Asiakkaat

Asiakasrekisterissä ovat yritys- ja henkilöasiakkaat laskutustietoineen. Yritysasiakkaalle riittää Y-tunnus: Fleksi hakee nimen ja osoitteen YTJ:stä. Asiakkaan maksuaika ja laskujen kieli tulevat valmiiksi jokaiselle uudelle laskulle ja tarjoukselle.

Lisää asiakas

1. Avaa Asiakkaat-välilehti ja paina Uusi asiakas.
2. Valitse Asiakas on: Yritys tai Henkilö.
3. Yritykselle kirjoita Y-tunnus. Fleksi hakee tiedot YTJ:stä ja kertoo, mistä ne tulivat. Tarkista ja täydennä.
4. Täytä Laskutussähköposti. Laskut, tarjoukset ja työraportit lähtevät siihen.
5. Tarkista Maksuaika (päivää) ja Laskujen kieli (suomi tai englanti).
6. Paina Tallenna asiakas.

Jos samanniminen asiakas tai sama Y-tunnus on jo rekisterissä, Fleksi kertoo sen ennen tallennusta. Voit avata olemassa olevan asiakkaan tai painaa Tallenna silti.

Lisää asiakas kesken työn

Asiakkaan voi lisätä myös suoraan uuden työn, laskun tai tarjouksen lomakkeelta painikkeella Uusi asiakas. Lomake pysyy alla, ja uusi asiakas valitaan siihen.

Etsi asiakas

• Hae nimellä, Y-tunnuksella, sähköpostilla tai puhelinnumerolla listan yläreunasta. Numeron voi kirjoittaa muodossa 040 123 4567 tai +358 40 123 4567.
• Lista näyttää asiakkaat ennen prospekteja, 50 kerrallaan. Sen yläreunassa näkyy, montako heitä on kaikkiaan, ja Näytä lisää hakee seuraavat.
• Uuden työn, laskun, tarjouksen ja sopimuksen asiakasvalinnassa on sama haku, kun asiakkaita on yli 50.

Asiakkaan sivu

Napauta asiakasta listalla. Sivulla ovat:

• Yhteystiedot: puhelin, sähköposti ja osoite, Muut osoitteet kohteen ohjeineen, Yhteyshenkilöt, sekä Uusi työ, Uusi tarjous ja Uusi lasku. Ne avaavat lomakkeen, jossa asiakas on jo valittu ja työkohde täytetty asiakkaan osoitteella. Kun prospektit ovat käytössä, Soitot ja muistiinpanot avaa yhteydenottojen kirjauksen.
• Tietoa yrityksestä: lyhyt kuvaus ja kuvaus, jos niitä on kirjoitettu.
• Laskut: avoinna ja myöhässä oleva summa sekä uusimmat laskut tiloineen.
• Työt ja Tarjoukset: uusimmat viisi tiloineen. Napauta riviä avataksesi sen.
• Aikajana: puhelut, tekstiviestit, sähköpostit, viestit ja tapaamiset muistiinpanoineen.

Kukin näkee sivulla vain sen, mitä hänen roolinsa saa nähdä.

Muokkaa tietoja

• Paina asiakkaan sivulla Muokkaa tietoja, muuta tietoja ja paina Tallenna muutokset. Asiakkaan sivu avautuu uudelleen.
• Muutos koskee uusia laskuja. Lähetetyt laskut pysyvät sellaisina kuin ne lähetettiin.
• Yritysasiakkaalla on kohta Yhteyshenkilöt: lisää nimi, rooli, puhelin ja sähköposti, valitse Tee ensisijaiseksi ja tarvittaessa Laskut tälle henkilölle. Lasku lähtee silloin hänen sähköpostiinsa ja nimeää hänet kohdassa Viitteenne. Yhteyshenkilöt näkyvät asiakkaan sivulla ensisijainen ensin.
• Lyhyt kuvaus on yksi rivi, enintään 20 merkkiä, esimerkiksi "Sähkö, 6 hlö". Se näkyy puhelimen yhteystiedon nimessä, kun prospektit on tilattu puhelimeen: katso Prospektit.

Kohteet: muut osoitteet

Asiakkaalla voi olla laskutusosoitteen lisäksi muita osoitteita: toimipisteitä, varastoja tai kohteita, joita se hoitaa, kuten taloyhtiöitä. Kukin niistä on työn kohde.

1. Paina asiakkaan sivulla Muokkaa tietoja, ja kohdassa Muut osoitteet paina Lisää osoite.
2. Anna halutessasi Nimi, esimerkiksi "As Oy Koivukallio" tai "Varasto", sekä katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka, ja paina Tallenna osoite.

Uudella työllä kohde valitaan kohdasta Asiakkaan osoite, ja jokainen osoite näkyy kartalla. Kohteen poisto poistaa sen, jos siinä ei ole tehty töitä. Jos on, kohde merkitään Poistettu käytöstä: sen töiden osoite säilyy, mutta sitä ei tarjota uusille töille eikä näytetä kartalla.

Kohteen ohjeet

Asiakkaan sivulla jokaisen kohteen alla on Kohteen ohjeet: avainten paikka, hälytin, lemmikit ja muu, mitä tekijän on hyvä tietää. Kirjoita ne ja paina Tallenna ohjeet. Ohjeet näkevät vain toimisto ja kohteen töihin merkityt, jotka voivat lisätä työn sivulla uuden rivin. Asiakas, työraportti, lasku ja tekoäly eivät näe niitä. Katso Työt.

Prospektit ja asiakkaat

Kun ominaisuus Prospektit ja soitot on käytössä, Asiakkaat-välilehden yläreunassa on valinta Asiakkaat / Prospektit. Prospekti on mahdollinen asiakas soittolistalla, ja asiakaslistalla se on merkitty Prospekti. Kun prospektista tulee asiakas, paina sen sivulla Muuta asiakkaaksi: tiedot ja yhteydenotot säilyvät, ja asiakkaan sivu avautuu. Katso Prospektit ja soittolista.

Kuka voi tehdä mitä

Vinkit

• Kirjaa asiakkaalle laskutussähköposti heti. Ilman sitä lasku ja tarjous on toimitettava itse PDF:nä, ja tarjouksen lähettäminen pysähtyy kohtaan Ennen lähettämistä.
• Jos asiakas haluaa laskut englanniksi, valitse Laskujen kieli: Englanti. Uudet laskut, tarjoukset ja työraportit alkavat sillä kielellä.
• Kun Kartta on käytössä, työkartan Asiakkaat-kerros näyttää asiakkaat kartalla, niiden avoimet työt ja uusimmat kuvat. Katso Työkartta.
• Toimittajat lisätään ostoa kirjatessa: Ostot → osto → Uusi toimittaja.

Lue seuraavaksi

• Työt Kirjaa työ puhelun aikana yhdellä näytöllä: asiakas, kohde, tehtävä, tekijät ja aika. Työntekijä näkee työn puhelimessaan soitto- ja navigointilinkein.
• Laskut Tee lasku työstä tai käsin, tarkista ja hyväksy. Hyväksyntä numeroi laskun, lähettää PDF:n sähköpostilla ja kirjaa sen. Myös hyvitys ja osalasku.
• Työkartta Työkartta näyttää päivän tai viikon työt kartalla tekijän ja tilan mukaan. Asiakkaat-kerros näyttää asiakkaat, avoimet työt ja uusimmat kuvat.