Ostot ja kuitit

Kuitti tai ostolasku on kirjanpidon tosite. Fleksissä se kuvataan puhelimella, Fleksi lukee kuvasta toimittajan, päivän, summan ja ALV:n, ja sinä tarkistat ne ja valitset, miten osto maksettiin. Valinta vahvistaa oston ja kirjaa sen. Kuva tallentuu oston liitteeksi. Ostot ovat käytössä, kun ominaisuus Ostot ja kuitit on päällä (uudella yrityksellä se on).

Kirjaa kuitti

1. Avaa Ostot-välilehti ja paina Kuvaa kuitti. Puhelin tarjoaa kameran tai kuvakirjaston.
2. Fleksi lukee kuvan ja täyttää tiedot. Tarkista Toimittaja, Ostopäivä, Summa (sis. ALV) € ja ALV-kanta. Jos kuitissa on useampi ALV-kanta, lisää jokaiselle oma rivi.
3. Valitse Kululaji. Toimittajalta opittu kululaji tulee valmiiksi seuraavilla kerroilla.
4. Valitse halutessasi Työ (vapaaehtoinen), niin kulu näkyy työn kannattavuudessa.
5. Kohdassa Miten osto maksettiin? valitse Kortilla, Käteisellä, Pankista, Omilla rahoilla tai Maksetaan myöhemmin. Painikkeet ovat aina samassa järjestyksessä. Toimittajalle aiemmin käytetty maksutapa on korostettu, ja sen alla lukee esimerkiksi Tältä toimittajalta aiemmin: Kortilla.

Valinta vahvistaa oston: Osto vahvistettu ja kirjattu. Tiedot voi syöttää myös ilman kuvaa: Syötä käsin.

Mitä Fleksi lukee laskulta

• Toimittaja on laskun lähettäjä, ei koskaan oma yrityksesi. Yrityksesi nimi ja Y-tunnus ovat jokaisella laskulla ostajan tietoina, joten Fleksi ei ehdota niitä toimittajaksi. Jos laskulla ei ole muuta Y-tunnusta, toimittaja jää tyhjäksi: valitse se itse.
• Päivämäärät luetaan myös englanniksi, esimerkiksi "August 12, 2026" tai "12 Aug 2026". Laskun päivä, eräpäivä ja maksupäivä pidetään erillään. Jos päivää ei saatu luettua, kenttä jää tyhjäksi ja Fleksi pyytää sen: ostoa ei kirjata kuvauspäivälle huomaamatta.
• Laskun numero luetaan esimerkiksi riviltä "Invoice number", "Invoice #" tai "Laskun numero".
• Lasku vai kuitti: Fleksi päättelee sen tositteen omista sanoista. Maksettu lasku tai kuitti (esimerkiksi "Paid" tai "Maksettu") ei ole maksamaton ostolasku, ja sen maksupäivä näkyy luonnoksessa.
• Sama tiedosto kahdesti: jos kuvaat tai lataat saman tiedoston uudelleen, luonnos kertoo, mihin ostoon se on jo liitetty, ja antaa linkin siihen. Tarkista, ettei sama lasku tule kirjatuksi kahdesti.
• Nollalasku: jos tositteen summa on 0,00, siitä ei synny kirjausta. Poista luonnos.

Lasku muussa valuutassa

Jos lasku on esimerkiksi dollareissa, Fleksi näyttää sen summan sellaisenaan, esimerkiksi 100,00 USD, eikä muunna sitä euroiksi. Kirjanpitoon kirjataan euroina se summa, joka tililtäsi tai kortiltasi veloitettiin.

1. Katso tiliotteelta tai korttilaskulta, paljonko euroina veloitettiin.
2. Anna se kohtaan Summa (sis. ALV) €. Laskun oma valuutta ja summa jäävät näkyviin kohtiin Laskun valuutta ja Summa laskulla.

Ostoa ei voi vahvistaa ennen kuin euromäärä on annettu, eikä se kuulu yhteissummiin sitä ennen. Fleksi ei hae eikä arvaa valuuttakurssia.

Lasku on osoitettu sinulle henkilönä

Jos lasku on osoitettu sinulle henkilönä eikä yrityksellesi, esimerkiksi henkilökohtaisen tilin lasku, Fleksi kertoo sen luonnoksessa. Jos maksoit oston omilla rahoillasi ja se kuuluu yritykselle, valitse Omilla rahoilla ja kerro, millä kortilla tai tilillä maksoit (katso alla). Jos osto ei kuulu yritykselle, poista luonnos. Fleksi ei hylkää laskua itse.

Milloin luonnos on valmis vahvistettavaksi

Luonnos on valmis, kun mikään ei estä sen kirjaamista: toimittaja on valittu, päivämäärä on annettu, summa on euroina, kululaji on valittu eikä sama lasku ole jo kirjattu. Ostoluettelo, luonnos, monen oston vahvistus, Hyväksyttävät ja itse vahvistus käyttävät samaa sääntöä, joten luettelossa valmiina näkyvä osto myös vahvistuu. Puuttuvat tiedot näkyvät luonnoksessa kohdassa Ennen vahvistusta, ja luettelossa luonnoksella lukee Tietoja puuttuu.

Kun tekoäly tai yhdistetty sovellus pyytää vahvistamaan oston, näet sen Hyväksyttävissä ennen hyväksymistä: päivän, toimittajan, maksutavan, liiketoiminnan osuuden, valuutan ja kirjauksen tileittäin.

Maksoitko omilla rahoillasi?

Jos maksoit yrityksen oston omalla kortillasi tai tililtäsi, kirjoita ennen valintaa kenttään Omilla rahoilla: millä maksoit? esimerkiksi "OP Gold -kortti" tai "Henkilökohtainen tili", ja valitse Omilla rahoilla. Kenttä tarjoaa aiemmin käytetyt, ja toimittajalta opittu tulee valmiiksi. Se on pelkkä kuvaus; Fleksi ei ole yhteydessä pankkiisi.

Osakeyhtiössä yhtiö on sinulle summan velkaa, toiminimessä summa on yksityissijoitus. Omistaja ja kirjanpitäjä näkevät kaiken kohdassa Omistajan tili (ostoluettelon ja vahvistetun oston linkki): kukin osto, millä se maksettiin, takaisinmaksut pankista ja mitä yhtiö on sinulle nyt velkaa. Lisää: Kulukorvaukset.

Osittain yksityinen osto: liiketoiminnan osuus

Jos ostosta vain osa on yrityksen kulua, esimerkiksi puhelinlasku, kun käytät puhelinta myös yksityisesti, anna Liiketoiminnan osuus (%), esimerkiksi 60. Oletus on 100.

• Kuluksi kirjataan vain osuus, ja ALV vähennetään vain osuuden ALV:sta. Esikatselu näyttää jaon: kulu, vähennettävä ALV ja Yksityinen osuus (ei kulu).
• Omilla rahoilla maksetusta ostosta yhtiö on sinulle velkaa vain liiketoiminnan osuuden. Yksityistä osuutta ei kirjata.
• Yrityksen rahoilla (kortti, käteinen, pankki tai ostolasku) maksettu yksityinen osuus on sinun omaa käyttöäsi. Toiminimessä se kirjataan yksityisotoksi. Osakeyhtiössä se vähennetään siitä, mitä yhtiö on sinulle velkaa. Jos yhtiö ei ole velkaa tarpeeksi, Fleksi ei vahvista ostoa, koska osakeyhtiöstä otetaan rahaa omaan käyttöön vain palkkana, osinkona tai lainana. Valitse silloin Omilla rahoilla, jos maksoit itse, tai kysy kirjanpitäjältä.
• Käännetyn verovelvollisuuden ostoa ei jaeta.

Fleksi muistaa toimittajan osuuden, joten seuraava saman toimittajan lasku saa saman osuuden.

Ostolasku, joka maksetaan myöhemmin

1. Valitse Tosite: Ostolasku.
2. Täytä Ostolaskun maksutiedot: Eräpäivä, Tilinumero (IBAN), Viitenumero ja Laskun numero.
3. Valitse Maksetaan myöhemmin.

Ostolasku näkyy kohdassa Maksamattomat ostolaskut eräpäivään asti. Kun maksu tulee tiliotteelle, kohdista se ostolaskuun pankissa, niin ostolasku merkitään maksetuksi.

Vahvista tai poista monta kerralla

Kun luonnoksia on paljon, esimerkiksi tekoälyn kirjaamina, niitä ei tarvitse avata yksitellen.

1. Valitse ostoluettelossa luonnokset niiden valintaruuduista tai Valitse kaikki luonnokset.
2. Näytön alareunaan tulee palkki, jossa näkyy valittujen määrä ja yhteissumma.
3. Paina Vahvista valitut tai Poista valitut. Fleksi kysyy kerran, esimerkiksi Vahvista 12 ostoa, yhteensä 1 390,43 €?

Vahvistettavaksi menevät vain valmiit luonnokset. Luonnos, jossa lukee Tietoja puuttuu, jää luonnokseksi: avaa se ja täydennä toimittaja, summa, kululaji tai maksutapa. Samoin jää luonnokseksi osto, joka näyttää jo kirjatulta. Lopuksi Fleksi kertoo, montako ostoa vahvistettiin tai poistettiin, ja jokaisen ennalleen jääneen syyn. Kerralla voi valita enintään 100 ostoa.

Kone, laite tai ajoneuvo: käyttöomaisuus

Jos ostit koneen, laitteen, ajoneuvon tai tietokoneen, joka on käytössä useamman vuoden, se on käyttöomaisuutta. Vahvistetun oston sivulla on omistajalle kortti Käyttöomaisuus: paina Tämä on käyttöomaisuutta ja valitse Tee käyttöomaisuudeksi tai, enintään 1 200 euron hankinnalle, Merkitse pienhankinnaksi. Ryhmän poistosuunnitelma valitaan ensin. Katso Käyttöomaisuus ja poistot.

Rakentamispalvelu ilman ALV:tä

Valitse ALV laskussa: Käännetty verovelvollisuus ja anna veroton summa. Fleksi kirjaa ALV:n maksettavaksi ja saman summan vähennettäväksi.

Korjaa vahvistettu osto

Vahvistettua ostoa ei muuteta. Paina Korjaa ja valitse syy:

• Kirjattu kahdesti: osto poistuu kirjanpidosta vastakirjauksella;
• Tiedoissa virhe: saat uuden luonnoksen samoilla tiedoilla, korjaat sen ja vahvistat.

Jos osto on jo kohdistettu pankin tilitapahtumaan, peru ensin kohdistus pankissa. Jos ostosta on tehty käyttöomaisuutta tai pienhankinta, peru ensin se (Kirjanpito → Käyttöomaisuus). Jos osto kuuluu jo ilmoitettuun ALV-kauteen, katso Jos ilmoituksessa oli virhe.

Jaa osto töille

Tukun ostolasku, jonka tarvikkeet menivät usealle työlle, jaetaan vahvistetun oston sivulla, niin kukin työ laskuttaa osuutensa kerran.

1. Paina kortilla Jako töille Jaa töille.
2. Valitse riville Työ tai Yleiskulu, anna Veroton summa ja ALV-kanta, tai Kaikista kannoista, jolloin summa jakautuu laskun ALV-kantojen suhteessa. Lisää rivi lisää seuraavan.
3. Paina Tallenna jako. Jakamaton osa näkyy kohdassa Jakamatta, ja se on yleiskulua.

Jokaisen osan kohdalla lukee Laskuttamatta, Laskuluonnoksella tai Laskutettu. Laskuttamaton osa tulee työn seuraavalle laskulle omaksi tarvikeriviksi, kun työ laskutetaan tuntihinnalla: katso Laskut. Kate % (vain arvio) näyttää, paljonko osasta laskutettaisiin. Jakoa voi muuttaa (Muuta jakoa), kunnes jokin osa on laskulla. Jako ei muuta oston kirjausta.

Työn sivun Kustannukset-kortilla tarvikkeen voi liittää ostoon, josta se tuli, niin samaa tarviketta ei laskuteta kahdesti: katso Työt.

Toimittajan hyvityslasku

Toimittajan hyvityslaskun kirjaus ostolle ei ole vielä käytössä: sen ALV-käsittely odottaa kirjanpitäjän tarkistusta. Kirjaa hyvitys siihen asti saman toimittajan seuraavalle laskulle: paina Lisää ALV-kanta, valitse sama ALV-kanta ja kirjoita hyvitys miinusmerkillä. Tai korjaa alkuperäinen osto: Korjaa → Tiedoissa virhe. Jos toimittaja palauttaa rahaa jo maksetusta ostosta, kysy kirjauksesta kirjanpitäjältä.

Kuka voi tehdä mitä

Vinkit

• Kuvaa kuitti heti kassalla. Luonnos odottaa kohdassa Vahvistamatta, ja etusivu muistuttaa siitä.
• Kuvien lukemisella on kuukausiraja. Kun se täyttyy, täytä tiedot kuvasta käsin; kaikki muu toimii samoin.
• Jos käteisellä maksettu osto veisi kirjanpidon kassan miinukselle, Fleksi kysyy, maksoitko sen omilla rahoillasi.
• Toimittajan voi lisätä suoraan ostolta: Uusi toimittaja.

Lue seuraavaksi

• Pankki Tuo verkkopankin tiliote Fleksiin. Maksut kohdistuvat laskuihin viitteen ja summan perusteella, ja täsmäytys näyttää, vastaako pankki kirjanpitoa.
• Kulukorvaukset ja matkakorvaukset Päivärahat, ateriakorvaukset ja kilometrikorvaukset maksetaan Fleksissä palkan mukana. Omilla rahoilla maksettu osto kirjataan Ostoissa.
• ALV ja verokalenteri Fleksi laskee jokaiselle ALV-kaudelle maksettavan veron, eräpäivän ja luvut OmaVeroon. Verokalenteri näyttää ALV:n, palkkojen ja ennakkoverojen määräpäivät.