Asiakkaat, toimittajat ja yhteyshenkilöt
Tällä sivulla
Mistä löytyy: avaa valikosta Rekisterit ja valitse Asiakkaat, Toimittajat tai Yhteyshenkilö.
Mitä varten
Fleksissä on yksi osapuolirekisteri, ei kahta. Sama yritys voi olla samaan aikaan asiakas ja toimittaja — sillä on vain kaksi roolia.
Valikossa se näkyy kahtena kohtana, koska työ on eri: Asiakkaat on rooliin asiakas suodatettu näkymä, Toimittajat rooliin toimittaja. Molemmat katsovat samaa rekisteriä.
Käytännön seuraus: kun lisäät ostolle toimittajan, poimit sen samasta rekisteristä. Asiakastietoja ei tarvitse syöttää kahteen kertaan.
Työnkulku
Asiakas ja yhteyshenkilö ovat rekisteritietoja, joten työnkulku on yksinkertainen:
| Tila | Siirtymät |
|---|---|
| Aktiivinen | → Arkistoitu |
| Arkistoitu | → Aktiivinen |
Arkistointi ei poista mitään. Arkistoitu asiakas katoaa listalta ja valintalistoilta, mutta sen laskut, työt ja historia säilyvät.
Asiakkaan kentät
Yhteystiedot tulevat lomakkeella ennen laskutuksen oletuksia.
| Kenttä | Selite |
|---|---|
| Nimi | Pakollinen |
| Asiakastyyppi | Yritys tai yhteisö (oletus, valmiiksi valittuna) tai Yksityishenkilö. Henkilöltä piilotetaan Y-tunnus-, ALV- ja verkkolaskukentät — niitä ei ole olemassa. |
| Roolit | Asiakas ja/tai Toimittaja — ratkaisee, kummassa näkymässä osapuoli näkyy |
| Y-tunnus | Käytetään YTJ-haussa ja raporteilla. Tarkistenumero validoidaan tallennettaessa. ALV-numero (FI…) johdetaan tästä automaattisesti. |
| Sähköposti, Puhelin | Yleiset yhteystiedot — eivät ole sama asia kuin laskutussähköposti |
| Osoite | Käytetään myös karttanäkymässä |
| Maksuehto (päivää) | Tyhjä = yrityksen oletus. Näet oletuksen kentän vihjeessä. Vain numeroita. |
| Laskun toimitus | Yrityksen oletus, Sähköposti (PDF) tai Verkkolasku (Finvoice) |
| Laskutussähköposti | Näkyy vain, kun toimitustapa on sähköposti. Lasku lähtee tähän osoitteeseen; tyhjänä käytetään yleistä sähköpostia. |
| Laskun kieli | Yrityksen oletus, Suomi tai English. Määrää laskun ja maksumuistutuksen tulosteen kielen. |
| Muistiinpanot |
Laskutuskentät näkyvät vain, jos laskutusmoduuli on käytössä. Laskun valuutta on euro — asiakaskohtaista valuuttaa ei ole.
Kenttien lisäksi kortilla näkyy asiakasnumero: se muodostuu automaattisesti, tulostuu laskulle ja säilyy laskun tiedoissa, vaikka asiakas myöhemmin arkistoitaisiin. Sitä ei syötetä eikä muokata käsin.
Verkkolaskun tekniset tiedot
Jos toimitustavaksi on valittu Verkkolasku, asiakkaalle täytetään vielä verkkolaskuosoite ja operaattorin välittäjätunnus. Nämä ovat omassa osiossaan Verkkolaskun tekniset tiedot, ja verkkolasku reititetään pankissa juuri niiden perusteella:
- Verkkolaskuosoite on yleensä OVT-muotoinen (
0037+ Y-tunnus ilman väliviivaa). Jos kenttä on tyhjä, osoite johdetaan Y-tunnuksesta. - Välittäjätunnus on pankin BIC (esim.
NDEAFIHH) tai operaattorin tunnus (esim. Maventa003721291126). Tunnetut operaattorinimet Fleksi muuntaa tunnukseksi itse, mutta luotettavinta on kirjata asiakkaan ilmoittama välittäjätunnus sellaisenaan.
Näin teet
Lisäät asiakkaan
- Rekisterit → Asiakkaat → Uusi
- Täytä nimi. Jos tiedät Y-tunnuksen, syötä se ja paina Hae YTJ:stä — nimi, osoite ja kotipaikka täyttyvät kaupparekisteristä.
- Aseta Roolit (asiakas, toimittaja tai molemmat).
- Täytä maksuehto ja laskun toimitustapa, jos ne poikkeavat yrityksen oletuksesta.
- Tallenna.
Pikaluonti kesken työn: kun luot laskua tai työtilausta ja asiakasta ei vielä ole, kirjoita nimi asiakaskenttään. Valintalista tarjoaa Luo uusi asiakas: … — asiakas syntyy paikan päällä, eikä työ katkea.
Lisäät toimittajan
Sama kuin edellä, mutta valitse rooliksi Toimittaja. Sen jälkeen se näkyy Toimittajat-näkymässä ja ostojen toimittajavalinnassa.
Lisäät yhteyshenkilön
Voit tehdä sen kahdesta paikasta:
- Asiakkaan sivulta: Yhteyshenkilöt → Lisää yhteyshenkilö — asiakaskytkentä tulee automaattisesti.
- Rekisterit → Yhteyshenkilö → Uusi — valitse asiakas käsin.
Yhteyshenkilön kentät: Nimi, Rooli, Sähköposti, Puhelin, Asiakas, Muistiinpanot.
Arkistoit asiakkaan
Avaa asiakas → Arkistoi. Palautus samasta paikasta.
Esimerkki: sama yritys on sekä asiakas että toimittaja
Tilanne. Malliyritys Oy vuokraa Konevuokraamo Ramitec Oy:ltä timanttiporan, ja huoltaa samalle yritykselle työmaakontin vesipisteen. Ramitec on siis molempia. Kahta korttia ei tarvita — eikä pidäkään tehdä, koska silloin yhteystiedot alkavat elää erikseen.
Vaiheet.
- Rekisterit → Asiakkaat → Uusi, nimeksi Konevuokraamo Ramitec Oy.
- Roolit-kenttään rastita sekä Asiakas että Toimittaja.
- Tallenna.
Lopputulos. Yritys näkyy nyt molemmissa näkymissä: Asiakkaat-listalla, kun sille tehdään lasku, ja Toimittajat-listalla, kun sille kirjataan osto. Osoite ja Y-tunnus ovat yhdessä paikassa, ja muutos näkyy heti kumpaankin suuntaan.
Jos yritys on jo rekisterissä pelkkänä asiakkaana, älä luo uutta korttia — avaa vanha ja lisää Toimittaja-rooli.
Asiakkaan sivu
Asiakkaan sivulla on perustietojen lisäksi:
| Osio | Sisältö |
|---|---|
| Yhteyshenkilöt | Asiakkaan yhteyshenkilöt, lisäyspainike. Ensisijainen yhteyshenkilö näkyy merkittynä ja listautuu ensimmäisenä. |
| Työtilaukset | Kaikki tämän asiakkaan työt |
| Laskut | Kaikki tämän asiakkaan laskut |
| Siirrä omistajuus | Asiakassuhteen omistajan vaihto. Näkyy työtilan omistajalle, työnjohtajalle ja asiakkaan nykyiselle omistajalle; siirto kirjataan historiaan. |
Näin näet yhdellä silmäyksellä, mitä asiakkaan kanssa on meneillään. Puhelimella tietokortit tulevat ensin ja tila- ja historiaosiot niiden jälkeen.
Karttanäkymä
Asiakaslistalla on Kartta-painike. Kartta paikantaa asiakkaat osoitteen perusteella.
- Kartta avautuu heti. Jos osa osoitteista on vielä paikantamatta, ne paikannetaan taustalla ja nastat ilmestyvät kartalle sitä mukaa — ilmoitus listan yläpuolella laskee ja katoaa itsestään.
- Jos jokin osoite ei ratkea, kartta kertoo montako jäi pois. Korjaa osoite asiakaskortilla — paikannusta yritetään heti uudelleen, kun osoite muuttuu.
- Jos yhtään osoitetta ei ole paikannettu, kartta kertoo sen suoraan.
Tuonti tiedostosta
Asiakkaita voi tuoda CSV-tiedostosta esikatselun kautta. Katso Tuonti (CSV).
Liittymät
| Mihin | Miten |
|---|---|
| Tarjous | Tarjous vaatii asiakkaan; asiakastiedot kopioidaan tarjoukselle |
| Lasku | Lasku vaatii asiakkaan; maksuehto, toimitustapa ja laskun kieli periytyvät. Laskutustiedot jäädytetään laskulle luontihetkellä — asiakaskortin myöhempi muutos ei muuta vanhoja laskuja. |
| Työtilaus | Asiakas linkitetään työhön — ilman sitä työtä ei voi laskuttaa |
| Osto | Toimittaja poimitaan tästä rekisteristä |
| Liidi | Voitettu liidi muuttuu tyypillisesti asiakkaaksi |
Vinkit ja rajoitukset
- Asiakas-moduuli on pohja. Tarjous ja Lasku eivät toimi ilman sitä. Jos yrität ottaa Asiakkaat pois käytöstä samalla kun Laskut on päällä, Fleksi estää sen ja kertoo mitkä moduulit sitä tarvitsevat.
- Yhteyshenkilöt seuraavat asiakasta. Ne otetaan käyttöön automaattisesti asiakasrekisterin mukana; niitä ei valita erikseen Moduulit-kortilta.
- Maksuehto tyhjänä on oikea valinta, jos asiakkaalla ei ole poikkeavaa ehtoa — silloin yrityksen oletus pätee, ja oletuksen muutos vaikuttaa kaikkiin.