Työtilaukset
Tällä sivulla
Mistä löytyy: avaa valikosta Myynti ja valitse Työtilaus.
Mitä varten
Työtilaus on työ: mikä tehdään, kenelle, kuka tekee ja milloin. Se on Fleksin keskus — tunnit, kulut, ostot, kuvat ja dokumentit kiinnittyvät työhön, ja työstä syntyy lasku.
Työnkulku
| Tila | Siirtymät | Mitä se tarkoittaa |
|---|---|---|
| Luonnos | → Suunniteltu, Osoitettu | Työ on kirjattu, mutta ei vielä aikataulussa |
| Suunniteltu | → Osoitettu, Luonnos | Työ on aikataulutettu |
| Osoitettu | → Käynnissä, Suunniteltu | Työllä on tekijä |
| Käynnissä | → Valmis, Osoitettu | Työ on aloitettu |
| Valmis | → Valmis laskutukseen, Käynnissä | Työ on tehty |
| Valmis laskutukseen | → Arkistoitu, Valmis | Kaikki laskutuksen ainekset koossa |
| Arkistoitu | (päätepiste) | Laskutus päätetty |
Kaksi vaatimusta:
- Osoitettu edellyttää vastuuhenkilöä.
- Käynnissä ei ala ilman vastuuhenkilöä.
Kentät
| Kenttä | Selite |
|---|---|
| Otsikko | Pakollinen |
| Asiakas | Ilman asiakasta työtä ei voi laskuttaa |
| Työn tyyppi | Asiakastyö, Sisäinen työ, Loma tai poissaolo |
| Kuvaus | Mitä tehdään |
| Sijainti | Työn osoite tai paikka |
| Suunniteltu päivä, Suunniteltu aika | Päivä (ja kellonaika), jolloin työ on tarkoitus tehdä |
| Arvioidut tunnit | Näkyy kalenterissa ja kuormituksessa |
| Vastuuhenkilö | Kuka tekee |
| Muistiinpanot |
Työn tyyppi ohjaa tulkintaa: poissaolotyö ei ole laskutettavaa luonteeltaan, ja se liittyy kaikkien viikkoruudukkoon.
Työn sivu
Työtilauksen sivulla on perustietojen lisäksi seuraavat osiot.
Asiakas
Asiakkaan yhteystiedot ja Soita asiakkaalle -linkki. Jos asiakasta ei ole, osio kehottaa: Linkitä asiakas.
Kirjatut tunnit
Kaikki työhön kirjatut tunnit: päivä, kuvaus, tekijä, tunnit. Yhteenveto: "{n} kirjausta · {h} h yhteensä". Painike Kirjaa tunnit avaa lomakkeen (päivä, tunnit, kuvaus) suoraan työn sivulla.
Linkittämättömät laskutettavat tunnit
Jos tekijällä on laskutettavia tunteja, joita ei ole liitetty mihinkään työhön, ne näytetään tässä. Voit poimia tähän työhön kuuluvat ja liittää ne yhdellä klikkauksella.
Tämä on tärkeä osio. Laskutettava tunti, joka ei ole liitetty työhön, ei tule mukaan laskutusvalmiuteen eikä siis päädy laskulle.
Materiaalit ja matka
Lisää materiaalit/matka kirjaa kuluja työlle.
Kannattavuus
| Rivi | Merkitys |
|---|---|
| Laskutettu (alv 0 %) | Työstä laskutettu määrä |
| Ostot (vastaanotetut) | Työlle kirjatut, vastaanotetut ostot |
| Materiaalikate | Erotus ennen työn kustannusta |
Osio kertoo itse rajansa: mukana ovat vain vastaanotetut ostot, eikä laskelma sisällä työn palkkakustannusta eikä erikseen kirjattuja kuluja.
Lasku
Näyttää työhön liitetyt laskut ja laskutusvalmiuden. Painikkeet Uusi lasku ja Avaa työ laskun puolelta.
Laskutusvalmius
Fleksi kertoo koko ajan, mitä työ vielä tarvitsee ennen laskutusta. Kun jotain puuttuu, näet listan otsikolla "Vaatii vielä ennen laskutusta:"
| Este | Korjaus |
|---|---|
| Asiakasta ei ole linkitetty | Linkitä asiakas |
| Työ ei ole vielä valmis | Merkitse valmiiksi |
| Ei laskutettavaa | Lisää laskutussääntö (esim. hälytysmaksu tai urakkahinta) tai kirjaa tunteja, matkaa tai materiaaleja |
Muuta ei vaadita. Tunnit eivät ole laskutuksen edellytys: laskutusvalmius tarkoittaa, että työstä syntyisi vähintään yksi laskurivi — ja rivi voi tulla yhtä hyvin laskutussäännöstä (hälytysmaksu, urakkahinta), materiaaleista, matkasta tai vastaanotetusta ostosta kuin tunneista. Urakkatyö, jolle ei ole kirjattu tuntiakaan, on laskutettavissa. Tekijä ja kirjatut tunnit näkyvät tilannekoosteessa vihjeinä, mutta ne eivät estä laskutusta.
Kun kaikki on koossa: "Valmis laskutukseen — {h} h laskutettavaa."
Fleksi kertoo myös, mitä jätettiin pois ja miksi:
- "{h} h odottaa hyväksyntää — ei vielä mukana laskutettavassa summassa."
- "{n} hylättyä kirjausta ei sisälly laskutukseen."
- "{n} kirjausta tuntemattomassa tilassa on jätetty pois ja odottaa tarkistusta."
Vain hyväksytyt tunnit ja kulut sekä vastaanotetut ostot lasketaan mukaan.
Näin teet
Luot työn
- Myynti → Työtilaus → Uusi
- Otsikko, asiakas, työtilaustyyppi.
- Aikataulu ja arvioidut tunnit, jos ne ovat tiedossa.
- Aseta vastuuhenkilö → Osoita.
Teet työn tarjouksesta
Hyväksytyn tarjouksen sivulla Luo työ tästä tarjouksesta. Työn sivulle jää viite: "Tämä työ perustuu tarjoukseen:"
Kirjaat pikakirjauksella
Kun haluat vain merkitä "tämä tehtiin tänään", käytä Pikakirjausta (valikossa Pikakirjaus): otsikko, kuvaus, valinnainen tuntimäärä. Työ syntyy suoraan Valmis-tilaan.
Tarjoat työn tiimille (jaettu työ)
Työn voi tarjota tiimille sen sijaan että osoittaisit sen yhdelle henkilölle.
- Poista vastuuhenkilö, jos sellainen on. ("Työllä on jo tekijä. Poista tekijä ennen kuin tarjoat sen tiimille.")
- Tarjoa jaettuna työnä → valitse tiimi tai Koko työtila → Tarjoa.
- Työ näkyy tarjolla olevana. Kuka tahansa oikeutettu voi ottaa sen painikkeella Ota tehtäväksi.
- Aloittamaton tehtävä voidaan Palauta jaettuun työhön. Aloitettua ei — "Tehtävä on jo aloitettu, joten sitä ei voi palauttaa."
- Tarjouksen voi vetää pois: Peru tarjous.
Ota tehtäväksi ei ole sama kuin osoita työ. Osoittaminen antaa työn jollekulle toiselle ja kuuluu töiden suunnittelijalle; tehtäväksi ottaminen koskee vain itseä.
Laskutat työn
Kun työ on Valmis laskutukseen: Uusi lasku. Lasku syntyy laskutussäännön mukaisista eristä (hälytysmaksu, urakkahinta), hyväksytyistä tunneista, hyväksytyistä kuluista ja laskutettavista ostoriveistä — mikä tahansa näistä yksin riittää. Tarkista laskuluonnos ja lähetä se.
Teet asiakkaalle työraportin
Työraportti on asiakkaalle toimitettava PDF-yhteenveto: työtilauksen tiedot, tehdyt työt, materiaalit ja tunnit koottuna. Se avautuu työtilauksen sivun Työraportti-painikkeesta.
Esimerkki: hyväksytystä tarjouksesta laskutusvalmiiksi työksi
Tilanne. Espoon Liikuntakeskus Oy hyväksyi tarjouksen TAR-2026-0038 (pukuhuoneiden suihkulinjan saneeraus, 180 h). Työ tehdään kahdessa vaiheessa.
| Vaihe | Kuka | Tila |
|---|---|---|
| Tarjous hyväksytty → Luo työtilaus | Petri (esimies) | Luonnos |
| Ajankohta ja tekijä | Petri | Suunniteltu → Määrätty |
| Työ alkaa, tunnit alkavat kertyä | Jussi (asentaja) | Käynnissä |
| Työ luovutetaan | Jussi | Valmis |
| Tunnit ja ostot tarkistettu | Petri | Valmis laskutukseen |
Vaiheet.
- Avaa hyväksytty tarjous ja paina Luo työtilaus. Asiakas, otsikko ja arvioidut tunnit siirtyvät työlle.
- Aseta Ajankohta ja valitse tekijäksi Jussi Koskinen.
- Jussi kirjaa tunnit työlle päivittäin — tunnit näkyvät työn sivulla heti.
- Materiaalit tulevat työlle ostojen kautta (katso Ostot).
- Kun työ on valmis, tarkista Kannattavuus-osio ennen laskutusta.
Lopputulos. Työn sivulla näkyy kolme lukua rinnakkain: kirjatut tunnit, vastaanotetut ostot ja niistä laskettu kate. Vasta kun ne täsmäävät, työ kannattaa siirtää laskutukseen — sen jälkeen luvut lukitaan laskulle.
Näkymät
| Näkymä | Mihin |
|---|---|
| Taulukko | Suodatus tilan mukaan, haku |
| Kanban | Sarakkeet tiloittain, vedä kortti tilasta toiseen |
| Kalenteri | Työt aikataulun mukaan. Väritys: työntekijän mukaan tai Ei vastuuhenkilöä |
| Kuormitus | Tekijäkohtainen kuormitus (koko työtilan näkyvyys) |
| Kartta | Vie työn kuvien kuvakartalle |
Katso Suunnittelu.
Liittymät
| Mihin | Miten |
|---|---|
| Asiakas | Pakollinen laskutukselle |
| Tarjous | Työ voidaan luoda hyväksytystä tarjouksesta |
| Tuntikirjaus | Tunnit liitetään työhön; laskutettava tunti tarvitsee työn |
| Kuluraportti | Kulut liitetään työhön |
| Osto | Ostot liitetään työhön ja näkyvät kannattavuudessa |
| Lasku | Lasku syntyy työn laskutettavista aineksista |
| Kuvat ja dokumentit | Liitetään työhön |
| Reitit (GPX) | Liitetään työhön todisteeksi |
Vinkit ja rajoitukset
- Työ ilman asiakasta ei laskuta. Linkitä asiakas heti.
- Vain hyväksytyt kirjaukset laskutetaan. Jos summa näyttää liian pieneltä, tarkista hyväksyntäjono.
- Irralliset laskutettavat tunnit ovat yleisin syy kadonneeseen laskutukseen. Yleisnäkymä ja työn sivu varoittavat molemmat.
- Arkistoitu työ on laskutuksen osalta suljettu — "Arkistoitu — laskutus päätetty."
- Kannattavuusluku ei ole tulos. Se on materiaalikate: ei sisällä palkkakustannusta eikä erikseen kirjattuja kuluja.