat kysymykset ja pyynnöt lähetetään yhteydenottosivun kautta.

2. Kaksi roolia: milloin päätämme itse, milloin käsittelemme yrityksen puolesta

Yritys on rekisterinpitäjä kaikelle, mitä se tallentaa Fleksiin omassa toiminnassaan: omat asiakkaansa, työkohteet, työntekijöidensä tunnit ja palkat, valokuvat, laskut, kuitit ja pankkitapahtumat. Me olemme näiden tietojen käsittelijä, ja käsittelystä sovitaan henkilötietojen käsittelysopimuksessa. Jos olet esimerkiksi Fleksiä käyttävän yrityksen asiakas tai työntekijä ja haluat tietää, mitä sinusta on tallennettu, ota ensin yhteyttä siihen yritykseen. Autamme yritystä vastaamaan.

Me olemme rekisterinpitäjä niille tiedoille, joita tarvitsemme palvelun tarjoamiseen kaikille yrityksille: käyttäjätilit, kirjautuminen, palvelun turvallisuus, väärinkäytösten estäminen, käyttömäärien seuranta ja yhteydenotot. Tämä seloste koskee ensisijaisesti näitä tietoja, ja kohta 6 kertoo myös, kenelle yritysten tietoja voidaan antaa.

3. Mitä tietoja käsittelemme, miksi ja millä perusteella

TiedotMihin niitä käytetäänOikeusperuste
Käyttäjätili: sähköpostiosoite, nimi, kieli, yritys ja rooli (omistaja, esihenkilö, työntekijä tai kirjanpitäjä), luontiaikaKirjautuminen, oikeuksien rajaus, palvelun viestitSopimus (6 artiklan 1 b)
Kirjautuminen: kertakäyttöinen linkki ja koodi, kirjautumispyyntö, istuntoTunnistaa sinut ilman salasanaaSopimus (1 b)
Kirjautumisen suojaus: yrityskertojen määrä sähköpostia ja IP-osoitetta kohtiEstää sähköpostin väärinkäytön ja koodin arvaamisenOikeutettu etu: palvelun ja käyttäjien turvallisuus (1 f)
Henkilökohtaiset käyttöavaimet (oman tekoälytyökalun liittäminen, MCP) ja kalenterilinkit: nimi, laajuus, voimassaolo, viimeisin käyttöAvaimen tai linkin tunnistaminen ja peruuttaminenSopimus (1 b)
Muutosloki: kuka teki minkä tallentavan toiminnon ja milloin, toiminnon tiedot mukaan lukienYrityksen omistaja ja kirjanpitäjä näkevät, mitä kirjanpidossa ja tiedoissa on tehty; virheiden ja väärinkäytösten selvittäminenOikeutettu etu: kirjanpidon luotettavuus ja palvelun turvallisuus (1 f)
Ulkoisten palvelujen käyttöloki: palvelu (avustaja, kuitinluku, paikannus, sähköposti), yritys, käyttäjä, määrä, arvioitu hinta, onnistuiko kutsuKäyttörajat ja kustannusten valvonta; yrityksen omistaja näkee oman käyttönsäOikeutettu etu: palvelun kustannusten ja väärinkäytön hallinta (1 f)
Ylläpidon tiedot: virheiden pyyntötunnisteet ja virhetyypit, estettyjen kirjautumispyyntöjen määrät, uudet rekisteröitymisetPalvelun toimivuuden valvontaOikeutettu etu: palvelun ylläpito (1 f)
Palvelimen lokit: sovelluksen virheet ja sähköpostipalvelimen lähetyslokit (vastaanottajan osoite, aika, tila)Vikojen ja toimitusongelmien selvittäminenOikeutettu etu: palvelun ylläpito (1 f)
Yhteydenotot: viesti, nimi, sähköpostiVastaaminenOikeutettu etu tai sopimuksen valmistelu (1 f, 1 b)

Oikeutettuun etuun perustuvat tiedot ovat vähäisiä, ne pysyvät palvelussa, eikä niitä käytetä muuhun kuin taulukossa kerrottuun. Voit vastustaa käsittelyä (kohta 10).

Mitä emme tee:

  • Emme tallenna henkilötunnusta. Palkanlaskenta toimii ilman sitä, ja omistaja antaa sen tulorekisteriin itse.
  • Emme seuraa työntekijöiden sijaintia. Kartta näyttää työkohteiden ja asiakkaiden osoitteet, ei ihmisiä.
  • Emme lähetä markkinointiviestejä. Fleksi lähettää vain palvelun viestejä: kirjautumislinkit, kutsut ja yrityksen itse lähettämät laskut, tarjoukset ja työraportit.
  • Emme tee profilointia emmekä yksin automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä (kohta 11).

Tunnisteet tallennetaan tiivisteinä. Kirjautumislinkkiä, koodia, istuntoa, käyttöavaimia ja kalenterilinkkejä ei tallenneta sellaisinaan vaan vain niistä laskettuna tiivisteenä, josta alkuperäistä ei saa takaisin. Kirjautumisen yrityskerrat lasketaan vain palvelimen muistissa, eikä IP-osoitetta tallenneta tietokantaan.

4. Mistä tiedot saadaan

  • Sinulta itseltäsi: sähköpostiosoite ja nimi, kun kirjaudut ensimmäisen kerran tai täydennät tietojasi.
  • Yritykseltä, jossa työskentelet: omistaja voi lisätä sinut käyttäjäksi sähköpostiosoitteellasi ja antaa sinulle roolin. Saat siitä sähköpostin.
  • Palvelun käytöstä: kirjautumiset, muutosloki ja käyttöloki syntyvät, kun käytät Fleksiä.
  • Julkisesta rekisteristä: kun yritys syöttää Y-tunnuksen, Fleksi hakee yrityksen nimen, yritysmuodon ja osoitteen Patentti- ja rekisterihallituksen avoimesta YTJ-rajapinnasta.

5. Onko tietojen antaminen pakollista

Sähköpostiosoite on pakollinen, koska kirjautuminen tapahtuu sen kautta. Ilman sitä Fleksiä ei voi käyttää. Muut tiedot riippuvat siitä, mitä yritys palvelussa tekee: esimerkiksi palkanlaskenta tarvitsee palkan ja verokortin tiedot.

6. Kenelle tietoja annetaan

Yrityksen sisällä jokainen näkee vain roolinsa sallimat tiedot. Työntekijä näkee omat työnsä, tuntinsa ja palkkalaskelmansa, mutta ei hintoja eikä muiden tietoja. Esihenkilö näkee työt ja aikataulut, mutta ei kirjanpitoa eikä palkkoja. Omistaja ja kirjanpitäjä näkevät yrityksen kaikki tiedot.

Yritysten välillä tiedot on erotettu toisistaan tietokannan tasolla: yrityksen tiedot näkyvät vain kyseisen yrityksen käyttäjille.

Käsittelijät ja palvelut, joiden kautta tietoja kulkee:

  • Palvelin. Kaikki Fleksin tiedot ja varmuuskopiot ovat Fleksin palvelimella, jonka tarjoaa palvelintarjoaja.
  • Sähköposti. Kirjautumislinkit, kutsut, laskut, tarjoukset ja työraportit lähtevät Fleksin omalta sähköpostipalvelimelta samalta palvelimelta. Ulkopuolista lähetyspalvelua ei käytetä. Viesti kulkee vastaanottajan omaan sähköpostipalveluun.
  • Anthropic (Claude), avustaja. Vain kun käyttäjä kysyy avustajalta ("Kysy Fleksiltä") tai pyytää luonnosta. Lähetetään kysymys, saman henkilön aiemmat kysymykset ja vastaukset sekä ne yrityksen tiedot, jotka kysyjä saa nähdä ja joita vastaus tarvitsee. Henkilötunnukset, tilinumerot, korttinumerot ja ovikoodit poistetaan ennen lähetystä. Anthropic poistaa syötteet ja vastaukset 30 päivässä eikä käytä niitä mallien kouluttamiseen. Anthropic säilyttää tiedot Yhdysvalloissa, ja vastauksen laskeminen voi tapahtua myös muissa maissa. Anthropicin kaupallisten ehtojen mukaan ETA-alueella toimivan asiakkaan sopimuskumppani on Anthropic Ireland, Limited, ja ehtoihin kuuluu tietojenkäsittelyliite EU:n vakiosopimuslausekkeineen.
  • Google Cloud (Document AI), kuitinluku. Vain kun kuitin tai ostolaskun kuva luetaan. Kuva tai PDF lähetetään, ja Fleksi saa takaisin ehdotuksen toimittajasta, päivästä, summasta ja ALV:stä. Google käsittelee pyynnön muistissa eikä tallenna asiakirjaa eikä käytä sitä koulutukseen.
  • OpenStreetMap Foundation (Nominatim), osoitteiden paikannus. Kun työkohteen tai asiakkaan osoite paikannetaan kartalle, palvelin lähettää pelkän osoitetekstin, ei nimeä eikä muita tietoja. Sama osoite kysytään vain kerran, ja tulos tallennetaan. OpenStreetMap Foundationin mukaan sen palvelujen tiedot tallennetaan Isossa-Britanniassa ja Alankomaissa.
  • OpenStreetMap Foundation, karttapohja. Kun avaat kartan, selaimesi lataa karttakuvat suoraan OpenStreetMapin palvelimelta, joka näkee IP-osoitteesi ja selaimesi tiedot. Karttakuvat jaetaan sisällönjakeluverkon kautta.

Käyttäjän itse valitsemat palvelut: kun avaat navigointilinkin, siirryt Google Mapsiin tai Apple Mapsiin. Kun tilaat kalenterilinkin puhelimesi kalenteriin, kalenteripalvelusi hakee sen. Kun liität oman tekoälytyökalusi henkilökohtaisella käyttöavaimella (MCP), työkalu toimii sinun oikeuksillasi ja sen omat ehdot koskevat sitä, mitä se tiedoilla tekee.

Viranomaiset: luovutamme tietoja viranomaiselle vain, kun laki sitä edellyttää.

Palvelun ylläpitäjä pääsee teknisenä ylläpitäjänä palvelimeen ja tietokantaan. Pääsyä käytetään vain ylläpitoon, vikojen korjaamiseen ja tämän selosteen mukaisiin pyyntöihin. Palvelun ylläpitonäkymä näyttää yrityksistä vain määriä ja metatietoja, ei kirjanpitoa, ja sen käyttö kirjataan.

7. Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Avustajan kysymykset siirtyvät Anthropicille Yhdysvaltoihin, ja niiden siirto perustuu EU:n vakiosopimuslausekkeisiin, kuten kohdassa 6 kerrotaan. Osoitteiden paikannus käyttää OpenStreetMap Foundationin palvelua, jonka tiedot tallennetaan Isossa-Britanniassa ja Alankomaissa, ja karttakuvat tulevat sen sisällönjakeluverkosta. Vakiosopimuslausekkeiden jäljennöksen saat Anthropicin sivuilta tai pyytämällä meiltä yhteydenottosivun kautta.

Jos yritys ei halua käyttää avustajaa tai kuitinlukua, ne eivät lähetä mitään, kun niitä ei käytetä. Kaikki toimii myös käsin.

8. Säilytysajat

TiedotKauanko
KirjautumislinkkiVoimassa 15 minuuttia, kertakäyttöinen
KirjautumiskoodiVoimassa 10 minuuttia, kertakäyttöinen, lukittuu viidestä väärästä yrityksestä
Istunto30 päivää tai uloskirjautumiseen asti
Vanhentuneet kirjautumispyynnöt ja istunnotJäävät tietokantaan pelkkinä tiivisteinä, joita ei voi käyttää
Kirjautumisen yrityskertojen laskuritVain palvelimen muistissa, enintään tunnin
Avustajan kysymyshistoriaHenkilön 20 viimeisintä kysymystä vastauksineen. Henkilö voi tyhjentää historiansa itse. Anthropic poistaa sille lähetetyt tiedot 30 päivässä.
KäyttäjätiliNiin kauan kuin olet jonkin yrityksen käyttäjä. Kun käyttöoikeus poistetaan, kirjautuminen loppuu, mutta nimi säilyy yrityksen kirjanpidossa, työkirjauksissa ja palkkatiedoissa niiden säilytysajan.
MuutoslokiSäilyy yrityksen tietojen mukana, eikä sitä voi muuttaa
Ulkoisten palvelujen käyttölokiSäilyy, eikä sen rivejä poisteta
VarmuuskopiotJoka yö klo 2.30, tietokanta ja tiedostot. Palvelimella säilytetään 30 viimeisintä yötä, vanhemmat poistuvat.

Kirjanpitoaineisto. Yrityksen kirjanpitoaineiston säilyttäminen on yrityksen oma velvollisuus kirjanpitolain mukaan (2 luku 10 §):

  • tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot (esimerkiksi päiväkirja ja pääkirja), tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista: vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä;
  • tositteet (esimerkiksi laskut, kuitit ja tiliotteet), liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto ja muu kirjanpitoaineisto: vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi.

Esimerkki: kalenterivuoden tilikausi päättyy 31.12.2026. Sen tositteet säilytetään vähintään 31.12.2032 asti ja tilinpäätös vähintään 31.12.2036 asti.

Fleksi tekee tilikaudesta arkiston, jossa ovat tuloslaskelma, tase, päiväkirja ja pääkirja PDF-muodossa, tositteet CSV-muodossa ja tositteisiin liitetyt kuitit ja laskut. Lataa arkisto talteen, erityisesti ennen kuin lopetat Fleksin käytön.

Poistetut kuvat ja tiedostot. Kun poistat esimerkiksi vahingossa otetun kuvan, se poistuu näkyvistä ja käytöstä. Tiedosto voi kuitenkin jäädä palvelimen tiedostovarastoon ja varmuuskopioihin. Kirjanpitoon liitettyä tositetta ei voi poistaa lainkaan.

Valokuvien sijaintitiedot. Puhelin voi tallentaa kuvaan, missä ja milloin se otettiin (EXIF). Fleksi säilyttää kuvan sellaisenaan, joten nämä tiedot säilyvät kuvan mukana. Voit poistaa sijaintitiedon puhelimen kameran asetuksista.

9. Tietoturva

  • Yhteys palveluun on salattu (HTTPS).
  • Kirjautuminen tapahtuu kertakäyttöisellä linkillä tai koodilla. Salasanoja ei ole, joten niitä ei voi vuotaa.
  • Istuntoeväste ei näy sivun skripteille, ja se lähetetään vain salattua yhteyttä pitkin.
  • Yritysten tiedot on erotettu tietokannan rivitasolla, eikä sovelluksen tietokantatunnus pääse tämän erottelun ohi.
  • Tietokanta vastaa vain palvelimen sisältä. Ylläpitoyhteys palvelimeen avautuu vain avaimella, ja palomuuri päästää läpi vain verkkosivun, sähköpostin ja ylläpitoyhteyden liikenteen.
  • Kirjanpidon viennit ja muutosloki ovat muuttumattomia: virhe korjataan uudella viennillä, ei muokkaamalla.
  • Varmuuskopiot otetaan joka yö, ja vain palvelimen pääkäyttäjä pääsee niihin.

10. Oikeutesi

Sinulla on oikeus:

  • saada tietää, mitä tietoja sinusta käsitellään, ja saada niistä jäljennös (15 artikla);
  • pyytää virheellisten tietojen korjaamista (16 artikla). Kielen voit vaihtaa itse. Muut käyttäjätilin tiedot korjataan pyynnöstä;
  • pyytää tietojesi poistamista (17 artikla). Kirjanpitoon kuuluvia tietoja ei voi poistaa ennen lain säilytysajan loppua;
  • pyytää käsittelyn rajoittamista (18 artikla);
  • vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun (21 artikla);
  • saada itse antamasi tiedot koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiseen palveluun (20 artikla).

Lähetä pyyntö yhteydenottosivun kautta. Vastaamme kuukauden kuluessa. Jos pyyntö on laaja, voimme jatkaa aikaa kahdella kuukaudella, ja kerromme siitä. Voimme pyytää varmistamaan henkilöllisyytesi, esimerkiksi vastaamalla Fleksiin rekisteröidystä sähköpostiosoitteesta.

Fleksissä ei vielä ole omaa painiketta tilin tai koko yrityksen poistamiseen. Poisto tehdään pyynnöstä.

Jos tietosi on tallentanut Fleksiä käyttävä yritys (kohta 2), käänny ensin sen puoleen. Välitämme meille tulleen pyynnön yritykselle ja autamme sitä vastaamaan.

Valitus valvontaviranomaiselle. Jos katsot, että tietojesi käsittely rikkoo tietosuojalakeja, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle: tietosuoja.fi.

11. Automaattinen päätöksenteko ja tekoäly

Fleksi ei tee sinusta päätöksiä pelkästään automaattisesti. Tekoäly toimii näin:

  • Avustaja vastaa yrityksen omista tiedoista ja linkittää lähteisiin. Luvut tulevat Fleksin omista laskelmista, ja luku, jota mikään laskelma ei sisällä, merkitään varoituksella.
  • Luonnokset (esimerkiksi työraportin teksti tai laskurivien sanamuoto) ovat ehdotuksia, jotka ihminen muokkaa ja tallentaa.
  • Kuitinluku ehdottaa toimittajaa, päivää, summaa ja ALV:tä. Käyttäjä vahvistaa ne.
  • Mikään ei lähetä laskua, maksa, kirjaa tai ilmoita viranomaiselle ilman ihmisen hyväksyntää.

12. Evästeet

Fleksi käyttää vain kirjautumisen vaatimia evästeitä, ei analytiikka- eikä mainosevästeitä. Tarkemmin: Evästeet.

13. Muutokset

Päivitämme selosteen, kun palvelu, palveluntarjoajat tai laki muuttuvat. Päivämäärä sivun alussa kertoo, milloin seloste on viimeksi muuttunut.

Lähteet

Ylös