Laskut

Fleksissä lasku on ensin luonnos, jota voi muuttaa vapaasti. Kun hyväksyt sen, se saa juoksevan numeron, PDF lähtee asiakkaalle sähköpostilla ja myynti, ALV ja saatava kirjautuvat kirjanpitoon. Hyväksyttyä laskua ei muuteta: virhe korjataan hyvityslaskulla.

Lasku valmiista työstä

1. Avaa valmis työ ja paina Laskuta työ.
2. Fleksi tekee luonnoksen yrityksen laskutussäännöllä (tai työn omalla hinnalla tai tarjouksen riveillä). Jokaisella rivillä lukee, mistä se tuli, esimerkiksi "Työstä: lähtömaksu kattaa 1 h · 2 tuntikirjausta".
3. Tarkista rivit ja paina Hyväksy ja lähetä: asiakas@… (tai Hyväksy, toimitan itse (PDF)).

Jos työlle on jaettu osa ostolaskusta, luonnokselle tulee siitä tarvikerivi: kustannus toimittajan hyvitysten jälkeen ja laskutussäännön tarvikkeiden kate. Kiinteähintainen työ ei laskuta ostoja erikseen. Katso Ostot ja kuitit.

Jos työn hinta on 0 €, esimerkiksi koska lähtömaksuun sisältyvät tunnit kattavat koko työn, Fleksi ei tee luonnosta vaan kertoo syyn: Työn hinta on 0 €. Muuta laskutussääntöä työn sivulla tai kohdassa Yritys → Laskutus.

Jos asiakas kuittasi työn, valitse luonnoksella kohdasta Kuitattu raportti sähköpostin mukaan versio, joka lähtee laskun sähköpostin liitteenä. Katso Työraportti.

Lasku käsin

1. Avaa Myynti → Laskut ja paina Uusi lasku.
2. Valitse Asiakas tai lisää Uusi asiakas. Luonnos pysyy alla.
3. Tarkista Laskun päivä (ALV-kanta ja tilikausi määräytyvät siitä), Toimituspäivä (vapaaehtoinen), Maksuehto (päivää) ja Laskun kieli. Eräpäivä lasketaan kirjoittaessa.
4. Kirjoita rivit: Laji, Kuvaus, Määrä, Yksikkö, À-hinta (veroton, €) ja ALV. Hinnaston tuotteet ehdotetaan kirjoittaessa.
5. Paina Tallenna luonnos. Yhteenveto näyttää verottoman summan, ALV:n kannoittain ja maksettavan summan.

Hyväksy ja lähetä

1. Kohta Ennen lähettämistä kertoo, jos jotain puuttuu, esimerkiksi "Valitse riville 2 ALV-kanta", "Hyväksymättömiä tuntikirjauksia: 3. Hyväksy tunnit työn sivulla." tai "Summa on 0 €. Anna riveille hinnat tai poista luonnos."
2. Kohta Kirjanpitoon kirjataan näyttää kirjauksen etukäteen.
3. Paina Hyväksy ja lähetä: asiakas@osoite ja vahvista. Jos asiakkaalla ei ole laskutussähköpostia, valitse Hyväksy, toimitan itse (PDF) ja lataa PDF.

Lasku saa numeron, viitenumeron ja eräpäivän. Lataa PDF on laskun sivulla, ja omistajalle ja kirjanpitäjälle myös Näytä kirjaus.

Seuraa maksuja

Laskut-sivun tunnusluvut ovat Avoimet saatavat, Myöhässä ja Laskutettu tässä kuussa. Rajaukset: Kaikki, Luonnokset, Avoimet, Myöhässä ja Maksetut. Lasku merkitään maksetuksi, kun maksu kohdistetaan siihen pankin tiliotteelta: katso Pankki.

Hyvityslasku

1. Avaa lasku ja paina Hyvitä.
2. Valitse Kaikki jäljellä olevat rivit tai Valitut rivit.
3. Kirjoita Hyvityksen syy (näkyy asiakkaalle) ja tarkista päivä ja kieli.
4. Valitse toimitus Sähköpostilla tai Itse, ja paina Hyväksy hyvitys.

Hyvityslasku saa numeron ja kirjautuu. Kun koko työn lasku hyvitetään, sen tunnit ja tarvikkeet voi laskuttaa uudelleen oikealla laskulla. Jos asiakas oli jo maksanut, laskulle jää Palautettava asiakkaalle: omistaja maksaa palautuksen pankista ja kohdistaa tiliotteen rivin laskuun.

Jos hyvität kokonaan rivin, jolla laskutettiin osa ostolaskusta, laskun sivulla rivin kohdalla on Laskuta uudelleen: työlle avautuu uusi laskuluonnos, jolla kustannus on kerran.

Maksumuistutus

Erääntyneestä laskusta voi lähettää maksumuistutuksen. Etusivun rivi Myöhässä olevat laskut avaa sivun Maksumuistutukset, ja laskun omalla sivulla on Muistuta.

1. Valitse muistutettavat laskut, tai Valitse kaikki, joista voi muistuttaa.
2. Paina Esikatsele muistutukset. Valitse Asiakas on ja halutessasi Peri muistutusmaksu ja Peri viivästyskorko. Fleksi näyttää jokaisen muistutuksen summat ja uuden eräpäivän, ja kertoo, jos maksua ei voi periä, esimerkiksi kuluttajalta ennen kuin eräpäivästä on kulunut 14 päivää.
3. Paina Hyväksy ja lähetä sähköpostilla tai Hyväksy, toimitan itse.

Muistutus ei kirjaa mitään. Muistutusmaksu ja korko kirjataan vasta, kun asiakas maksaa ne.

Verkkolasku

Kun ominaisuus Verkkolaskut on käytössä, yritysasiakkaalle voi lähettää laskun verkkolaskuna. Jokainen lähetetty verkkolasku maksaa.

1. Omistaja kytkee yrityksen oman verkkolaskutilin operaattori Maventassa: Yritys → Verkkolaskutili. Jos yrityksellä on jo Maventan tili, Liitä olemassa oleva tili liittää sen tilin tunnuksella ja API-avaimella. Kun sivulla on Avaa uusi tili, Fleksi voi avata tilin yrityksen nimiin: operaattori lähettää yrityksen edustajalle sähköpostin, jonka linkistä hän hyväksyy ehdot kerran pankkitunnuksilla, ja siihen asti tilillä lukee Odottaa allekirjoitusta. Tili tarvitsee yrityksen Y-tunnuksen.
2. Lisää asiakkaalle Verkkolaskuosoite (OVT tai Peppol) ja Operaattori. Hae osoitteet Y-tunnuksella etsii ne operaattorin osoitteistosta.
3. Paina laskun sivulla Lähetä verkkolaskuna. Laskulla näkyy tila: Jonossa, Lähetetty, Toimitettu tai Ei mennyt perille syineen.

Hyvityslasku lähtee verkkolaskuna samalla tavalla hyvityslaskun sivulta, asiakkaan nykyiseen verkkolaskuosoitteeseen. Verkkolaskun mukana ei kulje kuitattua työraporttia. Jos verkkolaskutilin sivulla lukee Verkkolaskutus ei ole käytössä tässä Fleksissä, lähetä lasku sähköpostilla tai PDF:nä.

Osalasku

Kiinteähintaisen työn voi laskuttaa osissa, kun ominaisuus Osalaskutus on käytössä (Yritys → Käytössä olevat ominaisuudet). Työn sivun Osalaskutus-kortti näyttää sovitun hinnan, laskutetun ja jäljellä olevan. Valitse prosentti tai summa ja paina Tee osalasku, ja lopuksi Laskuta loput.

Sopimukset

Säännöllisesti laskutettava asiakas, kuten toimiston siivous tai huoltosopimus, kirjataan sopimukseksi (Myynti → Sopimukset), kun ominaisuus Toistuvat työt on käytössä. Sopimukselle valitaan asiakas, mitä siihen kuuluu, laskutustapa ja alkupäivä. Kiinteä kuukausimaksu laskutetaan joka kuukausi samana: Fleksi valmistelee kuukauden laskun luonnokseksi heti kuukauden alettua, ja sinä hyväksyt ja lähetät sen, vaikka kaikki kerralla.

Kuukauden käyntien mukaan laskutetaan, kun hinta on sovittu käynniltä, esimerkiksi viikoittainen siivous. Käynnit ovat tavallisia töitä, usein toistuvasta työstä tehtyjä, ja kukin hinnoitellaan työn omalla hinnalla tai laskutussäännöllä. Seuraavan kuun 1. päivänä Fleksi kokoaa kuukauden valmiiksi merkityt käynnit yhdeksi laskuluonnokseksi, jonka jokainen rivi nimeää käynnin päivän ja kohteen; työt siirtyvät laskutettaviksi odottavista luonnokselle. Tekemättä jäänyttä käyntiä ei laskuteta, eikä käyntiä, joka on merkitty Ei laskuteta; jos sopimus laskuttaa sen silti, lisää rivi luonnokselle itse. Kuukausi, jona käyntejä ei ollut, jää ilman laskua.

Käännetty arvonlisävero

Rakentamispalvelun laskussa valitaan riveille käännetyn verovelvollisuuden ALV-koodi, ja laskulle tulostuu sen merkintä. Laskulle tarvitaan asiakkaan Y-tunnus.

Kuka voi tehdä mitä

Vinkit

• Jos Kysy Fleksiltä on käytössä, tallennetun laskun riveille voi pyytää Luonnostele: selkeämmät rivikuvaukset asiakkaalle. Määrät, hinnat ja ALV pysyvät ennallaan.
• Laskun kieli tulee asiakkaan tiedoista. Hyvityslasku alkaa hyvitettävän laskun kielellä.
• Myöhässä olevat laskut näkyvät etusivulla ja Myöhässä-rajauksella. Muistutus lähtee vain, kun hyväksyt sen.

Lue seuraavaksi

• Tarjouksesta rahaksi Koko ketju Fleksissä: tarjous, asiakkaan hyväksyntä linkistä, työ, tunnit ja tarvikkeet, lasku, maksu pankista ja kirjanpito.
• Pankki Tuo verkkopankin tiliote Fleksiin. Maksut kohdistuvat laskuihin viitteen ja summan perusteella, ja täsmäytys näyttää, vastaako pankki kirjanpitoa.
• Työt Kirjaa työ puhelun aikana yhdellä näytöllä: asiakas, kohde, tehtävä, tekijät ja aika. Työntekijä näkee työn puhelimessaan soitto- ja navigointilinkein.