Kulukorvaukset ja matkakorvaukset

Fleksissä matkakulujen korvaukset maksetaan palkan mukana: työntekijä kirjaa matkapäivän, omistaja hyväksyy, ja seuraava palkka-ajo maksaa korvauksen omana rivinään. Verohallinnon enimmäismäärään asti korvaus on verovapaa, ja ylittävä osa maksetaan veronalaisena palkkana. Erillistä kululaskulomaketta ei ole.

Korvaus kirjataan aina matkalle: ensin matka (kohde, lähtö ja paluu, mistä matka tehtiin ja etäisyydet), sitten sen korvaukset. Matkan tiedot ratkaisevat, onko päiväraha verovapaa. Matkakorvaukset kuuluvat palkkoihin, joten ne ovat käytössä, kun ominaisuus Palkat on päällä (Yritys → Käytössä olevat ominaisuudet).

Työntekijä kirjaa oman matkan

1. Avaa Palkka-välilehti (työnjohtajalla yrityksen sivulta Omat palkkalaskelmat).
2. Kohdassa Matkat paina Lisää matka ja täytä Kohde, Lähtöpäivä, Lähtöaika, Paluupäivä ja Paluuaika.
3. Valitse Mistä matka tehtiin?: Varsinaiselta työpaikalta tai Kotoa, ja anna kohteen suora etäisyys varsinaisesta työpaikasta ja kodista kilometreinä.
4. Vastaa, onko kohde tilapäinen työntekemispaikka, ja tallenna. Matkan kohdalla näkyy, montako verovapaata päivärahaa siitä voi maksaa.
5. Paina Lisää oma matka, valitse Matka, Matkapäivä ja Korvaus:
6. Kilometrikorvaus: kilometrit omalla autolla;
7. Kokopäiväraha (yli 10 h) tai Osapäiväraha (yli 6 h): vastaa, saitko ilmaiset ateriat, jolloin päiväraha puolitetaan;
8. Ateriakorvaus: vastaa, estikö työ ruokailun tavanomaisessa ruokailupaikassa.
9. Kirjoita Matkan tarkoitus ja reitti, esimerkiksi "Asiakaskäynti, Tampere–Hämeenlinna–Tampere", ja tallenna.

Matka odottaa omistajan hyväksyntää ja maksetaan seuraavan palkan mukana.

Omistaja hyväksyy ja maksaa

1. Avaa yrityksen sivulta Palkat → Matkakorvaukset.
2. Kohdassa Odottaa hyväksyntää tarkista matkat ja paina Hyväksy (painikkeessa on odottavien määrä, ja se hyväksyy ne kaikki).
3. Omistaja voi myös lisätä matkan ja korvauksen työntekijän puolesta: Lisää matka ja Lisää korvaus.

Korvaus, joka on kirjattu ilman matkaa, on merkitty Ei matkaa. Sitä sisältävää palkka-ajoa ei voi hyväksyä: poista korvaus ja kirjaa se matkalle.

Sivun yläreunassa näkyvät tämän vuoden verovapaat enimmäismäärät. Jos kentän summan jättää tyhjäksi, Fleksi käyttää enimmäismäärää. Hyväksytyt korvaukset maksetaan seuraavassa palkka-ajossa, ja palkkalaskelmassa ne ovat kohdassa Matkakorvaukset (verovapaat). Lisää: Palkat.

Kun vuoden enimmäismääriä ei ole vielä julkaistu

Korvaus lasketaan matkan vuoden enimmäismäärillä, ei koskaan toisen vuoden. Jos uuden vuoden enimmäismääriä ei vielä ole Fleksissä, sivu sanoo esimerkiksi: Vuoden 2027 korvauksia ei ole vielä julkaistu Fleksissä. Kirjaa sen vuoden matkat, kun Verohallinto on antanut päätöksensä ja Fleksi on julkaissut arvot. Aiemman vuoden matkat voi kirjata heti. Katso Vuoden lakisääteiset arvot.

Kun omistaja maksoi oston omilla rahoillaan

Jos maksoit yrityksen oston omalla kortillasi, kirjaa se tavallisena ostona: Ostot → Kuvaa kuitti. Kirjoita kenttään Omilla rahoilla: millä maksoit? kortti tai tili, esimerkiksi "OP Gold -kortti", ja valitse maksutavaksi Omilla rahoilla. Jos osto on osittain yksityinen, anna myös Liiketoiminnan osuus (%): yhtiö on sinulle velkaa vain sen osuuden.

• Osakeyhtiössä yhtiö on sinulle summan velkaa, ja sen voi maksaa takaisin pankista: Pankki → tilitapahtuma → Omistajan nosto. Takaisinmaksu ei ole uusi kulu: kulu kirjattiin jo ostolla, ja takaisinmaksu vain pienentää velkaa.
• Toiminimessä summa kirjataan yksityissijoitukseksi, eikä sitä makseta takaisin.

Omistajan tili (Ostot → Omistajan tili) näyttää tilikauden omilla rahoilla maksetut ostot ja millä ne maksettiin, kortti tai tili kerrallaan yhteensä, takaisinmaksut pankista sekä sen, mitä yhtiö on sinulle nyt velkaa.

Lisää: Ostot ja kuitit.

Mitä Fleksi ei vielä korvaa

• Ulkomaan päivärahat ja kilometrikorvauksen korotukset (perävaunu, matkustajat).
• Muut kulkuneuvot kuin oma auto.
• Muut työntekijän kulukorvaukset, esimerkiksi työntekijän omalla kortillaan maksama tarvike.

Laske nämä toistaiseksi muualla. Palkkojen sivun Mitä Fleksi maksaa -lista kertoo koko kattavuuden.

Kuka voi tehdä mitä

Vinkit

• Kirjaa reitti tarkasti. Verovapaus edellyttää, että matka on tehty tilapäiselle työntekemispaikalle.
• Matkakorvaukset maksetaan palkka-ajossa, joten työntekijällä on oltava palkkatiedot Fleksissä.
• Monen päivän matka kirjataan yhdeksi matkaksi, ja sen päivärahat sille.

Lue seuraavaksi

• Palkat Palkkatiedot, kuukauden palkka-ajo esikatseluineen, palkkalaskelmat, maksut pankista ja tulorekisterin arvot. Lue ensin, mitä Fleksin palkanlaskenta kattaa.
• Ostot ja kuitit Kuvaa kuitti tai ostolasku puhelimella. Fleksi ehdottaa toimittajan, päivän, summan ja ALV:n, ja vahvistus kirjaa oston yhdellä napautuksella.
• Pankki Tuo verkkopankin tiliote Fleksiin. Maksut kohdistuvat laskuihin viitteen ja summan perusteella, ja täsmäytys näyttää, vastaako pankki kirjanpitoa.