Työt, asiakkaat, kalenteri ja kartta

Työ puhelusta tekijän puhelimeen

Työ tehdään puhelusta yhdellä näytöllä, ja tekijä näkee sen puhelimessaan, soittaa ja navigoi siitä. Kalenteri, viikon vuorot ja kartta näyttävät, kuka on missä ja milloin. Asiakas, työ, tarjous ja lasku ovat samassa paikassa, joten mitään ei kopioida paikasta toiseen.

Kokeile Fleksiä · Näin työstä tulee lasku

Työ yhdellä näytöllä

Taloyhtiö Koivurinne soittaa tiistaina: keittiön hana vuotaa. Kirjaat puhelun aikana asiakkaan, kohteen, mitä tehdään, kuka tekee, milloin ja kuinka kiireellinen työ on. Työ on Antilla keskiviikkona kello 9.

Työllä on neljä tilaa: uusi, aikataulutettu, käynnissä ja valmis. Kaikki näkevät saman tilan.

Työn kuvaus on sisäinen: se ei näy asiakkaalle laskulla eikä työraportissa. Työn ohjeet ja liitteet, esimerkiksi laitteen käyttöohje tai kohteen pohjapiirros, pysyvät työn mukana.

Asiakkaat

• Yritys- tai yksityisasiakas. Yritysasiakkaalle Fleksi tarkistaa Y-tunnuksen ja hakee nimen ja osoitteen YTJ:stä.
• Laskutuksen tiedot kerran: laskutussähköposti, maksuehto ja laskun kieli. Ne tulevat jokaiselle laskulle ja tarjoukselle itse.
• Tuplavaroitus: jos sama asiakas on jo olemassa, Fleksi kertoo sen ennen kuin teet toisen.
• Asiakkaan sivulla ovat sen työt, tarjoukset ja laskut.

Tekijän puhelimessa

Antti näkee omat työnsä listana. Työn sivulta hän soittaa asiakkaalle ja avaa navigoinnin kohteeseen yhdellä napautuksella (iPhonessa Apple Mapsiin). Hän ei näe hintoja, laskuja eikä muiden töitä.

Mitä työntekijä tekee työmaalla

Kalenteri

Päivä-, viikko- ja kuukausinäkymä töistä, vuoroista, poissaoloista ja yrityksen määräpäivistä. Suodata henkilön ja tyypin mukaan, ja avaa työ suoraan kalenterista.

Jokainen voi tilata oman kalenterinsa puhelimen kalenteriin (Apple, Google, Outlook) .ics-linkkinä. Tilaus on vain luku: muutokset tehdään Fleksissä. Työntekijä näkee kalenterissa vain omat työnsä.

Verokalenteri on valinnainen kerros: ALV:n, työnantajasuoritusten ja tulorekisterin määräpäivät yrityksen asetusten mukaan, summineen silloin kun Fleksi ne laskee. Valmistelu, ilmoittaminen ja maksaminen näkyvät erikseen. Myös ennakkoveron eräpäivät näkyvät.

Viikon vuorot

Esihenkilö laatii ensi viikon vuorot: alku, loppu, palkaton tauko (valmiina 30 min, muutettavissa) ja yövuorot. Fleksi varoittaa päällekkäisyyksistä ja näyttää poissaolot. Luonnos julkaistaan, ja jokainen näkee omat vuoronsa puhelimessaan. Julkaisun jälkeinen muutos näkyy muutoksena ja tulee tekijälle tiedoksi.

Vuoroon voi liittää työt. Kun tunnit kirjataan, esihenkilö näkee suunnitellun ja toteutuneen eron ennen kuin hyväksyy tunnit.

Toistuvat huollot ja tiimityöt

• Toistuva työ tehdään säännöstä, esimerkiksi kuukausittainen huolto. Fleksi tekee seuraavat työt eikä koskaan kahta samalle päivälle.
• Useampi tekijä samalla työllä: kukin kirjaa omat tuntinsa, ja lasku näyttää kaikkien työn.

Työt kartalla

Kartta näyttää työt päivän, tekijän ja tilan mukaan. Merkistä avautuu työ, ja siitä voi soittaa ja navigoida. Työt, joiden osoitetta ei löydy kartalta, listataan kartan vieressä nimeltä, joten mikään ei jää huomaamatta.

Toimiston karttakerros näyttää myös asiakkaat: lyhyt kortti uusimmista kuvista ja siitä, mitä asiakas on velkaa. Työntekijä näkee kartalla vain omat työnsä.

Kartta käyttää OpenStreetMapia. Fleksi ei seuraa työntekijöiden sijaintia.

Mukana

Työt puhelusta · neljä tilaa · asiakkaat ja YTJ-haku · kalenteri ja kalenteritilaus · verokalenteri · viikon vuorot · toistuvat työt · useamman tekijän työt · kartta.

Seuraavaksi

Seuraava vaihe: Työmaalla: tunnit, tarvikkeet ja työraportti · Työstä laskuun

Lue seuraavaksi

• Työmaalla: tunnit, tarvikkeet ja työraportti | Fleksi Työntekijä kirjaa tunnit, tarvikkeet, lisätyöt ja kuvat puhelimella, ja asiakas kuittaa työn. Hintoja työntekijä ei näe.
• Työstä laskuun: laskutus työn kirjauksista | Fleksi Työntekijä kirjaa tunnit ja tarvikkeet työmaalla, ja Laskuta työ tekee niistä laskun. Katso esimerkki rivi riviltä.
• Käyttöoikeudet ja tietojen näkyvyys | Fleksi Neljä roolia: omistaja, esihenkilö, työntekijä ja kirjanpitäjä. Työntekijä näkee omat työnsä ja palkkalaskelmansa, ei hintoja.