Fleksin perusteet

Fleksi on tehty käytettäväksi yhdellä peukalolla puhelimella. Tietokoneella se on sama sovellus isommalla näytöllä. Alareunan välilehdet vievät päätöihin, ja yläpalkista löytyvät yritys, omat asetukset sekä kartta ja kalenteri, kun ne ovat käytössä. Mitä näet, riippuu roolistasi ja siitä, mitkä ominaisuudet yrityksessä on otettu käyttöön.

Kirjautuminen

1. Kirjoita sähköpostiosoitteesi ja paina Lähetä koodi.
2. Sähköpostissa on kuusinumeroinen koodi ja linkki. Kirjoita koodi kenttään Kirjautumiskoodi, tai avaa linkki. Kuusi numeroa kirjaa sisään saman tien; painike Kirjaudu tekee saman.

• Koodi on voimassa 10 minuuttia ja toimii vain siinä selaimessa, jossa sitä pyysit.
• Linkki on voimassa 15 minuuttia, missä selaimessa tahansa.
• Kumpikin toimii kerran. Kun käytät toista, toinen lakkaa toimimasta.
• Viiden väärän koodin jälkeen pyyntö päättyy. Paina silloin Pyydä uusi koodi.

Salasanaa ei tarvita. Ensimmäisen sähköpostikirjautumisen jälkeen Fleksi tarjoaa kerran Face ID:tä tai sormenjälkeä, ja kohdassa Kirjautumistavat voit lisätä pääsyavaimen tai salasanan milloin vain. Tallennettu pääsyavain tai salasana tarjoutuu sen jälkeen sähköpostikentässä. Tärkeät toimet, kuten maksuaineisto ja käyttäjien lisääminen, pyytävät tuoreen vahvistuksen paikan päällä. Uudesta laitteesta tulee viesti, ja sen linkistä kirjautumisen voi lopettaa. Kirjaudu ulos yläpalkin Kirjaudu ulos -painikkeella.

Toinen käyttäjä samalla laitteella

Fleksissä ei vaihdeta käyttäjää kesken kirjautumisen. Jokainen kirjautuu omalla sähköpostiosoitteellaan, ja hänen roolinsa päättää, mitä hän näkee. Kun toinen henkilö käyttää samaa puhelinta tai tietokonetta, paina yläpalkissa Kirjaudu ulos, ja hän kirjautuu omalla sähköpostiosoitteellaan.

Uuden käyttäjän lisää yrityksen omistaja: katso Lisää henkilö ja anna rooli.

Vaihda yritystä

Jos sinulla on pääsy useampaan yritykseen, esimerkiksi omaan yritykseesi ja esimerkkiyritykseen, tai useampi yritys on lisännyt sinut henkilöksi, vaihdat yritystä yrityslistalta.

1. Napauta yläpalkissa yrityksen nimeä ja avaa Yritykset ja esimerkki. Työntekijällä yrityksen nimi avaa listan suoraan.
2. Lista Yritykset näyttää yritykset, joihin sinulla on pääsy, ja roolisi kussakin. Avoinna nyt on se, jossa olet.
3. Napauta yritystä. Fleksi avautuu sen etusivulle.

Seuraava kirjautuminen avaa yrityksen, jossa olit viimeksi. Samalta listalta voit myös avata esimerkkiyrityksen, ja oman yrityksen omistaja voi lisätä toisen yrityksen: Lisää yritys.

Välilehdet

Alareunassa on enintään kuusi välilehteä roolin mukaan.

Välilehti näkyy, kun sen ominaisuus on käytössä: Työt tarvitsee ominaisuuden Työt, Ostot ominaisuuden Ostot ja kuitit, Kalenteri ja Vuorot ominaisuuden Kalenteri ja työvuorot, ja työntekijän Palkka ominaisuuden Palkat. Katso Käytössä olevat ominaisuudet.

Myynti sisältää laskut ja tarjoukset: kun Tarjoukset on käytössä, vaihda niiden välillä sivun yläreunan valinnalla Laskut / Tarjoukset. Samoin Asiakkaat-välilehdellä on valinta Asiakkaat / Prospektit, kun Prospektit ja soitot on käytössä.

Yläpalkki

• Yrityksen nimi avaa yrityksen sivun: perustiedot, käytössä olevat ominaisuudet, ihmiset, laskutus, tuotteet, palkat, tapahtumaloki, käyttö ja avaavat saldot, roolin mukaan.
• Karttaneula avaa työkartan, kun Kartta on käytössä.
• Kalenteri, kun Kalenteri ja työvuorot on käytössä (jos kalenterilla ei ole omaa välilehteä).
• Työntekijällä on yläpalkissa myös Kysy Fleksiltä, kun se on käytössä. Muut avaavat sen etusivulta.
• Henkilökuvake avaa omat asetukset: yhteydet tekoälyyn.
• Teema: järjestelmän mukaan, vaalea tai tumma.
• English / Suomeksi vaihtaa kielen. Valinta muistetaan seuraavalla kirjautumisella.

Sivujen rakenne

Jokainen sivu alkaa otsikolla ja yhdellä rivillä siitä, mitä sivulla tehdään. Listasivuilla on ylhäällä tunnuslukuja, rajaukset ja haku. Kun jotain puuttuu, Fleksi kertoo kohdassa Ennen lähettämistä tai Ennen vahvistusta, mitä pitää tehdä. Se ei vain kiellä.

Lomakkeen summat ja eräpäivä lasketaan palvelimella kirjoittaessasi. Kohta "Esikatselu; lopullinen laskenta tehdään palvelimella" tarkoittaa juuri tätä.

Kun ominaisuus ei ole käytössä

Jos avaat linkin tai kirjanmerkin sivulle, jonka ominaisuus ei ole yrityksessä käytössä, Fleksi näyttää sivun … ei ole käytössä. Omistaja pääsee siitä suoraan kohtaan Käytössä olevat ominaisuudet. Muille sivu sanoo: Pyydä yrityksen omistajaa ottamaan se käyttöön. Tiedot eivät ole kadonneet.

Jos Fleksi sanoo, että vuoden arvoja ei ole vielä julkaistu, katso Vuoden lakisääteiset arvot.

Kuka voi tehdä mitä

Jokaisella on yksi neljästä roolista: omistaja, työnjohtaja, työntekijä tai kirjanpitäjä. Katso Roolit ja oikeudet.

Vinkit

• Lisää Fleksi puhelimen kotinäytölle, niin se aukeaa yhdellä napautuksella. Fleksi toimii selaimessa, eikä sovelluskaupasta tarvitse asentaa mitään. Katso Fleksi puhelimeen.
• Jokaisella näytöllä on oma osoite. Voit lähettää linkin työhön tai laskuun työkaverille, ja hän näkee sen omin oikeuksin.
• Tumma teema säästää silmiä illalla. Järjestelmän mukaan -valinta seuraa puhelimen asetusta.

Lue seuraavaksi

• Ensimmäiset 30 minuuttia Fleksissä Kirjaudu, aloita yrityksen nimellä ja yhtiömuodolla, lisää asiakas, ihmiset ja laskutussääntö, ja kirjaa ensimmäinen työ.
• Etusivu ja mitä odottaa sinua nyt Fleksin etusivulla on kaksi lukua ja lista Tarvitsee sinua nyt: laskuttamattomat työt, vahvistamattomat kuitit, ALV ja palkkojen ilmoitukset.
• Roolit ja käyttöoikeudet Omistaja, työnjohtaja, työntekijä ja kirjanpitäjä. Omistaja muuttaa, mitä kukin rooli näkee ja tekee, ja lisää uusia rooleja.