Tuntikirjaukset

Mistä löytyy: avaa valikosta Kirjaukset ja valitse Tuntikirjaus. Viikkokirjaus avautuu tuntilistan Viikko-välilehdeltä.

Mitä varten

Tuntikirjaus vastaa kysymykseen kuka teki mitä ja kuinka kauan. Se on kolme asiaa kerralla: työaikaseuranta, laskutuksen peruste ja työn kustannustieto.

Perusperiaate: kirjaajalle helppoa, hyväksyjälle näkyvää. Työntekijä kirjaa päivän, tunnit, kohteen ja kuvauksen — ei muuta. Poikkeamat nostetaan esiin hyväksyjälle, ei kirjaajalle.

zoom_in

Työnkulku

Vain hyväksytyt tunnit lasketaan laskutusvalmiuteen ja saldoon.

Kaksi asiaa työnkulussa kannattaa tuntea:

• Hylätty palaa suoraan hyväksyntään. Työntekijä korjaa kirjauksen ja lähettää sen uudelleen itse — hylättyä kirjausta ei tarvitse pyytää keneltäkään auki.
• Hyväksyttyä kirjausta ei voi muokata suoraan. Sivu kertoo sen: "Tämä merkintä on lukittu. Avaa se korjataksesi." Avaa korjattavaksi vaatii Korjauksen syyn, ja se on esimiehen toiminto — ei kirjaajan. Syy ja muutos jäävät historiaan, jolloin jokaisesta hyväksyttyihin tunteihin tehdystä muutoksesta jää jäljitettävä merkintä raportointia ja jälkitarkastusta varten.

Kentät

Kaikille näkyvät

Vain hyväksyjälle ja raportoinnille

Nämä kentät näkyvät vain käyttäjille, joilla on raportointioikeus — ne eivät ole kirjaajan muokattavia:

Kirjaustavat

Yksittäinen kirjaus

Kirjaukset → Tuntikirjaus → Uusi, tai työtilauksen sivulta Kirjaa tunnit. Työn sivulta kirjattaessa työtilaus tulee valmiiksi.

Painikkeet: Tallenna (jää luonnokseksi) ja Tallenna ja lähetä (menee suoraan hyväksyntään).

Viikkokirjaus

Viikkokirjaus (?view=week) on ruudukko: rivit ovat työtilauksia, sarakkeet viikonpäiviä.

• Lisää työtilaus lisää rivin. Rivi Ilman työtilausta on olemassa kirjauksille, joilla ei ole kohdetta.
• Jokainen rivi näyttää oman summansa (Yht.), jokainen päivä oman (Päivä yhteensä), ja koko viikko yhteissumman.
• Tallenna viikko tallentaa kaikki muutokset kerralla.
• Lähetä viikko hyväksyntään lähettää kaikki oman viikon luonnokset. Muista tallentaa ensin. Jos luonnoksia ei ole: "Ei lähetettävää — viikolla ei ole luonnoksia."

zoom_in

Poissaolon merkintä

Viikkokirjauksessa Merkitse poissaolo:

1. Valitse Tyyppi: Vuosiloma, Sairauspoissaolo, Saldovapaa tai Palkaton vapaa.
2. Anna Alkupäivä ja Loppupäivä.
3. Merkitse.

Fleksi luo luonnoskirjauksen jokaiselle työpäivälle päivän tavoitetunneilla. Arkipyhät ja vapaapäivät ohitetaan automaattisesti. Jos jaksolla ei ollut työpäiviä tai kirjaukset olivat jo olemassa, saat siitä ilmoituksen.

Oma jono

Tuntikirjausnäkymässä on omat välilehdet, joilla näet oman tilanteesi:

zoom_in

Hyväksyntä

Hyväksyntäoikeuden omistavalle listalla on Hyväksyttävät-välilehti.

• Kaikki odottavat kirjaukset kerralla: Merkintä, Tunnit, Huomiot.
• Valitse kaikki ja Hyväksy valitut hoitavat erän yhdellä kertaa.
• Tarkista avaa yksittäisen kirjauksen.
• Kun jono on tyhjä: "Kaikki käsitelty — Mikään ei odota hyväksyntääsi."
• Kerrallaan näytetään enintään 200 merkintää tilaa kohti.

Huomiot (poikkeamat)

Hyväksyjä näkee kirjauksissa automaattiset huomiot. Ne eivät estä kirjaamista — ne kertovat, mihin kannattaa katsoa:

Hylkäyksen yhteydessä annetaan syy, jonka kirjaaja näkee.

Kauden lukitus ja kuukausihyväksyntä

Avaa valikosta Raportit, valitse Tuntisaldo ja siitä Kauden lukitus ja kuukausihyväksyntä.

Kauden lukitseminen vaatii pääkäyttäjän oikeudet. Lukitussa kuukaudessa viikkokirjaus näyttää päivät vain luettavina: "Kausi on lukittu — lukitun kuukauden päivät ovat vain luettavissa."

Saldo

Tuntisaldo lasketaan reaaliaikaisesti — mitään ei talleteta saldona.

``` Tavoite = työaikakalenteri × henkilön viikkokapasiteetti (arkipyhät ja yritysvapaat vähennetty)

Saldo = hyväksytyt tunnit − tavoite ```

Kirjatut poissaolot kuittaavat tavoitteen. Katso Raportit.

Asetukset, jotka vaikuttavat kirjaukseen

Asetukset → Työajan seuranta:

Asetukset → Työaikakalenteri: lakisääteiset arkipyhät lasketaan automaattisesti; lisää tähän yrityskohtaiset vapaapäivät (esim. jouluaatto). Ne nollaavat päivän tavoiteajan saldolaskennassa.

Asetukset → Tiliöintikoodit: valittavissa olevat tilit.

Esimerkki: asentajan viikko

Tilanne. Jussi Koskinen tekee suihkulinjan saneerausta Espoossa ja käy välillä esiasentamassa venttiileitä toiselle työmaalle. Viikon lopussa tunnit pitää saada esimiehelle hyväksyttäväksi.

Vaiheet.

1. Kirjaukset → Tuntikirjaus → Viikko. Näkymä avautuu kuluvaan viikkoon.
2. Riviksi valitaan työtilaus, sarakkeeksi päivä — tunnit täytetään ruutuihin.
3. Ylityö merkitään Ylityölaji-kentällä. Yli 8 tunnin päivä ei muutu ylityöksi itsestään: laji on aina kirjaajan valinta.
4. Lounas vähennetään automaattisesti, ellei kirjaaja valitse toisin.
5. Lähetä viikko siirtää kaikki viikon luonnokset kerralla hyväksyttäväksi.

Lopputulos. Kirjaukset siirtyvät tilaan Lähetetty ja ilmestyvät Petrin hyväksyntäjonoon. Jussi ei voi enää muokata niitä — korjaus tapahtuu palauttamalla kirjaus luonnokseksi, mikä jää historiaan.

Miksi lähettäminen kannattaa tehdä viikoittain. Hyväksymätön tunti ei päädy laskulle eikä tuntisaldoon. Kuukauden lopussa kertyneen viikkoruuhkan selvittäminen on sekä hitaampaa että virhealttiimpaa.

Liittymät

Vinkit ja rajoitukset

• Laskutettava tunti ilman työtilausta ei laskuta. Kirjaus varoittaa: "Tämä kirjaus ei näy laskutusvalmiudessa ennen kuin se linkitetään kohteeseen." Sama varoitus toistuu yleisnäkymässä ja työn sivulla.
• Kellonajat, lounas ja palkkalaji eivät ole kirjaajan kenttiä. Jos et näe niitä, se on tarkoituksellista.
• Viikkokirjaus tallentaa ja lähettää erikseen. Tallenna ennen lähetystä, muuten juuri kirjoitetut rivit jäävät lähettämättä.
• Hyväksytyn kirjauksen voi avata korjattavaksi, kunhan kausi ei ole lukittu.
• Saldo ei ole tallennettu luku. Se lasketaan joka kerta uudelleen, joten kalenterin tai kapasiteetin korjaus näkyy heti myös menneissä jaksoissa.