Liidit ja yhteydenotot

Pienessä palveluyrityksessä yhteydenotosta tulee yleensä yksi kolmesta: mahdollinen asiakas, jolle soitetaan myöhemmin, tarjouspyyntö tai suoraan työ. Kaikki kolme hoituvat Fleksissä.

Kun haluat soittaa mahdollisille asiakkaille

Kirjaa mahdollinen asiakas prospektiksi: Asiakkaat → Prospektit → Uusi prospekti, tai tuo koko soittolista CSV-tiedostosta painikkeella Tuo lista. Jokaisella prospektilla on seuraavan yhteydenoton päivä, ja jokainen puhelu kirjataan muistiin tuloksineen. Puhelu soitetaan omasta puhelimestasi, ja tietokone näyttää muistiinpanot. Kun prospektista tulee asiakas, paina Muuta asiakkaaksi.

Prospektit ovat käytössä, kun omistaja on ottanut käyttöön ominaisuuden Prospektit ja soitot (Yritys → Käytössä olevat ominaisuudet). Lisää: Prospektit ja soittolista ja Soitto omasta puhelimesta.

Ryhmät ja rajaukset

Anna prospektille ryhmä, esimerkiksi LVI tai Siivous: uuden prospektin lomakkeella, prospektin sivun kohdassa Suunnitelma tai tuotavan listan sarakkeessa Ryhmä (käy myös ryhma, toimiala tai group). Fleksi tarjoaa jo käytössä olevat ryhmät, ja sama nimi pienillä kirjaimilla kirjoitettuna liittyy samaan ryhmään.

Prospektilistalla rajaat näin:

• Tänään: seuraava yhteydenotto on tänään tai jo myöhässä. Luku kertoo, montako niitä on.
• Viikko: seuraava yhteydenotto viimeistään tämän viikon sunnuntaina.
• Ei päivää: seuraavaa yhteydenottoa ei ole sovittu.
• Ryhmä ja Viimeisin tulos, esimerkiksi LVI-yritykset, joille on lähetetty sähköposti mutta jotka eivät ole vielä vastanneet. Ryhmän perässä on sen prospektien määrä.
• Haku nimellä, numerolla, sähköpostilla tai Y-tunnuksella.

Lista näyttää kerralla 50 prospektia, ja Näytä lisää hakee seuraavat. Jokaisella rivillä näkyy viimeisin yhteydenotto (tapa, päivä ja tulos) ja seuraavan yhteydenoton päivä.

Aikajana

Prospektin sivulla on yksi aikajana, uusin ensin: puhelut, tekstiviestit, sähköpostit, muut viestit ja tapaamiset tuloksineen, prospektille lähetetyt tarjoukset ja niiden hyväksyntä tai hylkäys sekä hetki, jolloin prospektista tuli asiakas. Jokaisesta yhteydenotosta näkyy, kuka sen kirjasi, ja jos sen kirjasi tekoälytyökalu, minkä avaimen kautta, esimerkiksi Kimmo · tekoälyavain "Mac Claude".

Sähköpostit

Fleksi ei lähetä sähköposteja prospekteille vaan pitää niistä kirjaa. Kun olet lähettänyt viestin tai saanut vastauksen, paina prospektin sivulla Kirjaa yhteydenotto ja valitse Sähköposti. Valitse, lähetittekö te viestin vai kirjoittivatko he, ja kirjaa aihe, viestin teksti tai tiivistelmä sekä tulos: Lähetetty, Vastasi viestiin, Ei kiinnostunut tai Tarjous. Päivä on oletuksena nyt; aiemmin lähetetylle viestille valitse sen päivä.

Muut viestit, esimerkiksi LinkedIn tai WhatsApp, kirjataan samoin valitsemalla Viesti ja kirjoittamalla Kanava.

Tapaamiset

Tapaaminen sovitaan omassa kalenterissasi (iPhone, Google tai Outlook), joka kutsuu muut ja muistuttaa. Tapaamisen jälkeen paina prospektin sivulla Kirjaa yhteydenotto, valitse Tapaaminen ja tulos: Pidetty, Ei paikalla, Ei kiinnostunut tai Tarjous, sekä seuraava yhteydenotto. Lisää: Prospektit ja soittolista.

Kun oma tekoälysi kirjoittaa viestit

Jos kirjoitat viestit omalla koneellasi olevalla tekoälyllä (esimerkiksi Claude tai Codex), yhdistä se Fleksiin tekoälyavaimella (Yhteydet tekoälyyn) ja pyydä sitä kirjaamaan jokainen lähettämänsä ja saamansa viesti. Se käyttää työkalua parties_logContact ja antaa aiheen, tekstin tai tiivistelmän, suunnan ja hetken, jolloin viesti lähti tai tuli. Jos vastaus katoaa matkalla, se toistaa kirjauksen samalla tunnisteella, eikä viesti tule kirjatuksi kahdesti. Viesti näkyy prospektin aikajanalla avaimen nimellä, joten näet, mitä teit itse ja mitä tekoäly teki. Kirjoittaminen ja lähettäminen tapahtuvat tekoälyssäsi ja sähköpostissasi, eivät Fleksissä.

Kun asiakas pyytää tarjousta

1. Lisää asiakas: Asiakkaat → Uusi asiakas, tai suoraan tarjouksen lomakkeelta Uusi asiakas.
2. Tee tarjous: Myynti → Tarjoukset → Uusi tarjous, ja lähetä se.
3. Seuraa tarjouksia listan rajauksilla: Luonnokset, Odottaa, Hyväksytyt, Hylätyt ja Vanhentuneet.

Tarjouslista toimii näin myyntiputkena: näet yhdellä silmäyksellä, mikä odottaa asiakkaan vastausta ja mistä on tullut kauppa. Lisää: Tarjoukset.

Kun asiakas soittaa ja haluaa työn tehtäväksi

Kirjaa työ heti puhelun aikana: Työt → Uusi työ. Asiakas, kohde, tehtävä, tekijä ja aika ovat samalla näytöllä. Jos Kysy Fleksiltä on käytössä, voit kirjoittaa tai liittää puhelun muistiinpanon kohtaan Puhelun muistiinpano ja painaa Luonnostele: Fleksi täyttää lomakkeen, ja sinä tarkistat sen ennen tallennusta. Lisää: Työt.

Kuka voi tehdä mitä

Vinkit

• Jos yhteydenotosta ei vielä tule tarjousta, kirjaa asiakas tai prospekti silti. Kun hän soittaa uudelleen, tiedot ovat valmiina.
• Tarjouksen voimassaolo on oletuksena 30 päivää. Vanhentuneen tarjouksen voi muokata ja lähettää uutena versiona.

Lue seuraavaksi

• Prospektit ja soittolista Soittolista mahdollisista asiakkaista: tuo lista CSV-tiedostosta, soita omasta puhelimesta, kirjaa yhteydenotto ja muuta prospekti asiakkaaksi.
• Tarjoukset Tee tarjous riveineen, lähetä PDF ja linkki. Asiakas hyväksyy linkistä ilman tunnuksia, ja hyväksytystä tarjouksesta tulee työ sovitulla hinnalla.
• Työt Kirjaa työ puhelun aikana yhdellä näytöllä: asiakas, kohde, tehtävä, tekijät ja aika. Työntekijä näkee työn puhelimessaan soitto- ja navigointilinkein.
• Yhteydet tekoälyyn (MCP) Anna omalla koneellasi olevalle tekoälylle (Claude Code, Codex) pääsy Fleksiin omilla oikeuksillasi. Maksut ja ilmoitukset se vain valmistelee.