Yritys ja asetukset

Fleksin asetukset ovat yrityksen sivulla, joka aukeaa yläpalkin yrityksen nimestä. Asetuksia on vähän tarkoituksella: tilikartta, ALV-koodit ja lakisääteiset arvot tulevat palvelusta valmiina, eikä rooleja tai lomakkeita tarvitse rakentaa itse. Omat asetuksesi ovat yläpalkin henkilökuvakkeen takana.

Yrityksen tiedot

Yritys näyttää ja omistaja muuttaa:

• Yritys ja osoite: Y-tunnus, nimi, yhtiömuoto ja osoite;
• Laskuille: tilinumero (IBAN), sähköposti laskuille ja puhelin. Nämä tulostuvat jokaiselle laskulle;
• Arvonlisävero: onko yritys arvonlisäverovelvollinen ja ALV-ilmoitusjakso;
• Kirjanpito Fleksissä: päivä, jolloin kirjanpito alkaa Fleksissä, ja tilikaudet;
• vakiotilikartta ja ALV-koodit lähteineen.

Paina Tallenna muutokset.

Vain nimi ja yhtiömuoto ovat pakollisia. Puuttuvan Y-tunnuksen, osoitteen, tilinumeron tai ALV-tiedon Fleksi kysyy silloin, kun jokin vaihe sitä tarvitsee, esimerkiksi laskua hyväksyttäessä: tiedot kirjoitetaan siihen paikkaan, ja ne tallentuvat tänne. Annetun tiedon voi muuttaa, mutta ei poistaa, koska se on voinut jo tulostua laskulle. Katso Ensimmäiset 30 minuuttia.

Yrityksen sivun linkit

Käytössä olevat ominaisuudet

Omistaja valitsee, mitä osia Fleksistä yritys käyttää: esimerkiksi työt, kalenteri ja vuorolista, kartta, tarjoukset, prospektit, palkat ja Kysy Fleksiltä. Pois käytöstä oleva ominaisuus katoaa kaikkien näkyvistä, mutta sen tiedot säilyvät. Katso Käytössä olevat ominaisuudet.

Laskutussääntö ja tuntien hyväksyntä

Laskutus-sivulla omistaja valitsee, miten työ hinnoitellaan laskulle:

• Lähtömaksu ja tuntihinta: lähtömaksu, sen sisältämät tunnit (uudessa säännössä 0), tuntihinta ja tarvikkeiden kate;
• Kiinteä hinta: koko työ yhtenä rivinä.

Samalla sivulla on Tuntien hyväksyntä: päällä, tunnit on hyväksyttävä ennen laskua.

Avaavat saldot

Avaavat saldot kertovat, mitä yrityksellä oli ja mitä se oli velkaa sinä päivänä, kun kirjanpito alkaa Fleksissä. Omistaja syöttää ne kohdassa Yritys → Avaavat saldot. Jos yrityksellä oli edellinen tilikausi, etusivulla on kehotus Syötä avaavat saldot, kunnes saldot on kirjattu. Uusi yritys, jolla ei ole edellistä tilinpäätöstä, napauttaa sivulla Yritys on uusi: ei edellistä tilinpäätöstä, ja kehotus poistuu.

Ota esiin edellisen tilinpäätöksen tase ja kopioi luvut rivi riviltä. Lomake kulkee taseen järjestyksessä:

Edellisen tilikauden voitto siirtyy uuden tilikauden alussa edellisten tilikausien voittoon, joten molemmat kirjataan tilille 2250. Tappio kirjoitetaan miinusmerkillä. Toiminimellä oma pääoma on yksi luku: edellisen taseen oma pääoma yhteensä. Jätä tyhjiksi rivit, joita taseessa ei ole.

Kun kirjanpito alkaa kesken tilikauden, syötä lisäksi tilikauden alusta kertyneet tulot ja menot vanhasta kirjanpidosta sekä toiminimen yksityisotot ja -sijoitukset. Näin tuloslaskelma kattaa koko tilikauden.

Esikatsele kirjaus näyttää kirjauksen sekä vastaavaa (omaisuus) ja vastattavaa (oma pääoma ja velat) yhteensä. Jos ne eivät täsmää, Fleksi kertoo, kummalta puolelta puuttuu ja kuinka paljon, ja ehdottaa puuttuvaa riviä: esimerkiksi jos omaisuutta on 77 289,64 € liian vähän, rahoitusarvopaperit ovat ehkä jääneet pois. Lisää puuttuva rivi. Erotus kirjataan edellisten tilikausien voittoon vain, jos vahvistat sen summan erikseen.

Saldoja voi muuttaa, kunnes ensimmäinen ALV-kausi Fleksissä on ilmoitettu. Kun tuot ensimmäisen tiliotteen, Pankki-sivun täsmäytys kertoo, jos tiliotteen alkusaldo eroaa avaavien saldojen pankkitilin saldosta.

Tapahtumaloki

Tapahtumaloki näyttää, kuka teki mitä ja milloin. Sitä ei voi muuttaa. Rajaa henkilön, alueen ja päivien mukaan, ja avaa tapahtuma nähdäksesi annetut tiedot. Tekoälytyökalun avaimella tehdyt muutokset näkyvät avaimen nimellä.

Omat asetukset

• Henkilökuvake → Yhteydet tekoälyyn: avaimet Claudelle tai Codexille omalla koneellasi, kun Tekoälyyhteydet (MCP) on käytössä. Katso Yhteydet tekoälyyn.
• Henkilökuvake → Puhelimet: puhelin, joka saa ilmoitukset töistä ja vuoroista ja soittaa prospekteille. Toimisto näkee siellä myös, keillä ei ole yhdistettyä puhelinta. Katso Soitto omasta puhelimesta.
• Teema: järjestelmän mukaan, vaalea tai tumma.
• English / Suomeksi: sovelluksen kieli.
• Kalenterin tilauslinkki: Kalenteri → Lisää → Tilaa kalenteri, kun Kalenteri ja työvuorot on käytössä (ei kirjanpitäjälle).

Kuka voi tehdä mitä

Vain omistaja muuttaa yrityksen tietoja, käytössä olevia ominaisuuksia, ihmisiä, laskutussääntöä, palkka-asetuksia ja avaavia saldoja. Työnjohtaja ja kirjanpitäjä näkevät yrityksen tiedot. Työntekijä ei näe yrityksen sivua.

Vinkit

• Kun henkilön käyttöoikeus poistetaan, hänen kirjauksensa säilyvät ja työsuhde jatkuu palkanlaskennassa, kunnes päättymispäivä annetaan palkkatiedoissa.
• Nykyisessä Fleksissä ei muokata rooleja, oikeuksia tai lomakkeita. Roolit ovat kiinteät: katso Roolit ja oikeudet.

Lue seuraavaksi

• Roolit ja käyttöoikeudet Omistaja, työnjohtaja, työntekijä ja kirjanpitäjä. Omistaja muuttaa, mitä kukin rooli näkee ja tekee, ja lisää uusia rooleja.
• Ensimmäiset 30 minuuttia Fleksissä Kirjaudu, aloita yrityksen nimellä ja yhtiömuodolla, lisää asiakas, ihmiset ja laskutussääntö, ja kirjaa ensimmäinen työ.
• Käyttö ja tekoäly Kysy Fleksiltä vastaa luvuista, tilitapahtumista ja Fleksin käytöstä linkkeineen, luonnokset täyttävät lomakkeita, ja Käyttö-sivu näyttää kysymykset ja rajat.