Tunnit ja poissaolot

Tunnit kirjataan Fleksissä aina työlle. Samoista tunneista tehdään asiakkaan lasku ja työntekijän tuntipalkka, joten niitä ei kirjoiteta kahteen kertaan. Kuukauden lopussa tunnit hyväksytään ja kuukausi lukitaan, ja kun Palkat on käytössä, palkka-ajo laskee tuntipalkat lukitun kuukauden tunneista.

Kirjaa tunnit

1. Avaa työ ja paina kortilla Tunnit Lisää tunnit.
2. Tarkista Päivä ja kirjoita Tunnit ja Minuutit: tehty aika ilman taukoja.
3. Jos lomakkeella on Alkoi klo, kirjoita aloitusaika. Fleksi kysyy sitä, kun Palkat on käytössä ja työn päivälle osuu kellonajasta riippuva lisä, kuten ilta- tai yölisä. Jos painat Lisää ilman aikaa, Fleksi kertoo, mihin sitä tarvitaan; jos et tiedä aikaa, paina uudelleen, niin tunnit tallentuvat ilman sitä.
4. Valitse, onko aika Laskutettava vai Ei laskuteta, ja lisää tarvittaessa Muistiinpano.
5. Paina Lisää, tai kun työ on samalla valmis, Lisää ja merkitse valmiiksi.

Tuntien määrä on valmiina työn käynnin kestosta. Lisää ja merkitse valmiiksi näkyy, kun työn muut tekijät ovat jo kirjanneet tuntinsa. Jos tunnit tallentuivat mutta työtä ei voitu merkitä valmiiksi, Fleksi kertoo syyn, ja Merkitse valmiiksi jää työn sivulle.

Työnjohtaja ja omistaja voivat kirjata tunnit myös toisen puolesta: valitse Kenen tunnit. Valittavana ovat työn tekijät; jos työllä ei vielä ole tekijää, tunnit kirjataan sinulle. Useamman tekijän työllä jokainen kirjaa omat tuntinsa, ja työntekijä näkee työllä vain omansa.

Korjaa tunnit

Jokaisella tunti- ja tarvikerivillä on Muokkaa, niin kauan kuin rivin saa vielä muuttaa. Muuta tiedot ja paina Tallenna, tai poista rivi painamalla Poista.

• Työntekijä korjaa omia tuntejaan, kunnes ne on hyväksytty. Hyväksyjä korjaa kenen tahansa tunteja.
• Kun hyväksyttyjä tunteja muutetaan, ne palaavat hyväksyttäviksi, ja Fleksi sanoo sen ennen tallennusta. Tallennus, joka ei muuta mitään, ei palauta niitä.
• Laskulle menneellä rivillä lukee Laskulla ja lukitun kuukauden rivillä Lukittu. Niitä ei voi muuttaa.

Puuttuvat tunnit ja muistutus

Kun työ on valmis tai sen päivä on mennyt, hyväksyjä näkee työn sivulla jokaisen tekijän, jolta tunnit puuttuvat: Ei tunteja: ja nimi. Muistuta lähettää hänelle ilmoituksen puhelimeen, tai sähköpostiin, jos puhelinta ei ole yhdistetty: Sinulta puuttuu tunteja työltä. Avaa Fleksi ja kirjaa ne. Samasta työstä muistutetaan samaa henkilöä enintään kerran päivässä. Työntekijä näkee työn sivulla vain sen, että hänen omansa puuttuvat.

Hyväksy tunnit

Kun tuntien hyväksyntä on päällä, tunnit on hyväksyttävä ennen kuin niistä voi lähettää laskun ja ennen kuin kuukauden voi lukita.

• Työn sivulla: Hyväksy tunnit.
• Koko kuukausi kerralla: Työt → Tunnit ja poissaolot → Hyväksy kaikki.

Hyväksyntä on oletuksena pois, kun yrityksessä on yksi henkilö, ja päällä, kun heitä on useampi. Omistaja muuttaa sen kohdassa Yritys → Laskutus → Tuntien hyväksyntä.

Tunnit ja poissaolot -sivu

Työt → Tunnit ja poissaolot näyttää kuukauden tunnit ja poissaolot henkilöittäin: tunnit yhteensä, laskutettavat ja poissaolopäivät. Kun Kalenteri ja työvuorot on käytössä, kortti Vuorot ja kirjatut tunnit näyttää vuorolistan suunnitellut vuorot kirjattujen tuntien rinnalla, ennen kuin hyväksyt tunnit tai lukitset kuukauden.

Lisää poissaolo

1. Paina Lisää poissaolo.
2. Valitse henkilö ja Laji: Sairaus, Loma tai Muu poissaolo.
3. Anna Ensimmäinen päivä ja Viimeinen päivä, ja tallenna.

Kun Palkat on käytössä, loma-poissaolot ovat samalla palkanlaskennan pidetyt lomapäivät.

Lukitse kuukausi

Kun kuukauden tunnit on tarkistettu ja hyväksytty, paina Lukitse kuukausi. Lukitun kuukauden tunnit, tarvikkeet ja poissaolot eivät enää muutu, ja palkka-ajo laskee tuntipalkat niistä. Jos jotain pitää vielä korjata, omistaja painaa Avaa lukitus.

Kuka voi tehdä mitä

Vinkit

• Kirjaa tunnit samana päivänä työmaalla. Aloitusaika kannattaa kirjata aina, jos teette iltaa tai viikonloppua.
• Jos työ kuuluu lukittuun kuukauteen, työn sivu kertoo sen heti ylhäällä. Kirjaa tunnit avoimen kuukauden päivälle, tai pyydä omistajaa avaamaan kuukausi.
• Laskutettava ja ei-laskutettava aika menevät molemmat palkkaan. Laskulle menee vain laskutettava.

Lue seuraavaksi

• Työt Kirjaa työ puhelun aikana yhdellä näytöllä: asiakas, kohde, tehtävä, tekijät ja aika. Työntekijä näkee työn puhelimessaan soitto- ja navigointilinkein.
• Palkat Palkkatiedot, kuukauden palkka-ajo esikatseluineen, palkkalaskelmat, maksut pankista ja tulorekisterin arvot. Lue ensin, mitä Fleksin palkanlaskenta kattaa.
• Kalenteri ja vuorolista Fleksin kalenteri näyttää työt, poissaolot, vuorot ja verokalenterin päivä-, viikko- ja kuukausinäkymänä. Vuorolista laaditaan ja julkaistaan viikoittain.