Kulukorvaukset
Tällä sivulla
Mistä löytyy: avaa valikosta Kirjaukset ja valitse Kuluraportti.
Mitä varten
Kuluraportti vastaa kysymykseen mitä työn tekeminen maksoi ja kuka sen maksoi. Sama lomake kattaa omalla rahalla maksetut kulut, yrityksen kortilla maksetut ja kilometrikorvaukset.
Työnkulku
| Tila | Siirtymät | Painike |
|---|---|---|
| Luonnos | → Lähetetty | Lähetä hyväksyttäväksi |
| Lähetetty | → Hyväksytty, Hylätty | Hyväksy / Hylkää |
| Hylätty | → Lähetetty | (korjaa ja lähetä uudelleen) |
| Hyväksytty | → Maksettu | Merkitse maksetuksi |
| Maksettu | → Arkistoitu | Arkistoi |
| Arkistoitu | (päätepiste) | |
| Poistettu | → Luonnos | Poista (roskakori, vain luonnoksesta) |
Hylkäys vaatii syyn. Kirjaaja näkee sen kuluraportin päällä muodossa "Hylätty: …".
Lähetetyn raportin muokkaus on lukittu — sivu kertoo sen tekstillä "— muokkaus lukittu".
Kentät
Otsikkotiedot
| Kenttä | Selite |
|---|---|
| Kuvaus | Pakollinen — mitä tämä raportti koskee |
| Alkaen, Päättyen | Jakso, jolta kulut ovat |
| Maksutapa | Oma raha tai Yrityksen kortti |
| Työtilaus | Mihin työhön kulut kuuluvat |
| Työtilausviite | Tekstiviite, jos työtä ei ole Fleksissä |
| Muistiinpanot |
Rivit
Jokaisella rivillä: Päivä, Tyyppi, Kuvaus, Määrä, Yksikköhinta, Summa, Maksutapa, Muistiinpanot.
Tyypit:
| Tyyppi | Käyttö |
|---|---|
| Kuitti | Kuitillinen ostos |
| Tarvikkeet | Materiaalit |
| Matka (km) | Kilometrikorvaus |
| Muu |
Rivikohtainen valinta Korvattava kulu / Yrityksen kulu erottaa sen, maksetaanko kulu takaisin työntekijälle vai onko se suoraan yrityksen kulu.
Näin teet
Kirjaat kulun
- Kirjaukset → Kuluraportti → Uusi
- Anna kuvaus ja jakso, valitse maksutapa.
- Liitä työtilaus, jos kulu kuuluu johonkin työhön.
- + Lisää rivi jokaiselle kululle.
- Lähetä hyväksyttäväksi.
Skannaat kuitin
Skannaa kuitti lukee kuitin tekoälyllä ja täyttää rivin tiedot puolestasi.
- Painikkeen alla näkyy tila: Ladataan kuittia… → Skannataan kuittia tekoälyllä… → Käsitellään…
- Kuitti jää liitteeksi ja näkyy pikkukuvana rivillä.
- Jos tekoälykäsittely ei onnistu: "Tekoälykäsittely epäonnistui. Syötä tiedot käsin." Rivin voi aina täyttää käsin.
- Jos ominaisuus ei ole käytössä: "Tekoälyominaisuudet eivät ole käytössä."
Pikalisäys
Lisää-kenttään voi kirjoittaa kulun luonnollisella kielellä: "Lounas 24 €", "Ajo Helsinki–Tampere". Fleksi jäsentää sen riviksi.
Kirjaat kilometrit
- Valitse rivin tyypiksi Matka (km).
- Täytä Mistä ja Minne.
- Laske etäisyys hakee kilometrit kartalta. Molemmat kentät ovat pakollisia.
- Valitse Meno-paluu, jos matka oli molempiin suuntiin.
Korvaus lasketaan Asetukset → Kulujen oletukset -arvoilla:
| Asetus | Selite |
|---|---|
| Kilometrikorvaus | Verohallinnon korvaus oman auton käytöstä. Päivitä vuosittain. |
| Alennettu kilometrikorvaus (€/km) | Otetaan automaattisesti käyttöön, kun henkilön vuosikertymä ylittää rajan |
| Raja (km / vuosi / henkilö) | Verohallinnon oletus 5 000 km / vuosi / henkilö |
Jos karttapohjainen laskenta ei ole käytössä, kilometrit syötetään käsin.
Hyväksyt kulut
Kuluraporttilistalla on Hyväksyttävät-välilehti hyväksyntäoikeuden omistavalle: näet lähettäjän, rivit ja summat, ja hyväksyt tai hylkäät.
Maksat kulut
Hyväksytty raportti merkitään maksetuksi: Merkitse maksetuksi. Sen jälkeen se voidaan arkistoida.
Tulostat kululaskun
Kuluraportin sivun Tulosta / PDF -painike tuottaa kululaskun: rivit, summat ja lähettäjä.
Esimerkki: päivystysviikon kulut omalla rahalla
Tilanne. Jussi on päivystysvuorossa. Viikon aikana kertyy työmaaruokailuja ja ajokilometrejä, jotka on maksettu omalla kortilla.
Vaiheet.
- Kirjaukset → Kuluraportti → Uusi. Otsikoksi Päivystysviikon kulut, jaksoksi maanantai–perjantai.
- Maksutapa: Omat rahat. Tämä ratkaisee, kenelle raha palautuu — yrityksen kortilla maksettu kulu kirjataan, mutta ei makseta takaisin.
- Rivit:
| Luokka | Selite | Määrä | à | Yhteensä |
|---|---|---|---|---|
| Ruokailu | Työmaaruokailu | 3 | 12,90 € | 38,70 € |
| Kilometrit | Päivystysajo Helsinki | 28 km | 0,59 € | 16,52 € |
- Liitä kuitit kuvina riveille.
- Lähetä.
Lopputulos. Raportti (55,22 €) siirtyy Petrin hyväksyttäväksi. Hyväksynnän jälkeen se odottaa maksua, ja Maksettu-merkintä on se, joka kertoo Jussille rahan olevan tulossa. Kilometririvi on arvonlisäveroton — Fleksi ei liitä siihen ALV-koodia, vaikka valitsisit sellaisen muille riveille.
Liittymät
| Mihin | Miten |
|---|---|
| Työtilaus | Kulut liitetään työhön |
| Lasku | Hyväksytyt kulut voidaan laskuttaa asiakkaalta |
| Kirjanpidon integraatio | Hyväksytty kuluraportti siirtyy Procountoriin matkalaskuna (kuitti- ja kilometririvit, liitteet mukana), jos integraatio on kytketty — katso Kirjanpidon integraatio |
Vinkit ja rajoitukset
- Vain hyväksytyt kulut päätyvät laskulle. Lähetetty mutta hyväksymätön kulu ei näy laskutusvalmiudessa.
- Liitä työtilaus heti. Ilman sitä kulu ei kohdistu työn kannattavuuteen eikä laskutukseen.
- Kilometrikorvaus muuttuu vuosittain. Se on asetus, ei kiinteä luku — tarkista se vuoden vaihtuessa.
- Kuitin skannaus on apu, ei totuus. Tarkista summa ja päivä aina.
- Kuluraportit voi ottaa käyttöön ja pois Asetukset → Moduulit -kortilta. Moduuli toimii itsenäisesti — se ei vaadi muita moduuleja.