Ylläpito ja asetukset
Tällä sivulla
Mistä löytyy: valikon osio Ylläpito
| Sivu | Kuka näkee |
|---|---|
| Käyttäjät | Omistaja, ylläpitäjä |
| Tiimit | Omistaja, ylläpitäjä, tiiminvetäjä |
| Roolit ja oikeudet | Omistaja, ylläpitäjä |
| Asetukset | Omistaja, ylläpitäjä |
Käyttäjät
Kutsuminen
Kutsu käyttäjä: sähköposti, nimi ja rooli. Kutsuttu saa sähköpostin ja näkyy listalla tilassa Kutsu lähetetty, kunnes hän hyväksyy.
- Lähetä kutsu uudelleen, jos kutsu ei tullut perille. Jo hyväksyttyä kutsua ei voi lähettää uudelleen.
- Omistajaksi ei kutsuta suoraan: "Kutsu ensin ylläpitäjäksi ja ylennä sitten aktiivinen jäsen omistajaksi."
Käyttäjälista
| Sarake | Sisältö |
|---|---|
| Nimi, Sähköposti | |
| Rooli | Nykyinen rooli |
| Mitä hän voi tehdä | Tiivistelmä tehokkaista oikeuksista |
| Tila | Aktiivinen · Kutsu lähetetty · Ei aktiivinen |
| Toiminnot | Hallitse oikeuksia, poista käytöstä, palauta käyttöön |
Mitä hän voi tehdä avautuu tarkemmaksi erittelyksi: Osiot, Tiedoille, Toiminnot ja Näkyvyys. Jos oikeuksia tulee myös ryhmien kautta, se kerrotaan erikseen (Lisäksi ryhmien kautta).
Roolin vaihtaminen
- Hallitse oikeuksia → valitse Uusi rooli
- Näytä muutos — Fleksi näyttää, mitä oikeuksia tulee ja mitä lähtee, ennen kuin mitään tallennetaan.
- Vahvista muutos
Turvarajat:
- Et voi muuttaa omaa rooliasi.
- Vain omistaja voi myöntää tai poistaa omistajan roolin.
- Viimeistä omistajaa ei voi poistaa.
- Omistajaksi voi korottaa vain aktiivisen jäsenen.
Joukkomuutos
Rooli voidaan asettaa usealle kerralla valitsemalla Käyttöoikeusryhmä tai Tiimi ja uusi rooli.
Ryhmä tai tiimi vain valitsee henkilöt: se ei anna oikeuksia, eikä myöhemmin lisättävä henkilö saa tätä roolia automaattisesti.
Ennen tallennusta näytetään: montako henkilöä on mukana, montako muuttuu ja mikä oikeuksissa muuttuu. Omistajia ja ylläpitäjiä ei voi asettaa tätä kautta.
Vastuut
Vastuut, kuten tuntien hyväksyntä tai Procountor-siirto, seuraavat roolia — niitä ei voi vielä antaa henkilölle erikseen. Roolin näkyvyys rajaa, kenen työtä vastuu koskee, ja ryhmällä sen voi antaa vain osalle.
Tiimit
Tiimi on joukko ihmisiä ja sillä on tiiminvetäjä.
Toiminnot: Luo tiimi, Nimeä uudelleen, Lisää käyttäjä, Poista, Arkistoi.
Tiimillä on kaksi tehtävää:
- Näkyvyys. Rooli, jonka näkyvyys on Oma tiimi, näkee ja hyväksyy oman tiiminsä työn — ei muiden.
- Jaettu työ. Työtilaus voidaan tarjota tiimille, josta kuka tahansa voi ottaa sen tehtäväkseen.
Tiiminvetäjä ei voi muuttaa omistajien tai ylläpitäjien tietoja.
Roolit ja oikeudet
Roolit, ryhmät ja jäsenten tehokkaat oikeudet hallitaan sivulla Roolit ja oikeudet.
Näkyvyystasot:
| Taso | Näkee |
|---|---|
| Vain itse luodut | Hänen itse luomansa tiedot |
| Omat ja osoitetut | Hänen luomansa ja hänelle osoitetut |
| Oma tiimi | Omansa sekä niiden henkilöiden tiedot, joiden tiimiä hän vetää |
| Koko työtila | Kaikki työtilan tiedot valituilla tuotealueilla |
Koko aihe on omassa ohjeessaan: Roolit ja oikeudet – käyttöohje.
Asetukset
Asetussivu on korttien sarja. Alla kortit siinä järjestyksessä kuin ne ovat sivulla.
Yrityksen tiedot (työtila)
Työtilan nimi. Näkyy laskuilla ja muissa asiakkaille lähetettävissä dokumenteissa. Lisäksi kieli.
Moduulit
Ota ominaisuuksia käyttöön tai pois käytöstä. Tietoja ei poisteta — kun otat ominaisuuden uudelleen käyttöön, se palaa täsmälleen entiselleen.
Kytkettävät moduulit: Asiakkaat, Työtilaukset, Tuntikirjaukset, Kulukorvaukset, Tarjoukset, Laskut, Tuotteet.
Riippuvuudet hoidetaan puolestasi:
- Käyttöönotossa: "Tarvitsee: {moduulit} (otetaan käyttöön samalla)" — esim. Laskut ottaa Asiakkaat käyttöön.
- Poistossa: "Tarvitaan: {moduulit}" ja "Poista {moduulit} ensin käytöstä".
- Jos moduulissa on tietoja: "Osiossa {nimi} on tallennettuja tietoja ({n} kpl). Ne säilyvät ja palautuvat heti kun otat osion taas käyttöön. Jatketaanko?"
Laskutus ja kokeilu
Näyttää vaiheen, kokeilun aloituspäivän, jäljellä olevat päivät, aktiiviset käyttäjät (viimeiset 30 päivää) ja kaupallisen käyttöoikeuden voimassaolon.
Yhden käyttäjän työtila on ilmainen ilman aikarajaa. 30 päivän monikäyttäjäkokeilu alkaa kun toinen henkilö aloittaa työn samassa työtilassa. Kokeilun jälkeen työtila kapenee asteittain viikkojen aikana — ei lukkiutumista, ei datakadotusta.
Yrityksen tiedot
Nimi, Y-tunnus, kotipaikka, sähköposti, puhelin, verkkosivusto, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, maakoodi sekä verkkolaskun tekniset tiedot (yrityksen oma verkkolaskuosoite ja pankin välittäjätunnus).
Nämä tulostuvat laskuille ja tarjouksille. Verkkolaskutiedot ohjaavat lisäksi Finvoice-tiedoston reitityksen: kirjaa niihin samat arvot kuin pankin verkkolaskusopimuksessa. Ilman omaa merkintää osoite johdetaan Y-tunnuksesta.
Laskutuksen oletukset
Oletusmaksuehto, oletusvaluutta, viivästyskorko, maksukehotusmaksu.
Laskun toimitus
Työtilan oletusreitti laskuille. Voidaan ohittaa asiakaskohtaisesti. Sähköposti lähettää PDF-liitteen, Finvoice luo XML-tiedoston pankkiin, ja kirjanpito-ohjelmareitti (Procountor/Netvisor, vain kytketyssä työtilassa) siirtää yhden lähettämättömän luonnoksen, joka tarkistetaan ja lähetetään siellä. Katso Kuka toimittaa laskun asiakkaalle.
Tarjouksen oletukset
Voimassaolo (päiviä), toimitusehdot, vakio-oletukset / rajaukset, vakio-lisätiedot. Nämä esitäytetään uusiin tarjouksiin. Maksuehto tulee Laskutus-kortin oletusmaksuehdosta.
Tarjouksen vakiotekstit
Toistuvat tekstipätkät (intro, rajaukset, vakio-oletukset), jotka lisätään tarjoukseen yhdellä klikkauksella.
Tarjouksen riviryhmät
Valmiit riviryhmät (esim. "Keittiöremontti – perusrunko"), jotka voi lisätä tarjoukseen kokonaisuutena.
Tarjouspohjat
Pohjien nimeäminen, käytöstä poistaminen ja poistaminen. Pohja luodaan tarjouksen sivulla painikkeella Tallenna pohjaksi.
Kulujen oletukset
Kilometrikorvaus, alennettu kilometrikorvaus ja raja (km / vuosi / henkilö). Verohallinnon oletus: 5 000 km / vuosi / henkilö. Päivitä vuosittain.
Kirjanpidon integraatio
Näkyy vain työtiloissa, joihin Procountor- tai Netvisor-yhteys on kytketty. Kortti kertoo yhteyden tilan ja tositevirroittain, mitkä tositteet siirtyvät kirjanpitoon (laskut, kulut, tunnit — kukin erikseen). Kytkennän määrittää Fleksin tuki yhdessä yrityksen kanssa — kortti on luettavissa, ei muokattavissa. Ota yhteyttä tukeen, jos tila ei ole kunnossa.
Mitä kirjanpitoon siirtyy ja milloin, kuka toimittaa laskun asiakkaalle ja mistä maksutieto tulee: Kirjanpito ja laskun toimitus.
Valuutat, ALV-koodit, Pankkitilit, Tiliöintikoodit
Listat, joista laskun, tarjouksen, oston ja tuntikirjauksen valintakentät täytetään.
Tuoterekisteri
Tuoteryhmät — ryhmittelee tuotteet hakua ja raportointia varten (esim. LVI, Asennus, Matkakulut). Tuoteperheet — kokoaa saman tuotteen vuosiversiot (esim. Km-korvaus 2025/2026 → Kilometrikorvaus). Tuonti lisää puuttuvat perheet automaattisesti.
Työaikakalenteri
Lakisääteiset arkipyhät lasketaan automaattisesti. Lisää tähän yrityskohtaiset vapaapäivät (esim. juhannusaatto, jouluaatto) — ne nollaavat päivän tavoiteajan saldolaskennassa.
Työajan seuranta
| Asetus | Vaikutus |
|---|---|
| Lounasvähennys (minuuttia) | Vähennyksen pituus |
| Lounasvähennyksen raja (tuntia) | Mistä päivän pituudesta vähennys tehdään |
| Päivän enimmäistunnit | 0 = ei rajaa |
| Tuntikirjaus vain osoitetuille työtilauksille | Sisäiset työt ja poissaolot ovat aina sallittuja |
Esimerkki: uusi asentaja taloon
Tilanne. Malliyritys Oy palkkaa asentajan. Hänen pitää päästä kirjaamaan omat tuntinsa ja kulunsa, mutta ei nähdä koko yrityksen laskutusta.
Vaiheet.
- Ylläpito → Jäsenet → Kutsu. Sähköposti ja rooli Työntekijä.
- Rastita Resurssi, jos hänelle suunnitellaan töitä — vain resurssit näkyvät kuormitusnäkymässä.
- Lisää hänet tiimiin (Ylläpito → Tiimit), jos esimiehen pitää nähdä hänen työnsä.
- Tarkista Ylläpito → Käyttöoikeudet, miltä työntekijän rooli näyttää.
- Varmista lopputulos Katso roolina -toiminnolla.
Lopputulos. Kutsuttu saa sähköpostilinkin, asettaa salasanan ja näkee kirjautuessaan vain oman työnsä: omat tunnit, omat kulut ja hänelle määrätyt työtilaukset.
| Rooli | Näkee | Ei näe |
|---|---|---|
| Omistaja | Kaiken, myös laskutuksen ja asetukset | — |
| Esimies | Oman tiiminsä työn ja hyväksynnät | Työtilan asetukset |
| Työntekijä | Omat kirjauksensa ja määrätyt työt | Muiden tunnit, laskut |
| Katselija | Raportit, asiakkaat, työt ja kirjaukset lukutilassa | Muokkaustoiminnot |
Älä anna omistajan roolia vain siksi, että jokin ei näy. Tarkista ensin Katso roolina -toiminnolla, mistä puute johtuu — usein kyse on moduulista, jota ei ole otettu käyttöön, ei oikeudesta.
Vinkit ja rajoitukset
- Moduulin poisto ei poista tietoja. Se on näkyvyysasetus. Ota huoletta pois se, mitä et käytä — palautus on yksi klikkaus.
- Yrityksen tiedot kannattaa täyttää ensin. Ne tulostuvat jokaiselle laskulle ja tarjoukselle.
- Kilometrikorvaus ja työaikakalenteri vanhenevat vuosittain. Merkitse ne vuoden ensimmäisen viikon tehtäviin.
- Roolin vaihdon esikatselu kannattaa lukea. Se kertoo tarkalleen, mitä oikeuksia muutos tuo ja vie — arvailulle ei ole tarvetta.
- Integraation laukaisin on tärkeä asettaa oikein. Erityisesti ostoilla: siirron pitää lähteä Ostolasku kirjattu -tilasta eikä Vastaanotettu -tilasta.