Asiakkaan soitosta kirjanpitoon, yhdessä sovelluksessa

Fleksi hoitaa ketjun asiakkaan soitosta kirjanpitoon: työt, työmaan kirjaukset, tarjoukset ja laskut, kuitit ja pankin, ALV:n, raportit ja palkat. Se on tehty suomalaisille palvelu- ja asennusyrityksille, ja sitä käytetään enimmäkseen puhelimella.

Kolme periaatetta:

• Kirjaa kerran. Mitä työntekijä kirjaa työmaalla, menee laskulle, kirjanpitoon ja palkkaan.
• Tavalliset teot tekevät kirjanpidon. Laskun lähettäminen, kuitin vahvistaminen ja maksun kohdistaminen kirjautuvat itse.
• Sinä päätät, mikä liikuttaa rahaa. Mitään ei lähetetä, makseta, kirjata tai ilmoiteta ilman ihmisen hyväksyntää esikatselun jälkeen.

Sama työ alusta loppuun

Malliputki Oy vaihtaa Taloyhtiö Koivurinteen vuotavan keittiöhanan. Näin työ kulkee Fleksissä kuudessa näkymässä.

1. Puhelu. Tiistaina kirjataan työ: asiakas, kohde, tehtävä, Antti, keskiviikko kello 9.

1. Antin puhelin. Antti näkee työn, soittaa ja navigoi kohteeseen.

1. Työmaalla. 1 h 30 min, keittiöhana, kuva vanhasta hanasta ja asiakkaan kuittaus.

1. Laskuluonnos. "Laskuta työ" tekee kolme riviä, kukin lähteineen: 219,00 € + ALV 55,85 € = 274,85 €.

1. Hyväksy ja lähetä. Lasku nro 1001 lähtee PDF:nä ja kirjautuu myynniksi ja saatavaksi.

1. Maksu. 29.10. maksu tulee tiliotteella viitteellä ja kohdistuu laskuun. Saatava kuittautuu.

Esimerkki: keksitty yritys ja asiakas, oikeat Fleksin näkymät.

Mitä Fleksillä hoidetaan

• Työt, asiakkaat, kalenteri ja kartta. Työ puhelusta, asiakkaat YTJ-haulla, kalenteri ja verokalenteri, viikon vuorot, toistuvat huollot, tiimityöt ja työt kartalla.
• Työmaalla. Tunnit minuutteina, ruokatauko näkyvissä, tarvikkeet, lisätyöt, kuvat, asiakkaan kuittaus ja työraportti PDF:nä.
• Tarjoukset ja laskut. Tarjouksen asiakas hyväksyy linkistä, siitä tulee työ, ja työstä lasku laskutussäännöllä. Osalaskutus ja hyvityslaskut.
• Kuitit, pankki, ALV ja kirjanpito. Kuitti kuvasta, tiliote tiedostona, ALV-luvut OmaVeroon, raportit tositteeseen asti, tilikauden päätös ja vuoden arkisto.
• Palkat. Kuukausi- ja tuntipalkat, lisät, lomapalkat, matkakorvaukset, palkkalaskelmat ja tulorekisterin tiedot. Mitä palkanlaskenta kattaa
• Käyttöoikeudet. Omistaja, esihenkilö, työntekijä ja kirjanpitäjä.

Tekoäly Fleksissä

Fleksin tekoäly vastaa yrityksesi omista tiedoista ja valmistelee työtä, jonka ihminen tarkistaa. Se ei lähetä, kirjaa, maksa eikä ilmoita mitään itse. Jos tekoäly ei ole käytössä tai ei vastaa, kaikki toimii ilman sitä.

Kysy Fleksiltä

Kysy yrityksesi luvuista tavallisella kielellä, esimerkiksi:

• "Mitä on laskuttamatta tässä kuussa?"
• "Mitkä laskut ovat myöhässä?"
• "Mitä maksuja erääntyy kahden viikon sisällä?"
• "Mitä töitä minulla on tänään?"

Vastauksen luvut tulevat Fleksin omista raporteista, eivät tekoälyltä, ja linkit avaavat tiedot, joihin vastaus perustuu. Jos vastauksessa on luku, jota Fleksi ei löydä omista tiedoistaan, se sanotaan: älä luota siihen. Vastaus sisältää vain sen, mitä kysyjä saa roolissaan nähdä. Kysymyksiä on yritystä kohden rajattu määrä kuukaudessa.

Luonnokset

Toimisto voi pyytää luonnoksen, jonka se muokkaa ennen käyttöä:

• työraportin teksti tehdystä työstä;
• laskurivien sanamuoto;
• oston tiliöinti kuitista tai ostolaskusta;
• työ puhelun muistiinpanosta: asiakas, kohde ja tehtävä valmiiksi täytettyinä.

Kuitin kuvasta Fleksi ehdottaa toimittajan, päivän, summan ja ALV:n. Kuitit

Oma tekoälysi Fleksiin (MCP)

Voit yhdistää omalla koneellasi käyttämäsi tekoälyn, esimerkiksi Claude Coden, Codexin tai Claude Desktopin, Fleksiin henkilökohtaisella avaimella. Avain tehdään kohdassa Omat asetukset: vain luku tai luku ja kirjoitus, voimassa 30, 90 tai 365 päivää.

• Samat oikeudet kuin sinulla. Tekoäly näkee ja tekee vain sen, minkä sinäkin roolissasi.
• Raha ja viranomaiset odottavat sinua. Laskujen lähettämistä, kirjaamista, maksuja ja viranomaisille ilmoittamista se ei tee. Se valmistelee ne, ja ne odottavat Fleksin Hyväksyttävät-listalla, kunnes hyväksyt ne esikatselun jälkeen tai hylkäät.
• Jälki jää. Jokainen muutos näkyy muutoshistoriassa avaimen nimellä.

Mihin tiedot menevät

Kysymys ja siihen tarvittavat tiedot, joita saat nähdä, lähetetään tekoälypalveluun (Anthropicin Claude). Henkilötunnuksia ja tilinumeroita ei lähetetä. Vastaus voi olla väärin; luvut ja linkit tulevat Fleksistä. Lue tarkemmin: Tietosuoja.

Näin pääset alkuun

1. Kirjaudu sähköpostilla. Saat linkin ja koodin; salasanaa ei ole. Uusi sähköposti luo oman yrityksen.
2. Syötä Y-tunnus. Fleksi hakee nimen, yhtiömuodon ja osoitteen YTJ:stä.
3. Valitse ALV-kausi ja lisää tilinumero. Tilikartta ja ALV-koodit otetaan käyttöön valmiina.
4. Aseta laskutussääntö: kiinteä hinta tai lähtömaksu, tuntihinta ja tarvikkeiden kate.
5. Lisää työntekijät ja anna kullekin rooli.
6. Tee ensimmäinen työ puhelusta, tai lasku suoraan ilman työtä.

Jos yritys on jo toiminut, kirjanpito alkaa valitusta päivästä avaavin saldoin.

Lue seuraavaksi

• Työt, asiakkaat, kalenteri ja kartta | Fleksi Työ puhelusta yhdellä näytöllä, tekijä näkee sen puhelimessaan. Kalenteri, viikon vuorot, toistuvat huollot ja työt kartalla.
• Työmaalla: tunnit, tarvikkeet ja työraportti | Fleksi Työntekijä kirjaa tunnit, tarvikkeet, lisätyöt ja kuvat puhelimella, ja asiakas kuittaa työn. Hintoja työntekijä ei näe.
• Työstä laskuun: laskutus työn kirjauksista | Fleksi Työntekijä kirjaa tunnit ja tarvikkeet työmaalla, ja Laskuta työ tekee niistä laskun. Katso esimerkki rivi riviltä.
• Kuitit, pankki, ALV ja kirjanpito | Fleksi Lähetetty lasku, vahvistettu kuitti ja kohdistettu maksu kirjautuvat itse. Sinä tarkistat ja hyväksyt, Fleksi tekee viennit.
• Palkat: palkka-ajo, palkkalaskelmat ja tulorekisterin tiedot | Fleksi Fleksi laskee kuukausi- ja tuntipalkat, tekee palkkalaskelmat ja antaa tulorekisterin tiedot. Katso, mitä se kattaa ja mitä ei.
• Käyttöoikeudet ja tietojen näkyvyys | Fleksi Neljä roolia: omistaja, esihenkilö, työntekijä ja kirjanpitäjä. Työntekijä näkee omat työnsä ja palkkalaskelmansa, ei hintoja.