Roolit ja oikeudet – käyttöohje

Tämä ohje kertoo, miten hallitset yrityksesi käyttäjien pääsyoikeuksia Fleksissä: kuka näkee mitä ja kuka saa tehdä mitä. Ohje on tarkoitettu omistajille ja ylläpitäjille.

Lyhyesti: jokaisella jäsenellä on rooli. Rooli vastaa kolmeen kysymykseen: mitä tietoja hän käsittelee, mitä hän saa niille tehdä ja kenen tietoja hän näkee. Valmiit roolit riittävät useimmille — oman roolin voi rakentaa, ja mikään ei muutu ennen kuin esikatselet ja vahvistat muutoksen.

Mistä oikeuksia hallitaan

Sivu löytyy valikon osiosta Ylläpito, kohdasta Roolit ja oikeudet. Sivun näkevät vain Omistaja ja Ylläpitäjä. Muut roolit eivät pääse sinne, eikä omaa roolia voi rakentaa niin, että se antaisi pääsyn tälle sivulle – tämä on tarkoituksellinen turvaraja.

Sivulla on:

1. Käytössä olevat oikeusmääritykset – vain luettava yhteenveto: montako omaa roolia ja ryhmää työtilassa on.
2. Roolit – roolikortit: Mitä rooli tekee, montako jäsentä roolilla on ja mikä sen näkyvyys on. Tiedot avaa erittelyn.
3. Luo rooli – roolimuokkain (luku 4).
4. Jäsenten roolit – kunkin jäsenen rooli ja voimassa olevat oikeudet.
5. Lisäasetukset – omat roolit ja ryhmät (luku 7).

Roolin antaminen jäsenelle tehdään Käyttäjät-sivulla, ei täällä — katso Ylläpito ja asetukset. Tämä sivu vastaa kysymykseen mitä rooli tarkoittaa; Käyttäjät-sivu siihen, kenellä se on.

Valmiit roolit

Jokaisessa yrityksessä on valmiina:

Kaksi näistä on kiinteitä: Omistajaa ja Ylläpitäjää ei voi muokata eikä poistaa. Muut valmiit roolit voi avata muokkaimeen ja sovittaa yritykselle — muutos koskee silloin kaikkia, joilla rooli on, ja siksi se kulkee aina esikatselun ja vahvistuksen kautta (luku 5).

Omistaja vs. Ylläpitäjä: ainoa ero on, että vain omistaja voi nimittää tai poistaa toisia omistajia. Muutoin ylläpitäjällä on samat oikeudet.

Näkyvyys — kenen tietoja rooli näkee

Esimerkki: työntekijä, jonka näkyvyys on Omat ja osoitetut, näkee vain omat ja itselleen osoitetut työt. Tiiminvetäjä, jonka näkyvyys on Oma tiimi, näkee ja hyväksyy tiiminsä tunnit muttei muiden.

Huom: raportit näyttävät koko yrityksen luvut näkyvyydestä riippumatta. Näkyvyys rajaa asiakkaita, töitä ja kirjauksia, ei raporttien summia.

Oman roolin rakentaminen

Paina Luo rooli. Ensin valitset lähtökohdan: tyhjä rooli tai jokin esimerkki. Esimerkit ovat vain lähtökohtia — voit muokata nimen ja kaikki oikeudet ennen tallennusta. Jos jokin esimerkki näkyy himmennettynä (ei käytettävissä tässä työtilassa), se sisältää tuotealueita, jotka eivät ole yritykselläsi käytössä.

Muokkain kysyy työn sanoilla:

1. Mikä tämän roolin nimi on? Tavallinen nimi, esimerkiksi Myyjä — teknistä tunnusta ei kysytä.
2. Kenen tietoja hän näkee? Näkyvyys, luku 3.
3. Mitä tietoja hän käsittelee? Käytössä olevat tietotyypit on ryhmitelty samoin kuin valikko (Rekisterit, Myynti, Kirjaukset …). Jokaisen tietotyypin kohdalla kerrot, saako hän katsoa, lisätä vai muuttaa — ja avaat tarvittaessa kohdan Hyväksynnät ja tilamuutokset, jossa ovat juuri sen tietotyypin työvaiheet (esim. hyväksy tunnit).
4. Saako hän ottaa tiimille tarjottua työtä? Jaettu työ ei ole osoitettu kenellekään; se näkyy vain niille, jotka saavat ottaa sen.

Valinnat pitävät huolen järjestyksestä puolestasi, tietotyyppi kerrallaan:

• Kun otat tietotyypin käyttöön, se alkaa Katso-oikeudella.
• Lisää ja Muuta valitsevat Katson automaattisesti; jos otat Katson pois, myös Lisää, Muuta ja työvaiheet poistuvat siltä tietotyypiltä.
• Työvaihe vaatii Katso + Muuta samalta tietotyypiltä — muokkain valitsee ne puolestasi, ja varoittaa jos jokin valinta jää vaille tarvitsemaansa oikeutta.

Mitään ei tallenneta vielä tässä vaiheessa: muokkaimen täyttäminen ei muuta kenenkään oikeuksia.

zoom_in

Esikatselu ja vahvistus

Kun painat Näytä muutos, Fleksi näyttää ennen tallennusta:

• roolin nimen ja näkyvyyden (muutoksissa: vanha → uusi),
• keitä muutos koskee: Koskee N henkilöä (suoraan / ryhmien kautta),
• mitä oikeuksia tulee lisää (+) ja mitä lähtee (−),
• mahdolliset varoitukset.

Jos mikään ei muuttuisi, se sanotaan suoraan: "Tämä ei muuta mitään." Vasta Vahvista muutos tallentaa. Sama polku koskee sekä uuden roolin luontia että olemassa olevan muokkausta (Muokkaa roolikortilla avaa saman muokkaimen).

Roolin poistaminen

Poista näkyy vain rooleille, jotka voi poistaa: itse luotu rooli, joka ei ole kenelläkään käytössä eikä myönnetty millekään ryhmälle. Käytössä olevaa roolia ei voi poistaa — vaihda ensin jäsenet ja ryhmät toiseen rooliin, niin kukaan ei jää vahingossa ilman oikeuksia. Valmiiksi asennettuja rooleja ei poisteta; tarpeettomaksi jäänyt muokataan tai jätetään käyttämättä.

Ryhmät (lisäasetukset)

Ryhmällä annat usealle henkilölle samat lisäoikeudet — tai yhdelle henkilölle useamman roolin yhdistelmän.

Tärkeää: ryhmien oikeudet ovat lisääviä, ja ne ovat voimassa niin kauan kuin henkilö kuuluu ryhmään. Voimassa olevat oikeudet ovat oman roolin ja kaikkien ryhmäroolien yhdistelmä, ja laajin näkyvyys voittaa.

Ryhmän luominen ja hallinta

1. Lisäasetukset → Ryhmät → Uusi ryhmä → anna nimi → Luo.
2. Lisää ryhmälle rooleja ja jäseniä (valitse ja +; poista ×).

Esimerkki: luo ryhmä Hyväksyjät, anna sille kulujen hyväksyntään tehty rooli ja lisää siihen ne henkilöt, jotka saavat hyväksyä kuluja. He säilyttävät oman roolinsa ja saavat lisäksi hyväksyntäoikeuden.

Ryhmä tässä vs. joukkomuutos Käyttäjät-sivulla

Nämä on helppo sekoittaa, ja ne toimivat eri tavoin:

• Ryhmä (tämä sivu) antaa lisäoikeuksia jatkuvasti: kun henkilö liittyy ryhmään, oikeudet tulevat; kun hän lähtee, ne lähtevät.
• Joukkomuutos Käyttäjät-sivulla vaihtaa usean henkilön perusroolin kerralla. Ryhmä tai tiimi vain valitsee henkilöt sillä hetkellä — se ei anna oikeuksia, eikä ryhmään tai tiimiin myöhemmin lisättävä henkilö saa roolia automaattisesti. Katso Ylläpito ja asetukset.

Jäsenten roolit ja voimassa olevat oikeudet

Kortti Jäsenten roolit listaa aktiiviset jäsenet haulla (nimi tai sähköposti). Koska roolit ja ryhmät yhdistyvät, tarkista tästä mitä henkilö todella saa tehdä: erittely näyttää lopulliset oikeudet — Osiot, Tiedoille, Toiminnot ja Näkyvyys — oma rooli ja ryhmät yhdistettyinä, ja mistä ryhmästä mikäkin oikeus tulee.

Roolin vaihtaminen tehdään Käyttäjät-sivulla, jossa se kulkee saman näytä muutos → vahvista -polun kautta kuin roolien muokkaus. Turvarajat: omaa roolia ei voi vaihtaa itse, omistajan roolia ei vaihdeta listalta, ja vain omistaja voi nimittää tai poistaa omistajia.

Käytä tätä erityisesti, kun ihmettelet "miksi tämä henkilö näkee tämän" — usein syy on ryhmästä tuleva laajempi rooli.

Turvarajat (mitä järjestelmä ei salli)

• Oma rooli ei voi sisältää ylläpitoa (Roolit ja oikeudet -sivun hallinta) eikä omistajien hallintaa — ne kuuluvat vain Omistajalle ja Ylläpitäjälle, joita ei voi muokata.
• Mikään roolimuutos ei tapahdu ilman esikatselua ja vahvistusta — ja esikatselu kertoo aina, keitä muutos koskee.
• Omaa roolia ei voi vaihtaa itse, eikä omistajaa voi alentaa listalta.
• Käytössä olevaa roolia ei voi poistaa.
• Roolin valinnat rajautuvat aina yrityksen käytössä oleviin tuotealueisiin — muokkain ei tarjoa oikeuksia osioihin, joita työtilassa ei ole.

Vinkkejä (vähemmän on enemmän)

• Aloita valmiista rooleista. Useimmille pienille tiimeille Omistaja, Työnjohtaja ja Työntekijä riittävät.
• Rakenna oma rooli vasta aidosta tarpeesta — esimerkiksi erillinen hyväksyjä tai taloushenkilö.
• Käytä ryhmiä toistuviin lisäoikeuksiin sen sijaan, että teet montaa lähes samanlaista roolia.
• Pidä näkyvyys mahdollisimman kapeana. Koko työtila vain niille, jotka oikeasti tarvitsevat sen; tiiminvetäjälle Oma tiimi riittää yleensä.
• Tarkista voimassa olevat oikeudet ennen kuin luotat, että rajaus toimii.

Usein kysyttyä

Miksi joku näkee tietoja, joita en odottanut? Tarkista hänen voimassa olevat oikeutensa (Jäsenten roolit). Todennäköisesti hän kuuluu ryhmään, jonka rooli antaa laajemman näkyvyyden. Muista myös, että raportit näyttävät koko yrityksen luvut näkyvyydestä riippumatta.

Voinko muokata valmista roolia, esimerkiksi Työntekijää? Voit — paitsi Omistajaa ja Ylläpitäjää. Muutos koskee kaikkia, joilla rooli on, ja esikatselu kertoo montako heitä on ennen kuin vahvistat.

Voinko poistaa roolin, joka on vielä jollakulla käytössä? Et. Vaihda ensin henkilöt ja ryhmät toiseen rooliin.

Kuka voi tehdä toisesta ylläpitäjän? Sekä omistaja että ylläpitäjä — Käyttäjät-sivulla, esikatselun ja vahvistuksen kautta. Vain omistaja voi nimittää toisia omistajia.

Näenkö etukäteen, mitä roolin muutos tekee? Näet: Näytä muutos kertoo lisäykset, poistot ja keitä muutos koskee, ennen kuin mitään tallennetaan.