Tarjouksesta rahaksi

Tämä luku kulkee läpi koko ketjun: asiakas pyytää tarjousta, tarjous lähetetään ja hyväksytään, työ tehdään, tunnit ja materiaalit kerätään talteen, lasku syntyy ja raha näkyy saatavissa. Moduuliluvut kertovat yhden osion kerrallaan; tämä luku näyttää, miten osiot liittyvät toisiinsa arjen työssä.

Rakennusyrityksessä sama perusketju toistuu eri kokoisena:

tarjouspyyntö tai liidi → tarjous → hyväksyntä → työtilaus → tunnit, kulut, ostot ja kuvat → työraportti → lasku → toimitus asiakkaalle → maksu.

Kaikkia osioita ei tarvitse käyttää heti. Yhden hengen yritys voi aloittaa tarjouksista ja laskuista. Kun työntekijöitä tulee mukaan, työtilaus, tunnit, hyväksyntä ja ostot muuttuvat tarpeellisiksi, koska tieto ei enää ole yhden ihmisen päässä.

Mitä siirtyy automaattisesti

Tärkein rahaan liittyvä sääntö on tämä: hyväksytyn tarjouksen hinta siirtyy työlle verottomana urakkana. Lasku lisää arvonlisäveron normaalisti, joten asiakkaan hyväksymä loppusumma säilyy samana.

Ennen ensimmäistä ketjua

Tarkista nämä kerran, mieluiten ennen kuin lähetät ensimmäisen tarjouksen:

1. Asetukset → Yrityksen tiedot: nimi, Y-tunnus, osoite, sähköposti, puhelin ja pankkitili.
2. Asetukset → Laskutuksen oletukset: maksuehto, viivästyskorko, oletusvaluutta ja ALV-koodit.
3. Asetukset → Moduulit: vähintään Asiakkaat, Tarjoukset ja Laskut. Rakennustyön ketjuun lisää Työtilaukset, Tuntikirjaukset ja Ostot.
4. Asetukset → Laskun toimitus: lähetetäänkö laskut Fleksistä sähköpostilla, Finvoice-tiedostona vai kirjanpito-ohjelman kautta.
5. Työtilausten laskutussäännöt: jos laskutat usein lisätunteja, matkoja tai materiaaleja urakan päälle, sovi yritykselle käytäntö ja tarkista ensimmäisellä työllä, että sääntö näkyy oikein.

Jos käytät julkista tarjouspyyntölomaketta, varmista lisäksi, että sen linkki on oikealla sivustolla ja että lomake kysyy rakennustyölle olennaiset asiat: kohdeosoite, työn tyyppi, aikataulu, yhteyshenkilö ja vapaa kuvaus.

Skenaario 1: Julkinen tarjouspyyntö taloyhtiöltä

Yritys. Kivitalo Saneeraus Oy, viiden hengen korjausrakentaja.

Asiakas. As Oy Kuusikatu 12, isännöitsijä Tiina Taloyhtiö.

Työ. Kylpyhuoneen vesieristys ja laatoitus. Urakka 14 800,00 € alv 0 %, ALV 25,5 %, asiakkaan loppusumma 18 574,00 €.

Asiakas täyttää tarjouspyynnön

Tiina avaa yrityksen julkisen linkin:

/pyyda-tarjous/{linkki}

Hän valitsee työn tyypiksi Kylpyhuoneremontti, kirjoittaa kohdeosoitteen, toivotun aikataulun, oman sähköpostinsa ja kuvauksen:

"Kylpyhuone purettu valmiiksi. Tarvitaan vesieristys, lattialämmityksen tarkistus ja laatoitus ennen lokakuun yhtiökokousta."

Kun lomake lähetetään, Fleksi luo yritykselle uuden pyynnön käsiteltäväksi. Toimiston ei tarvitse kirjoittaa asiakkaan nimeä, sähköpostia tai osoitetta uudelleen.

Toimisto hinnoittelee tarjouksen

Petri avaa uuden pyynnön, tarkistaa sisällön ja täydentää tarjousrivit:

Rajauksiin hän lisää:

"Urakka ei sisällä rakenteiden kuivatusta, sähkömuutoksia eikä kalusteiden hankintaa. Mahdollinen lisätyö laskutetaan tuntihinnalla."

Sitten hän painaa Lähetä.

Asiakas hyväksyy linkistä

Koska asiakkaalla on sähköpostiosoite, Fleksi lähettää tarjouksen sähköpostilla. Tarjouksen sivulla näkyvä linkki on tässä kohtaa vain varalinkki.

Tiina avaa linkin, tarkistaa PDF:n ja hyväksyy tarjouksen selaimessa. Hyväksyntä jää tarjoukselle: kuka hyväksyi, milloin ja mikä versio hyväksyttiin.

Tarjouksesta tulee työ

Petri painaa hyväksytyllä tarjouksella Luo työ tästä tarjouksesta. Työlle siirtyvät:

• asiakas ja kohdeosoite
• työn otsikko ja sisältö
• alustava päivä ja arvioidut tunnit, jos ne olivat tarjouksella
• urakkahinta 14 800,00 € alv 0 %

Työn sivulla ei siis tarvitse päättää hintaa uudelleen. Jos työlle kirjataan lisätunteja, matkoja tai materiaaleja, ne menevät urakan päälle vain laskutussäännön mukaan.

Työ tehdään ja lasku syntyy

Jussi kirjaa työn aikana tunnit työlle. Materiaalit kirjataan ostona ja merkitään vastaanotetuiksi. Kun työ on valmis, Petri tarkistaa tunnit ja ostot, lähettää tarvittaessa työraportin asiakkaalle ja siirtää työn tilaan Valmis laskutukseen.

Yleisnäkymän Valmis laskutettavaksi -jonossa työ näkyy toimistolle. Kun Anna painaa Luo lasku, laskun rivit muodostuvat työn tiedoista. Tässä esimerkissä urakka on 14 800,00 € alv 0 % ja loppusumma 18 574,00 €.

Skenaario 2: yhden hengen remonttiyritys

Yritys. Mikon Remonttipalvelu, yksi yrittäjä.

Asiakas. Omakotitalon omistaja Leena Korhonen.

Työ. Terassin uusiminen, kiinteä hinta 2 400,00 € alv 0 %.

Mikko tekee kaiken itse: myynnin, työn, tuntikirjaukset ja laskutuksen. Hän ei tarvitse erillisiä hyväksymiskiertoja, mutta hyötyy silti ketjusta, koska tarjous, työ ja lasku pysyvät yhdessä.

1. Mikko lisää asiakkaan tai luo tarjouksen suoraan asiakkaan nimellä.
2. Hän tekee tarjouksen kolmella rivillä: purku, runko ja kansilauta.
3. Hän lähettää tarjouksen. Jos asiakkaalla ei ole sähköpostia, Fleksi näyttää linkin käsin lähetettäväksi.
4. Asiakas hyväksyy tarjouksen linkistä.
5. Mikko luo työn tarjouksesta ja osoittaa sen itselleen.
6. Hän kirjaa työn aikana omat tuntinsa. Yksin työskennellessä hän voi hyväksyä omat tunnit itse.
7. Kun työ on valmis, hän merkitsee sen laskutusvalmiiksi ja luo laskun.
8. Lasku lähtee asiakkaalle PDF-sähköpostina tai Finvoice-tiedostona sen mukaan, mikä asiakkaalle on valittu.

Yhden hengen yrityksessä tärkein hyöty on muistijälki: mitä sovittiin, milloin asiakas hyväksyi, mitä tehtiin ja milloin lasku lähti.

Pidä yksinkertaisena. Jos työ ei vaadi tuntien tai materiaalien seurantaa, Mikko voi myös tehdä laskun suoraan hyväksytystä tarjouksesta. Kun työtilaukset ovat käytössä, rakennustyössä on kuitenkin yleensä parempi kulkea työn kautta, koska kuvat, tunnit, ostot ja raportit kiinnittyvät silloin samaan paikkaan.

Skenaario 3: 3–5 hengen rakennusliike

Yritys. Rinne Rakennus Oy.

Työ. Rivitaloasunnon keittiöremontti, urakka 9 600,00 € alv 0 %, lisätyöt 68,00 €/h ja materiaalit ostojen mukaan.

Myynti ja suunnittelu

Petri tekee tarjouksen asiakkaalle. Tarjouksella sovitaan urakka ja kirjataan rajaukset: kalusteet asiakkaan hankintana, sähkötyöt erikseen. Kun asiakas hyväksyy tarjouksen, Petri luo työtilauksen ja aikatauluttaa sen kahdelle päivälle.

Työtilauksella Petri valitsee Jussin vastuuhenkilöksi. Jussi näkee työn omassa näkymässään eikä hänen tarvitse avata tarjousta tai laskutusta.

Työmaa

Jussi tekee työn ja kirjaa tunnit puhelimella:

Hän lisää työmaakuviin ennen- ja jälkeen-kuvat. Jos materiaalia haetaan rautakaupasta, ostorivit kohdistetaan samalle työlle.

Hyväksyntä ja laskutus

Petri hyväksyy tunnit, koska hän vastaa työstä. Hän ei välttämättä saa luoda laskua: tuntien hyväksyntä ja laskutus ovat eri oikeuksia. Anna tai Mira näkee työn yleisnäkymän Valmis laskutettavaksi -jonossa ja tekee laskun.

Laskulle tulee:

• urakka 9 600,00 €
• mahdollinen lisätyö hyväksytyistä tunneista, jos työ ylitti sovitun urakan tai laskutussääntö niin määrää
• laskutettavat materiaalit ja ostot

Tämä malli vähentää kahta tavallista virhettä: työntekijä ei päätä laskutuksesta vahingossa, eikä toimisto laskuta tunteja ennen kuin työnjohtaja on hyväksynyt ne.

Skenaario 4: isompi urakoitsija, useita tiimejä

Yritys. Pohjan Saneeraus Oy, noin 15 työntekijää ja kaksi tiimiä.

Työ. Taloyhtiön porraskäytävän maalausurakka, joka jaetaan kahdelle tiimille. Osa työstä tarjotaan jaettuna työnä, koska tarkka tekijä valitaan vasta lähempänä aloitusta.

Ketju

1. Myynti luo tarjouksen pohjasta ja käyttää valmiita riviryhmiä.
2. Asiakas hyväksyy tarjouksen linkistä.
3. Työnjohto luo työtilauksen, lisää suunnitellut päivät ja tarjoaa osan tehtävästä tiimille.
4. Työntekijä ottaa työn tehtäväkseen ja kirjaa tunnit sekä kuvat.
5. Työnjohtaja lähettää asiakkaalle työraportin, kun työ on valmis.
6. Toimisto laskuttaa yleisnäkymän jonosta.
7. Lasku siirtyy asiakkaalle valitulla toimitusreitillä. Jos käytössä on Procountor tai Netvisor, Fleksi siirtää luonnoksen sinne käsiteltäväksi.

Isommassa yrityksessä Fleksi on ennen kaikkea vastuunjako: myynti ei tee työmaan hyväksyntöjä, työntekijä ei näe laskutusta, ja toimisto laskuttaa vain sen, minkä työ on tehnyt laskutusvalmiiksi.

Tarkistuslista ennen laskua

Käy tämä lista läpi, jos lasku näyttää väärältä tai työtä ei näy laskutusjonossa:

Jos lasku on jo luotu, Luo lasku vie olemassa olevalle laskulle. Fleksi ei tee samasta työstä toista laskua vahingossa.

Mikä skenaario kannattaa valita

Sääntö on yksinkertainen: käytä työtilausta aina, kun työn tekemisestä jää todisteita, hyväksyntöjä tai myöhemmin laskutettavia aineksia. Ohita työtilaus vain, kun myyt pelkän sovitun rivin eikä työn toteutusta tarvitse seurata Fleksissä.

Missä seuraavaksi

• Tarjouksen tarkat kentät ja hyväksymislinkki: Tarjoukset
• Työn suunnittelu, tunnit, ostot ja työraportti: Työtilaukset
• Tuntien kirjaus ja hyväksyntä: Tuntikirjaukset
• Ostot työmaalle: Ostot
• Laskun toimitus ja maksun seuranta: Laskut
• Kirjanpito-ohjelman rooli: Kirjanpito ja laskun toimitus