Työt

Työ on Fleksin perusyksikkö. Se kirjataan puhelun aikana yhdellä näytöllä, ja tekijä näkee sen heti puhelimessaan. Työlle kirjataan tunnit, tarvikkeet, lisätyöt, kuvat ja asiakkaan kuittaus, ja valmiista työstä tehdään lasku. Vanhan Fleksin "työtilaus" on nykyisessä sovelluksessa työ. Työt ovat käytössä, kun ominaisuus Työt on päällä (uudella yrityksellä se on).

Kirjaa uusi työ

1. Avaa Työt-välilehti ja paina Uusi työ.
2. Valitse Asiakas tai lisää Uusi asiakas.
3. Työkohde täyttyy asiakkaan osoitteesta. Jos asiakkaalla on muita osoitteita, valitse kohde kohdasta Asiakkaan osoite. Muuta osoitetta, jos työ tehdään muualla, ja lisää tarvittaessa Yhteyshenkilö paikan päällä ja Puhelin.
4. Kirjoita Mitä tehdään ja valitse Kiireellisyys.
5. Kohdassa Kuka ja milloin valitse Vastaava tekijä, Päivä, Kellonaika ja Käynnin kesto (h). Kun ominaisuus Tiimit on käytössä, useamman tekijän työhön valitaan myös Muut tekijät. Tiimin työssä kesto on aika paikalla, ei kaikkien tunnit yhteensä.
6. Paina Tallenna työ.

Kentät voi jättää osin tyhjiksi ja täydentää myöhemmin: työ ilman tekijää tai päivää näkyy etusivulla kohdassa Aikatauluttamattomat työt.

Jos joku muu muutti työtä samaan aikaan, kun muokkasit sitä, Fleksi ei tallenna toisen muutoksen päälle. Se sanoo Joku muutti työtä juuri. ja tuo lomakkeelle työn uudet tiedot: tee muutoksesi niihin ja tallenna uudelleen.

Kohde ja sen ohjeet

Kohde on asiakkaan toinen osoite, esimerkiksi taloyhtiö, toimipiste tai varasto. Kohteet lisätään asiakkaan tietoihin kohtaan Muut osoitteet: katso Asiakkaat. Kun työ tehdään kohteessa, työn sivulla näkyy kohteen nimi osoitteen edessä, ja työ pysyy samassa kohteessa, vaikka kohteen osoitetta myöhemmin korjattaisiin.

• Kohteen ohjeet: avainten paikka, hälytin, lemmikit ja muut kohteen asiat. Toimisto kirjoittaa ne asiakkaan sivulla. Työn sivulla ne näkevät kaikki kohteen työhön merkityt, ja he voivat lisätä rivin kohdasta Lisää rivi: rivi tallentuu päivämäärän ja nimen kanssa, eikä aiempia rivejä voi muuttaa. Ohjeet eivät näy asiakkaalle, työraportissa, laskulla eivätkä tekoälylle.
• Kohteen käynnit ja tunnit: kohteen työt päivineen ja niille kirjattuine aikoineen. Työntekijä näkee vain käynnit, joilla hän on ollut, ja omat tuntinsa.

Työn tilat

Työt-listan rajaukset Avoimet, Uudet, Sovitut, Työn alla ja Valmiit näyttävät tilan mukaan, ja haku löytää asiakkaan, kohteen tai tekijän.

Jos valmiiksi merkitty työ jäi kesken, toimisto painaa työn sivulla Avaa työ uudelleen, ja työ palaa tilaan Työn alla. Työtä, joka on jo laskulla tai laskuluonnoksella, ei avata uudelleen: jatkotyölle tehdään uusi työ.

Ilmoitus tekijän puhelimeen

Kun työ annetaan jollekulle, sen päivä tai kellonaika muuttuu tai se poistuu häneltä, hän saa ilmoituksen puhelimeensa. Ilmoitus ei kerro työstä mitään: se sanoo Työsi muuttui. Avaa Fleksi. ja avaa työn. Muutoksen tekijä ei saa ilmoitusta, eikä kukaan saa sitä valmiista työstä tai muutoksesta, joka ei koske tekijöitä tai aikaa. Jos henkilöllä ei ole yhdistettyä puhelinta, sama viesti menee hänen sähköpostiinsa. Puhelimen yhdistäminen: katso Soitto omasta puhelimesta.

Työntekijän näkymä

Työntekijä näkee Omat työt: tämän päivän, tulossa olevat ja päivättömät. Valmiit näyttää hänen valmiit työnsä. Työn sivulla ovat Soita (kun työllä on puhelinnumero) ja Navigoi (iPhonessa Apple Kartat), työn kuvaus, kohde ja yhteyshenkilö. Työntekijä kirjaa työlle:

• Tunnit: katso Tunnit ja poissaolot;
• Tarvikkeet: aiemmin käytetyt ehdotetaan;
• Lisätyöt: asiakkaan paikan päällä pyytämä työ, joka ei kuulunut tilaukseen, aikoineen ja tarvikkeineen;
• Kuvat: katso Kuvat ja liitteet;
• Asiakkaan kuittaus: asiakas allekirjoittaa sormella. Katso Työraportti.

Oletuksena työntekijä ei näe hintoja eikä laskuja.

Pyydä uusi työ asiakkaalle

Kun asiakas pyytää paikan päällä työtä, jota ei tehdä nyt, työntekijä painaa avoimen työn sivulla Pyydä uusi työ asiakkaalle, kirjoittaa Mitä pitää tehdä ja halutessaan Toivottu päivä, ja painaa Lähetä pyyntö. Toimisto saa uuden työn samalle asiakkaalle ja kohteelle. Työt-listalla siinä lukee Pyyntö: ja pyytäjän nimi, ja toimisto sopii sen kuten minkä tahansa uuden työn, tai poistaa sen.

Toistuvat työt

Säännöllisestä huollosta tehdään toistuva työ. Se on käytössä, kun omistaja on ottanut käyttöön ominaisuuden Toistuvat työt (Yritys → Käytössä olevat ominaisuudet).

1. Avaa työ ja paina kortilla Toistuva Tee toistuvaksi.
2. Valitse Viikoittain tai Kuukausittain, väli, viikonpäivät (yksi tai useampi; kaikki seitsemän on joka päivä) tai kuukauden päivä, ja ensimmäinen päivä. Viimeisen päivän voi jättää tyhjäksi.
3. Tallenna.

Asiakas, kohde, tehtävä, tekijät, kellonaika, kesto ja laskutussääntö tulevat alkuperäisestä työstä. Jos tarjouksessa on useampi ALV-kanta, jokainen käynti laskutetaan tarjouksen riveillä. Seuraavat työt tehdään valmiiksi kolme kuukautta etukäteen, eikä samalle päivälle tehdä kahta. Lopeta päättää toiston ja näyttää, mitkä aloittamattomat työt voi poistaa.

Pidä, siirrä tai ohita käynti

Toiston sivulla (Avaa toisto) näkyvät luodut työt ja vielä luomatta olevat päivät. Pyhäpäivän tai sen aaton kohdalla lukee Pyhäpäivä: sovi käynti asiakkaan kanssa.

• Siirrä käynti muuttamalla työn päivää työn sivulla. Toistossa päivän kohdalla lukee silloin Siirretty, eikä uudelle päivälle tehdä toista käyntiä.
• Ohita päivä: napauta päivää toiston sivulla ja paina Ohita päivä. Päivän aloittamaton käynti poistuu, eikä ohitettua päivää tehdä uudelleen. Palauta käynti tekee sen takaisin.

Muuta toistoa

Paina toiston sivulla Muokkaa, valitse Muutos alkaen ja paina Näytä muutos. Fleksi kertoo ennen tallennusta, montako käyntiä muuttuu, poistuu, lisätään ja säilyy. Muutos koskee vain käyntejä, joita ei ole aloitettu eikä mitenkään sidottu. Ennalleen jäävät syineen: Aloitettu, Kirjauksia, Laskulla tai luonnoksella, Tarjouksen tai oston työ, Julkaistussa vuorossa ja Siirretty käynti. Ohitetut ja siirretyt päivät pysyvät sellaisina muutoksen jälkeenkin.

Soita ensin: huolto, joka sovitaan puhelimessa

Vuosihuolto tai neljännesvuosittainen tarkastus sovitaan usein asiakkaan kanssa ennen jokaista käyntiä. Valitse toistolle Soita ensin: käyntejä ei tehdä valmiiksi, vaan päivät tulevat Työt-listan korttiin Soitettavat huollot kuukautta etukäteen. Myöhässä olevat jäävät kortille, kunnes ne on hoidettu.

1. Paina Soita. Numero näkyy, ja voit kirjata puhelun tuloksen ja muistiinpanon: Kirjaa puhelu. Puhelu tallentuu asiakkaan yhteydenottoihin.
2. Paina Tee käynti. Fleksi tekee päivän työn ja avaa sen, ja sovit sille päivän ja tekijän.
3. Jos käyntiä ei tehdä, paina Ohita päivä.

Asiakkaalle ei lähetetä mitään.

Työn hinta

Työ laskutetaan yrityksen laskutussäännöllä (Yritys → Laskutus). Omistaja voi antaa yksittäiselle työlle oman hinnan työn sivun Laskutus-kortilla: Anna työlle oma hinta. Tarjouksesta tehty työ laskutetaan tarjouksen riveillä. Kun Osalaskutus on käytössä, samalla kortilla voi laskuttaa ison työn osissa.

Jos työlle on jaettu osa ostolaskusta, kortti Kustannukset näyttää työn ostot ja tarvikkeet sillä hinnalla, jolla ne kirjattiin. Liitä tarvikkeita ostoon liittää tarvikkeen ostoon, josta se tuli: silloin se laskutetaan kerran oston osana eikä omana rivinään. Kustannukset näkee vain se, jonka rooli näkee ostohinnat. Katso Ostot ja kuitit.

Kuka voi tehdä mitä

Vinkit

• Kirjaa työ heti puhelun aikana, vaikka tekijä ja aika olisivat vielä auki.
• Jos Kysy Fleksiltä on käytössä, Puhelun muistiinpano täyttää lomakkeen kirjoittamastasi muistiinpanosta. Tarkista kentät ennen tallennusta; asiakasta ei luoda automaattisesti.
• Työn kuvaus on sisäinen: se ei tulostu laskulle eikä työraporttiin. Kohteen pysyvät asiat, kuten avaimet ja koodit, kuuluvat kohteen ohjeisiin.
• Työt näkyvät kalenterissa ja työkartalla, kun niille on annettu päivä ja osoite ja kun Kalenteri ja työvuorot ja Kartta ovat käytössä.

Lue seuraavaksi

• Tunnit ja poissaolot Tuntikirjaukset työlle puhelimella, hyväksyntä ja kuukauden lukitus. Samat tunnit menevät laskulle ja palkkaan. Lisäksi sairaus, loma ja muut poissaolot.
• Töiden suunnittelu Kuka tekee mitä ja milloin: tekijä ja aika työlle, kalenteri, viikon vuorolista, työkuorma tekijöittäin, toistuvat työt ja työkartta.
• Tarjouksesta rahaksi Koko ketju Fleksissä: tarjous, asiakkaan hyväksyntä linkistä, työ, tunnit ja tarvikkeet, lasku, maksu pankista ja kirjanpito.