Kalenteri ja vuorolista

Kalenteri näyttää työt ja poissaolot päivittäin, ja halutessasi vuorot ja verokalenterin määräpäivät. Jokainen merkintä avaa työn tai sivun, josta se tulee. Vuorolista on viikon vuorosuunnitelma henkilöittäin: luonnos näkyy vain toimistolle, ja julkaistut vuorot näkyvät kullekin omassa puhelimessa.

Kalenteri

1. Avaa kalenteri: työntekijä Kalenteri-välilehdeltä, muut yläpalkin kalenterikuvakkeesta.
2. Valitse Päivä, Viikko tai Kuukausi, ja siirry nuolilla tai Tänään.
3. Rajaa Henkilö, ja valitse Näytä-kohdasta Työt, Poissaolot, Vuorot tai Verokalenteri.

Työntekijä näkee kalenterissa vain omat työnsä, poissaolonsa ja julkaistut vuoronsa.

Tilaa kalenteri puhelimeen

Fleksin kalenterin voi tilata puhelimen tai tietokoneen kalenteriin. Tilaus on vain luettava: muutokset tehdään Fleksissä.

1. Paina kalenterissa Tilaa kalenteri.
2. Valitse Omat työt ja poissaolot tai (omistaja ja työnjohtaja) Koko yrityksen kalenteri, ja paina Luo linkki.
3. Kopioi linkki. Se näytetään vain tämän kerran.
4. iPhonessa paina Avaa kalenterisovelluksessa. Googlen kalenterissa ja Outlookissa liitä linkki tilattavaksi kalenteriksi; sivulla on ohje kullekin.

Jos linkki on hukassa, tee uusi: Tee uusi linkki. Vanha lakkaa toimimasta heti.

Vuorolista

1. Omistaja ja työnjohtaja avaavat kalenterista Vuorolista.
2. Valitse viikko ja paina henkilön päivällä Lisää vuoro: Alkaa, Päättyy, Palkaton tauko (min) ja halutessasi henkilön sen päivän Työt. Yövuorossa loppu on ennen alkua, esimerkiksi 22:00–06:00.
3. Fleksi varoittaa päällekkäisistä vuoroista, poissaoloista, estyneestä ajasta ja liian lyhyestä lepoajasta. Varoitukset eivät estä tallennusta.
4. Kun viikko on valmis, paina Julkaise viikko. Jokainen näkee omat vuoronsa ja saa ilmoituksen.

Julkaisun jälkeen jokainen muutos näkyy heti, merkitään muutokseksi ja siitä tulee ilmoitus. Peruttu vuoro jää näkyviin merkittynä.

Työntekijän vuorot

• Vuorot-välilehdellä näkyvät julkaistut vuorot viikoittain. Uudet muutokset näkyvät kohdassa Muutokset vuoroihisi; Merkitse luetuksi kuittaa ne.
• Merkitse estynyt aika kertoo, milloin et voi tehdä töitä: koko päivän tai osan päivää.

Vuorot ja tunnit

Vuoro on suunnitelma. Palkka ja lasku lasketaan aina kirjatuista ja hyväksytyistä tunneista. Työn sivulla näkyy suunniteltu vuoro ja kirjatut tunnit, ja Tunnit ja poissaolot -sivulla kuukauden vuorot tuntien rinnalla, joten erot näkee ennen hyväksyntää.

Kuka voi tehdä mitä

Vinkit

• Merkitse lomat ja sairaudet poissaoloiksi, niin ne näkyvät kalenterissa ja vuorolistan varoituksissa.
• Lepoajan vähimmäismäärä tulee työaikalaista. Työehtosopimus voi sallia lyhyemmän levon, joten varoitus on ohje, ei kielto.
• Kalenteritilaus päivittyy kalenterisovelluksen omaan tahtiin. Googlen kalenteri voi päivittää sen vasta vuorokauden päästä.

Lue seuraavaksi

• Töiden suunnittelu Kuka tekee mitä ja milloin: tekijä ja aika työlle, kalenteri, viikon vuorolista, työkuorma tekijöittäin, toistuvat työt ja työkartta.
• Tunnit ja poissaolot Kirjaa tunnit työlle puhelimella, hyväksy ne ja lukitse kuukausi. Samat tunnit menevät laskulle ja palkkaan. Lisäksi sairaus, loma ja muut poissaolot.
• Työkartta Työkartta näyttää päivän tai viikon työt kartalla tekijän ja tilan mukaan. Asiakkaat-kerros näyttää asiakkaat, avoimet työt ja uusimmat kuvat.