Laskut

Mistä löytyy: avaa valikosta Myynti ja valitse Lasku.

Mitä varten

Lasku vastaa kysymykseen mitä on laskutettu ja mitä on maksettu. Fleksin lasku ei ala tyhjästä: se kootaan työn laskutettavista aineksista — laskutussäännön eristä (hälytysmaksu, urakkahinta), hyväksytyistä tunneista, hyväksytyistä kuluista ja laskutettavista ostoriveistä.

Tunteja ei tarvita. Urakkatyö tai tavaratoimitus laskutetaan ilman yhtäkään tuntikirjausta: riittää, että työstä syntyy vähintään yksi laskurivi mistä tahansa lähteestä. Laskun voi myös aina tehdä kokonaan käsin (Myynti → Lasku → Uusi) tai muuntaa hyväksytystä tarjouksesta — kumpikaan ei edellytä tuntikirjauksia.

zoom_in

Työnkulku

Maksukehotukset, saatavaraportti ja perintä koskevat vain Lähetetty-tilan laskuja — Siirretty käsiteltäväksi -tilassa lasku ei vielä ole asiakkaalla.

Lähetä ei mene läpi ilman näitä: asiakas, vähintään yksi rivi ja eräpäivä. Fleksi kertoo puuttuvan kohdan nimeltä ("Asiakas puuttuu — valitse asiakas ennen lähettämistä.", "Laskulla ei ole rivejä.", "Eräpäivä puuttuu.").

Merkitse maksetuksi kysyy

Jos laskun toimitusreitti on Procountor tai Netvisor, maksutila haetaan kirjanpito-ohjelmasta laskun sivun Maksun seuranta -paneelilla, ja käsinkirjaus sen ohi tehdään paneelin ohituskuittauksella — katso Maksun seuranta.

Siirrä perintään kysyy

Perinnässä oleva lasku pysyy Fleksin kirjoissa. Sieltä pääsee edelleen Maksettu-tilaan (perintä onnistui), Arkistoitu-tilaan (luottotappio) tai takaisin Lähetetty-tilaan (virheellinen luovutus).

Kentät

Rivit

Kuvaus, Määrä, Yksikköhinta, ALV, Veroton hinta.

Summat: Veroton yhteensä, ALV yhteensä, Lasku yhteensä, sekä Veroerittely ALV-kannoittain.

Viite

Jos syötät viitteen käsin ja tarkistenumero on väärin, Fleksi sanoo sen ja ehdottaa oikeaa:

Viite "…" ei ole kelvollinen suomalainen viitenumero (tarkistenumero väärin). Tarkoititko "…"? Voit myös jättää kentän tyhjäksi, jolloin viite luodaan automaattisesti.

zoom_in

Laskutuksen alkuperä

Laskulla näkyy, mistä se koottiin:

Laskutuksen alkuperä — {n} hyväksyttyä tuntikirjausta, {n} hyväksyttyä kuluraporttia, {n} laskutettavaa ostoriviä — luotu {pvm}.

Jos rivejä on muokattu luonnin jälkeen, se kerrotaan: "Rivejä on muokattu luonnin jälkeen — eivät enää vastaa alkuperäistä laskutusta."

Käsin kirjatulla laskulla lukee: "Tälle laskulle ei ole alkuperätietoa."

Näin teet

Laskutat työn

1. Avaa työtilaus, jonka tila on Valmis laskutukseen.
2. Uusi lasku — luonnos syntyy hyväksytyistä tunneista, kuluista ja laskutettavista ostoriveistä.
3. Tarkista rivit ja summat.
4. Hyväksy → Lähetä.

Laskutat tarjouksesta

Hyväksytyn tarjouksen sivulla Muunna laskuksi.

Teet laskun käsin

Myynti → Lasku → Uusi. Valitse asiakas, lisää rivit, hyväksy ja lähetä.

Lähetät laskun

Toimitusreitti tulee asiakaskortilta, tai jos sitä ei ole asetettu, yrityksen oletuksesta (Asetukset → Laskun toimitus). Jokaisella laskulla on täsmälleen yksi reitti, ja se lukittuu laskulle hyväksynnässä — laskun sivun Toimitusreitti-paneeli näyttää sen aina.

Laskun sivun Lataa Finvoice -painike tuottaa tiedoston käsin (Finvoice-reitillä).

Kirjanpitoyhteyden kytkeminen ei muuta toimitusreittiä. Se tekee kirjanpito-ohjelmasta valittavan reitin — valinta on aina teidän. Fleksin reiteillä kirjanpito saa lisäksi oman lähettämättömän kopionsa. Katso Kirjanpito ja laskun toimitus.

Laskun ja maksumuistutuksen tulosteen kieli määräytyy asiakkaan Laskun kieli -kentästä (suomi tai englanti; tyhjänä yrityksen kieli). Kieli jäädytetään laskulle luontihetkellä.

Verkkolaskun edellytykset

Verkkolasku reititetään pankissa laskulle jäädytettyjen tietojen perusteella, joten ennen ensimmäistä lähetystä tarkista:

1. Yrityksellä on verkkolaskusopimus pankin kanssa. Pankki antaa sopimuksessa yrityksen oman verkkolaskuosoitteen — kirjaa se ja pankin välittäjätunnus kohtaan Asetukset → Yrityksen tiedot → verkkolaskun tekniset tiedot. Tyhjänä osoite johdetaan Y-tunnuksesta, mutta pankki tunnistaa lähettäjän sopimuksen tiedoilla.
2. Asiakkaalla on verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus asiakaskortin verkkolaskutiedoissa — tai vähintään Y-tunnus, josta osoite johdetaan (katso Asiakkaat).

Jos verkkolaskuasiakkaan tiedot eivät riitä reititykseen, laskun sivu varoittaa siitä ennen tiedoston luontia: "Verkkolaskua ei voida toimittaa: asiakkaalta puuttuu verkkolaskuosoite ja Y-tunnus." Täydennä asiakaskortti ja tee lasku sen jälkeen.

Tulostat laskun

Laskun sivun Tulosta / Tallenna PDF -painike. Laskulla näkyvät yrityksen tiedot, asiakas, asiakasnumero, rivit, veroerittely, maksutiedot, viitenumero, viivästyskorko ja virtuaaliviivakoodi.

Laskun alalaidassa: "Huomautukset laskusta on tehtävä ennen eräpäivää."

Lähetät maksumuistutuksen

Lähetetyn, erääntyneen laskun sivulla:

1. Esikatsele muistutusta — esikatselu ei kasvata laskuria.
2. Lähetä muistutus — "Lähetetäänkö muistutus? Muistutuslaskuri kasvaa yhdellä."

Muistutuksella voi olla maksukehotusmaksu ja viivästyskorko, jotka asetetaan kohdassa Asetukset → Laskutuksen oletukset. Sivulla näkyy, montako muistutusta on lähetetty ja milloin edellinen lähti.

Teet hyvityslaskun

Lähetetyn laskun sivulla Luo hyvityslasku. Hyvityslasku merkitään omalla tunnuksellaan ja se viittaa alkuperäiseen laskuun. Hyvityslaskut netotetaan asiakkaan saldoon saatavaraportissa.

Kopioit laskun

Kopioi luo uuden luonnoksen samalla asiakkaalla ja samoilla riveillä.

Siirrät laskun perintään

Lähetetyn laskun sivulla Siirrä perintään. Täytä toimisto, viite ja luovutuspäivä. Lasku näkyy sen jälkeen Raportit → Perintä -näkymässä, ja laskulla lukee "Siirretty perintään".

Esimerkki: työstä laskuksi (L-2026-0183)

Tilanne. Ratinan lämmönjakohuoneen vuosihuolto on valmis. Työlle on kirjattu 12 tuntia ja yksi vastaanotettu osto (kiertovesipumppu).

Vaiheet.

1. Avaa työtilaus ja tarkista, että se on Valmis laskutukseen.
2. Paina Laskuta työ. Fleksi kokoaa laskurivit automaattisesti:

1. Tarkista asiakas, eräpäivä (asiakkaan maksuehdon mukaan 21 pv) ja viitenumero.
2. Hyväksy → Lähetä.

Lopputulos. Lasku siirtyy Lähetetty-tilaan ja alkaa näkyä Saatavat-raportissa. Laskutetut tunnit ja ostot merkitään käytetyiksi, joten sama työ ei päädy toiselle laskulle.

Vain hyväksytyt tunnit laskutetaan. Jos tunteja puuttuu laskulta, tarkista ensin, ovatko ne vielä Lähetetty-tilassa hyväksyntää odottamassa.

Asetukset, jotka vaikuttavat laskuun

Asetukset → Laskutuksen oletukset:

Asetukset → Yrityksen tiedot: nimi, Y-tunnus, osoite, kotipaikka, sähköposti, puhelin, verkkosivusto sekä verkkolaskun tekniset tiedot (oma verkkolaskuosoite ja pankin välittäjätunnus — samat kuin verkkolaskusopimuksessa). Nämä näkyvät laskuilla ja ohjaavat Finvoicen reitityksen.

Asetukset → Pankkitilit, ALV-koodit, Valuutat, Tiliöintikoodit täyttävät laskun valintalistat.

Liittymät

Vinkit ja rajoitukset

• Lasku vaatii asiakasmoduulin. Kun otat laskut käyttöön, Asiakkaat otetaan käyttöön samalla.
• Laskunumerot ovat juoksevia ja yksilöiviä — se on lakisääteinen vaatimus. Numero varataan luotettavasti, vaikka kaksi ihmistä laskuttaisi samaan aikaan.
• Vain hyväksytyt kirjaukset päätyvät laskulle. Jos summa yllättää, tarkista hyväksyntäjono ja irralliset laskutettavat tunnit.
• Muistutuslaskuri kasvaa vain lähetettäessä, ei esikatselusta.
• Perinnässä oleva lasku ei katoa kirjoista. Arkistointi on luottotappiokirjaus, ei tapa piilottaa lasku.