Roolit ja käyttöoikeudet

Fleksissä jokaisella on yksi yrityksen rooleista. Aluksi rooleja on neljä: omistaja, työnjohtaja, työntekijä ja kirjanpitäjä. Omistaja näkee ja tekee kaiken omassa yrityksessään. Muiden roolien oikeuksia omistaja voi muuttaa, ja hän voi lisätä uusia rooleja. Oikeuksia ei säädetä yksitellen, vaan alueittain: hinnat, laskut, kirjanpito ja niin edelleen.

Roolit lyhyesti

Omistaja tekee kaiken: yrityksen tiedot, käytössä olevat ominaisuudet, ihmiset, laskut, ostot, pankki, ALV, palkat, käyttöomaisuus ja tilinpäätös. Omistajia voi olla useita, ja rooli annetaan kuten muutkin: omistaja tarkoittaa kaikkia oikeuksia, ei omistusosuutta.
Työnjohtaja johtaa työtä: työt, aikataulut, vuorolista, tunnit ja niiden hyväksyntä, tarvikkeet, asiakkaat, tarjoukset, prospektit, laskut, ostot ja toiminnan raportit. Hän näkee omat palkkalaskelmansa, ei muiden.
Työntekijä tekee omat työnsä: tunnit, tarvikkeet, lisätyöt, kuvat, asiakkaan kuittaus, omat poissaolot ja matkat. Hän voi pyytää työn sivulta uutta työtä samalle asiakkaalle ja yhdistää puhelimensa saadakseen ilmoitukset töistään ja vuoroistaan. Hän näkee omat vuoronsa ja palkkalaskelmansa, omien töidensä asiakkaan tiedot ja kohteen ohjeet, mutta ei asiakaslistaa eikä muuta henkilökuntaa. Hintoja hän ei näe missään.
Aliurakoitsija on työntekijä, joka laskuttaa omana yrityksenään. Hän näkee saman kuin työntekijä, mutta ei käytä tekoälyä. Rooli tulee, kun työntekijälle annetaan Y-tunnus, ja omistaja voi muuttaa sitä.
Kirjanpitäjä hoitaa kirjanpidon: tositteet, ALV:n, pankin, käyttöomaisuuden ja tilinpäätöksen. Hän näkee kaikki tapahtumat, myös palkat, tekee ja lähettää laskut ja kirjaa ostot, mutta ei maksa palkkoja.

Aliurakoitsijan käyttöoikeudet

Aliurakoitsija on rajattu valmiiksi: hän näkee omat työnsä ja niiden asiakkaan yhteystiedot, ja kirjaa omat tuntinsa. Asiakaslista, muut työt, hinnat, henkilökunta ja tekoäly eivät kuulu hänen rooliinsa oletuksena. Rajauksia voi muuttaa roolin sivulla, mutta aliurakoitsija pysyy aina omissa töissään. Kirjanpitäjä on usein oma yrityksensä, mutta hänelle annetaan kirjanpitäjän rooli eikä Y-tunnusta.

Muuta roolin käyttöoikeuksia

Omistaja avaa Yritys → Ihmiset → Roolit ja käyttöoikeudet ja napauttaa roolia. Muut roolit eivät näe tätä sivua. Jokaisella käyttöoikeudella on tasot, joista valitset yhden, ja muutos koskee rooliin kuuluvia heti heidän seuraavasta näkymästään. Palauta oletukset palauttaa roolin Fleksin oletuksiin. Omistajan oikeuksia ei voi muuttaa.

Käyttöoikeus	Tasot
Työt	omat, näkee kaikki ja niiden tunnit, hoitaa kaikkia
Tunnit ja vuorot	ei, omat, hyväksyy kaikkien ja laatii vuorot
Hinnat	ei hintoja, myyntihinnat omissa töissä ja tuotteissa, myyntihinnat, myynti- ja ostohinnat
Asiakkaat ja tuotteet	ei asiakaslistaa, näkee, muuttaa
Tarjoukset ja laskut	ei, näkee, tekee mutta laskun lähetys vaatii hyväksynnän, tekee ja lähettää
Ostot	ei, näkee, kirjaa
Kirjanpito	ei, näkee, hoitaa
Palkat	vain omat, näkee kaikkien, hoitaa ja näkee tunnit ja poissaolot
Tekoäly	ei, käyttää Kysy Fleksiltä -toimintoa, ja voi halutessaan yhdistää oman tekoälytyökalunsa Fleksiin (MCP)

Työt näyttää työn ja kaiken siihen kirjatun: kuka teki, montako tuntia, muistiinpanot, tarvikkeet ja kuvat. Tunnit ja vuorot ratkaisee ihmisen oman kuukauden, poissaolot ja vuorot sekä tuntien muuttamisen ja hyväksymisen. Hinnoilla ja palkoilla on omat oikeutensa, joten ne eivät tule työn mukana.

Tekoäly ratkaisee, kuka käyttää tekoälyä, kun omistaja on ottanut sen käyttöön yrityksessä. Ilman sitä Kysy Fleksiltä ei näy, avainta ei voi tehdä, ja jo tehty avain lakkaa toimimasta. Oletuksena se on muilla paitsi aliurakoitsijalla.

Kirjanpito on yksi käyttöoikeus. Hoitaminen sisältää tositteet, ALV:n, pankin, käyttöomaisuuden, tilinpäätöksen, ostojen vahvistamisen, hyvitykset ja maksumuistutukset. Se näyttää myös palkkasummat, koska ne ovat kirjanpidossa. Yksittäisten ihmisten nettopalkat ja tilinumerot näkee vain, jos Palkat-oikeus näyttää muiden palkat.

Sairauspäivät ovat terveystietoja. Niitä näkee vain se, joka hyväksyy tunteja tai hoitaa palkat. Työnantajan pitää nimetä terveystietoja käsittelevät henkilöt tai määritellä tehtävät, joihin se kuuluu (laki yksityisyyden suojasta työelämässä, 5 §), joten anna nämä tasot vain niille, joiden työhön se kuuluu.

Käyttöoikeudet riippuvat toisistaan: esimerkiksi ostojen näkeminen vaatii ostohinnat ja kirjanpito vaatii laskut ja ostot. Kun valitset jotain, Fleksi nostaa tai laskee siihen liittyvät ja kertoo, mitä muuttui, ennen kuin tallennat.

Vain omistaja lisää ihmisiä ja muuttaa rooleja, yrityksen tietoja ja käytössä olevia ominaisuuksia, tekee maksutiedoston, muuttaa työn ja laskutuksen asetuksia, ja poistaa yrityksen.

Lisää uusi rooli

Roolit ja käyttöoikeudet → Uusi rooli. Aloita jostain roolista, anna nimi ja säädä tasot. Esimerkiksi LVI-yrityksen asentaja on Työntekijä, jonka Hinnat on myyntihinnat omissa töissä ja tuotteissa, ja myyjä on rooli, jonka Hinnat on myynti- ja ostohinnat. Roolin sivu kertoo, lasketaanko sen henkilöt Fleksin hintaan: mukana ovat kaikki muut kuin ne, jotka eivät kirjaa töitä, eivät hoida töitä ja käsittelevät kirjanpitoa, kuten ulkopuolinen kirjanpitäjä. Roolin voi poistaa, kun kukaan ei ole siinä.

Tekoälyavain ei koskaan saa enempää kuin se sai tehtäessä, ja kun roolilta otetaan jotain pois, se koskee heti myös avainta.

Oletukset: kuka näkee ja tekee mitä

Alue	Omistaja	Työnjohtaja	Työntekijä	Kirjanpitäjä
Yrityksen tiedot ja ihmiset	Muuttaa	Lukee yrityksen tiedot	Ei	Lukee yrityksen tiedot
Käytössä olevat ominaisuudet	Muuttaa	Ei	Ei	Ei
Asiakkaat	Muuttaa	Muuttaa	Omien töiden asiakkaat, ei asiakaslistaa	Muuttaa
Prospektit ja soitot	Kaikki	Kaikki	Ei	Ei
Yhdistetyt puhelimet	Omat	Omat	Ei	Ei
Työt	Kaikki	Kaikki	Omat	Lukee (ei omaa välilehteä)
Tunnit ja tarvikkeet	Kaikki, hyväksyy	Kaikki, hyväksyy	Omat	Lukee
Kuukauden lukitus	Lukitsee ja avaa	Lukitsee	Ei	Ei
Poissaolot ja niiden syyt	Kaikki	Kaikki	Omat	Ei
Vuorolista	Laatii ja julkaisee	Laatii ja julkaisee	Omat julkaistut vuorot	Ei
Tarjoukset ja laskut	Tekee ja lähettää	Tekee ja lähettää	Ei	Tekee ja lähettää
Ostot ja kuitit	Kirjaa ja vahvistaa	Kirjaa	Ei	Kirjaa ja vahvistaa
Tuotteet ja hinnat	Muuttaa	Muuttaa	Tuotteiden nimet, ei hintoja	Muuttaa
Pankki ja verotili	Tuo ja kohdistaa	Ei	Ei	Tuo ja kohdistaa
ALV ja verokalenteri	Ilmoittaa	Ei	Ei	Ilmoittaa
Kirjanpito ja tilinpäätös	Kaikki	Ei	Ei	Kaikki
Käyttöomaisuus ja poistot	Kaikki	Ei	Ei	Kaikki
Toiminnan raportit	Kaikki	Kaikki (ilman palkkoja)	Ei	Lukee
Palkat	Kaikki	Omat palkkalaskelmat	Omat palkkalaskelmat	Lukee kaikki
Matkakorvaukset	Hyväksyy	Omat matkat	Omat matkat	Lukee
Kalenteri ja työkartta	Kaikki	Kaikki	Omat työt	Kaikki; ei vuoroja
Kysy Fleksiltä	Kysyy	Kysyy	Kysyy	Kysyy
Luonnokset tekoälyllä	Kyllä	Kyllä	Ei	Ei
Tapahtumaloki ja käyttö	Lukee	Ei	Ei	Lukee
Yhteydet tekoälyyn	Omat avaimet	Omat avaimet	Omat avaimet	Omat avaimet

Kysy Fleksiltä ja tekoälyn avaimet toimivat aina kysyjän omin oikeuksin: ne eivät näytä mitään, mitä roolisi ei näe.

Taulukko kertoo oletukset; omistaja voi muuttaa niitä. Lisäksi alueen ominaisuuden pitää olla yrityksessä käytössä: esimerkiksi vuorolista, kartta, prospektit, palkat, Kysy Fleksiltä ja tekoälyn avaimet näkyvät vain, kun omistaja on ottanut ne käyttöön. Ominaisuus ei koskaan anna roolille enempää kuin taulukossa lukee. Katso Käytössä olevat ominaisuudet.

Lisää henkilö ja anna rooli

Omistaja avaa Yritys → Ihmiset ja käyttöoikeudet ja painaa Lisää henkilö.
Anna Nimi, Sähköposti, Rooli ja Sähköpostin kieli.
Jos työntekijä laskuttaa omana yrityksenään, anna Aliurakoitsijan Y-tunnus (vapaaehtoinen).
Paina Lisää ja lähetä kutsu.

Työntekijän voi lisätä ilman sähköpostia: Lisää ilman sovellusta. Hän ei kirjaudu, mutta hänelle voi antaa töitä ja kirjata tunteja, ja kun Palkat on käytössä, maksaa palkkaa. Sähköpostin voi antaa hänelle myöhemmin napauttamalla häntä listassa: hän saa kutsun ja kirjautuu samana henkilönä, jolla työt, tunnit ja palkkatiedot jo ovat.

Omistajia voi olla useita: esimerkiksi yrittäjäpariskunta, jossa molemmat hoitavat kaiken, tai luotettu kirjanpitäjä, jonka pitää myös lisätä ihmisiä ja maksaa palkat. Kukaan ei muuta omaa rooliaan eikä poista itseään, joten yrityksellä on aina omistaja.

Toiminimessä yrittäjä on eri asia kuin omistajan rooli. Yrittäjä on se, jonka oma yritys toiminimi on, eikä hän saa siitä palkkaa. Aluksi yrittäjä on se, joka perusti yrityksen Fleksiin. Kaikille muille, myös toiselle omistajalle, voi maksaa palkkaa. Yrittäjän voi vaihtaa Ihmiset-sivun kortista Toiminimen yrittäjä, mutta ei henkilöön, joka jo saa palkkaa tai on aliurakoitsija.

Esimerkkiyrityksessä kutsuja ei lähetetä. Henkilö lisätään roolinsa kanssa, ja hänen rooliaan voi muuttaa, mutta hän ei saa sähköpostia eikä pääse kirjautumaan esimerkkiin. Painike on silloin Lisää.

Uusi henkilö -lomake: nimi, sähköposti, rooli, aliurakoitsijan Y-tunnus ja sähköpostin kieli

Muuta roolia tai poista käyttöoikeus

Napauta henkilöä, valitse uusi rooli ja paina Tallenna.
Poista käyttöoikeus ja sen jälkeen Vahvista poisto estää kirjautumisen. Henkilön kirjaukset säilyvät, ja hänet voi lisätä takaisin. Työsuhde ei pääty tästä: palkat maksetaan, kunnes työsuhteen päättymispäivä annetaan palkkatiedoissa.

Kun rooli muuttuu tai käyttöoikeus poistetaan, henkilön tekoälyavaimet lakkaavat toimimasta.

Vinkit

Anna tilitoimistolle kirjanpitäjän rooli: se hoitaa kirjanpidon. Jos kirjanpitäjän pitää myös lisätä ihmisiä, anna omistajan rooli. Jos haluat tarkastajan, joka vain lukee, tee uusi rooli ja valitse kirjanpidoksi Näkee.
Yrittäjäpariskunta: anna kummallekin omistajan rooli, niin molemmat tekevät kaiken.
Jokainen muutos näkyy tapahtumalokissa: kuka, mitä ja milloin.