Ostot
Tällä sivulla
Mistä löytyy: avaa valikosta Kirjaukset ja valitse Osto.
Mitä varten
Osto vastaa kysymykseen mitä ostettiin, mihin työhön se kuuluu ja veloitetaanko se asiakkaalta.
Osto on asiakirja: toimittaja otsikossa ja rivit alla — kuten lasku, tarjous ja kuluraportti. Ostosta seuraa kolme asiaa:
- Työn kustannus — näkyy työtilauksen kannattavuudessa
- Varastosaldo — jos tuotteella on varastoseuranta
- Uudelleenlaskutus — jos rivi on merkitty asiakkaalta veloitettavaksi
Osto ei ole kirjanpidon ostoreskontra. Fleksissä ei ole kolmitiematsausta eikä ostovelkaa — vasta Ostolasku kirjattu -vaihe kertoo, että toimittajan lasku on olemassa.
Huomaa suodatin. Yllä Kaikki näyttää kuusi ostoa, vaikka Peruttu-suodattimen takana on seitsemäs. Peruttu on tarkoituksella pois oletusnäkymästä — katso Vinkit ja rajoitukset.
Työnkulku
Ostolla on kaksi reittiä, ja jälkikäteen kirjaaminen on ensisijainen — useimmiten tavarat ostetaan ensin ja kirjataan sitten.
| Tila | Siirtymät | Painike |
|---|---|---|
| Luonnos | → Vastaanotettu, Tilattu, Pyydetty | Merkitse vastaanotetuksi / Tilaa / Lähetä pyyntö |
| Pyydetty | → Tilattu, Hylätty, Luonnos | Tilaa / Hylkää |
| Hylätty | → Pyydetty | (korjaa ja pyydä uudelleen) |
| Tilattu | → Vastaanotettu, Peruttu | Merkitse vastaanotetuksi / Peruuta |
| Vastaanotettu | → Ostolasku kirjattu, Peruttu | Kirjaa ostolasku / Peruuta |
| Ostolasku kirjattu | (päätepiste) | |
| Peruttu | → Pyydetty | (piilossa oletussuodattimessa) |
Kolme tapaa käyttää
| Tapa | Reitti | Kenelle |
|---|---|---|
| Kirjaa jälkikäteen | Luonnos → Vastaanotettu | Tavallisin. Ostit tukusta, kirjaat kulun. |
| Tee ostotilaus | Luonnos → Tilattu → Vastaanotettu | Esimies tilaa ja lähettää tilauksen |
| Pyydä ostolupa | Luonnos → Pyydetty → Tilattu → Vastaanotettu | Työntekijä pyytää, esimies hyväksyy |
Vastaanotettu on käännekohta. Siinä osto vaikuttaa kustannuksiin, varastoon ja uudelleenlaskutukseen — riippumatta siitä, mitä reittiä sinne tultiin.
Tehtävien eriyttäminen
Tilattu-siirtymä on merkitty niin, että pyynnön tekijä ei hyväksy omaa pyyntöään. Sama sääntö koskee itse tehtyä tilausta. Omistaja on lopullinen auktoriteetti.
Ostolaskun kirjaus
Kirjaa ostolasku kysyy:
| Kenttä | Pakollinen |
|---|---|
| Ostolaskun numero / viite | Kyllä |
| Ostolaskun päivämäärä | |
| Ostolaskun loppusumma (€) |
Tämä on tarkoituksella erillinen tapahtuma tavaran vastaanotosta: vastaanotto ja toimittajan lasku ovat kirjanpidollisesti eri asioita. Ostolasku kirjattu on päätepiste — sen jälkeen ostoa ei voi perua.
Kentät
Otsikko
| Kenttä | Selite |
|---|---|
| Työtilaus | Mihin työhön osto kuuluu |
| Toimittaja | Poimitaan osapuolirekisteristä (rooli Toimittaja) |
| Kuvaus | Asiakirjan otsikko |
| Tilausnumero / viite | Toimittajan viite |
| Laskutetaan asiakkaalta | Rivien oletus |
| Kate-% | Rivien oletuskate uudelleenlaskutuksessa |
| Muistiinpanot |
Rivit
| Kenttä | Selite |
|---|---|
| Tuote | Poiminta tuoterekisteristä (jos tuotteet käytössä) |
| Määrä | |
| Yksikköhinta (alv 0 %) | |
| ALV | ALV-koodilistalta |
| Toimittajan tuotekoodi, Pakkauskoko | Jos tuotteet käytössä |
Tuotekentät piiloutuvat automaattisesti, jos tuoterekisteri ei ole käytössä. Osto ei vaadi tuotemoduulia.
Näin teet
Kirjaat ostoksen jälkikäteen
- Kirjaukset → Osto → Uusi
- Valitse toimittaja ja työtilaus.
- Lisää rivit — määrä, yksikköhinta, ALV.
- Merkitse tarvittaessa Laskutetaan asiakkaalta ja anna Kate-%.
- Merkitse vastaanotetuksi.
Teet ostotilauksen
- Täytä rivit luonnoksessa.
- Tilaa — tilaus siirtyy Tilattu-tilaan ja ostotilauksen lähetys tulee näkyviin.
- Kun tavara saapuu: Merkitse vastaanotetuksi.
Pyydät ostolupaa
- Täytä rivit ja Lähetä pyyntö.
- Esimies näkee pyynnön ja painaa Tilaa tai Hylkää.
Veloitat oston asiakkaalta
Merkitse rivi (tai koko osto) Laskutetaan asiakkaalta ja anna kate-%. Kun osto on Vastaanotettu ja työ laskutetaan, rivi tulee mukaan laskulle.
Kirjaat toimittajan laskun
Vastaanotetun oston sivulla Kirjaa ostolasku. Anna vähintään laskun numero.
Esimerkki: ostolupa, tilaus, vastaanotto ja ostolasku
Tilanne. Purjetien taloyhtiön A-rappuun tarvitaan 40 patteriventtiiliä. Summa ylittää Malliyritys Oy:n 500 euron rajan, joten asentaja ei tilaa itse.
| Vaihe | Kuka | Tila | Mitä tapahtuu |
|---|---|---|---|
| Pyyntö | Jussi | Luonnos → Pyydetty | Rivit täytetään, Lähetä pyyntö |
| Hyväksyntä | Petri | Tilattu | Tilaa — pyytäjä ei voi hyväksyä omaansa |
| Tavara saapuu | Jussi | Vastaanotettu | Kustannus, varasto ja laskutus päivittyvät |
| Toimittajan lasku | Riitta | Ostolasku kirjattu | Kirjaa ostolasku |
Vaiheet.
- Jussi avaa Kirjaukset → Osto → Uusi, valitsee toimittajaksi LVI-Tukku Sanistock Oy ja työtilaukseksi Patteriventtiilien vaihto, A-rappu.
- Rivi: Patteriventtiili Danfoss RA-N 15, 40 kpl, ostohinta 14,20 €.
- Laskutetaan asiakkaalta: Kyllä, Kate-% 12.
- Lähetä pyyntö → osto siirtyy Petrin Hyväksyttävät-jonoon.
- Petri painaa Tilaa. Kun tavara saapuu, Merkitse vastaanotetuksi.
- Toimittajan laskun saavuttua Kirjaa ostolasku: numero, päivä ja summa.
Lopputulos. Vastaanotto on käännekohta: siinä 568 € kustannusta kirjautuu työlle, varastosaldo kasvaa 40 kappaleella ja rivit tulevat mukaan asiakkaan laskulle 12 %:n katteella. Ostolasku kirjattu on päätepiste — sen jälkeen ostoa ei voi perua.
Yleisin virhe. Osto jää Tilattu-tilaan, koska tavaran saapumista ei merkitä. Silloin se ei näy kustannuksissa, varastossa eikä laskutuksessa, vaikka tavara on hyllyssä ja lasku tulossa.
Liittymät
| Mihin | Miten |
|---|---|
| Toimittaja | Poimitaan osapuolirekisteristä |
| Työtilaus | Ostot näkyvät työn kannattavuudessa (Ostot (vastaanotetut)) |
| Tuotteet | Rivit voidaan poimia tuoterekisteristä; varastoseurattu tuote päivittyy vastaanotossa |
| Lasku | Laskutettavat ostorivit tulevat laskulle |
| Varasto & kate -raportti | Ostot ja saldot koostetaan vastaanotetuista ostoista |
| Kirjanpidon integraatio | Ostolaskun siirto tapahtuu vasta, kun ostolasku on kirjattu (laskun numero vaaditaan). Pelkkä vastaanotto ei siirrä mitään — väärin viritettykin laukaisin lykkääntyy turvallisesti kirjaukseen asti. Katso Kirjanpidon integraatio. |
Vinkit ja rajoitukset
- Osto ei ole päällä uudessa työtilassa. Se otetaan käyttöön itse: Ylläpito → Asetukset → Moduulit → Ostot. Ostoja ei kysytä rekisteröitymisen yhteydessä, koska yhden hengen yritys ei yleensä tarvitse niitä heti — mutta ne saa käyttöön milloin tahansa ilman erillistä pyyntöä.
- Vain vastaanotetut ostot lasketaan. Tilattu mutta vastaanottamaton osto ei näy kustannuksissa, varastossa eikä laskutuksessa.
- Ostolasku kirjattu lukitsee. Peruminen sen jälkeen ei ole mahdollista — hyvitys on eri asia kuin peruutus.
- Jos käytät kirjanpidon integraatiota, tarkista että ostolaskun siirron laukaisin osoittaa Ostolasku kirjattu -tilaan eikä Vastaanotettu-tilaan. Muuten siirto lykkääntyy turvallisuussyistä ja lykkäys kirjataan lokiin.
- Peruttu-tila on piilotettu oletussuodattimessa. Se näkyy vasta, kun peruttuja ostoja on olemassa.