Tuotteet ja varasto
Tällä sivulla
Mistä löytyy: avaa valikosta Rekisterit ja valitse Tuote.
Mitä varten
Tuoterekisteri vastaa kysymykseen mitä myydään, mihin hintaan ja mitä on varastossa. Se on yksi lähde, josta hinnat poimitaan tarjouksille, laskuille ja ostoille — hintoja ei kirjoiteta joka kerta uudelleen.
Varasto ei ole erillinen moduuli. Se on tuotekohtainen valinta: Varastoseuranta päälle niille tuotteille, joita halutaan seurata.
Työnkulku
| Tila | Siirtymät |
|---|---|
| Aktiivinen | → Arkistoitu |
| Arkistoitu | → Aktiivinen |
Arkistoitu tuote poistuu valintalistoilta, mutta sen historia ja aiemmat käytöt säilyvät.
Välilehdet
Tuotteen sivu on jaettu välilehtiin:
| Välilehti | Sisältö |
|---|---|
| Perustiedot | Koodi, nimi, tyyppi, yksikkö, hinta, ALV, ryhmä, perhe |
| Hinnat | Hintaversiot voimassaoloineen |
| Varasto | Varastoseuranta, saldo, hälytysraja |
| Roolit | Missä tuotetta saa käyttää |
| Integraatio | Kytkös kirjanpitojärjestelmään |
| Historia | Muutokset |
Perustiedot
| Kenttä | Selite |
|---|---|
| Tuotekoodi | Näkyy valintalistoilla nimen rinnalla |
| Nimi | |
| Tyyppi | Fyysinen tuote, Palvelu, Työlaji, Kululaji, Matkakulutuote, Paketti / tarjooma |
| Yksikkö | esim. kpl, h, km |
| Myyntihinta (alv 0 %) | Oletushinta |
| Oletuskustannus (alv 0 %) | Hankintahinta |
| ALV | ALV-koodilistalta |
| Tuoteryhmä | Ryhmittelee tuotteet hakua ja raportointia varten (esim. LVI, Asennus, Matkakulut) |
| Tuoteperhe | Kokoaa saman tuotteen vuosiversiot (esim. Km-korvaus 2025/2026 → Kilometrikorvaus) |
| Toimittaja / valmistaja | |
| Asiakkaalle näkyvä | Näytetäänkö asiakasdokumenteilla |
| Voimassa alkaen / Voimassa asti | Rajaa käyttöajan |
| Kuvaus, Muistiinpanot |
Tuoteryhmä ja Tuoteperhe ovat hakukenttiä: kirjoita hakeaksesi. Pääkäyttäjä voi lisätä listaan uuden arvon kirjoittamalla sen; muut valitsevat olemassa olevista. Listoja hallitaan Asetukset → Tuoterekisteri.
Roolit
Roolit kertoo, missä tuotetta saa käyttää:
| Rooli | Merkitys |
|---|---|
| Myytävä | Voi lisätä tarjoukselle ja laskulle |
| Ostettava | Voi lisätä ostolle |
| Varastoitava | Voi olla varastoseurannassa |
| Työkirjattava | Voi valita tuntikirjaukselle |
| Kulukirjattava | Voi valita kuluriville |
| Laskutettava | Voi veloittaa asiakkaalta |
Tyhjä roolilista tarkoittaa käytettävissä kaikkialla. Vanhat tuotteet toimivat siis ennallaan, vaikka rooleja ei olisi asetettu.
Hinnat
Hinnat-välilehdellä tuotteella voi olla useita hintarivejä eri voimassaoloajoilla.
| Sarake | Selite |
|---|---|
| Hinnan tyyppi | Myyntihinta tai Kustannus / korvaus |
| Hinta | |
| Voimassa alkaen / Voimassa asti | |
| Lähde | Mistä hinta tuli (käsin, tuonti, integraatio) |
Toiminnot:
- + Lisää hinta
- Kopioi uudelle vuodelle — kätevä esim. kilometrikorvauksen vuosipäivitykseen
- Lukitse / Avaa lukitus — lukittua hintariviä ei voi poistaa
Rajoitukset:
- Kustannushinnan lisäys vaatii raportointioikeuden.
- Lukituksen muuttaminen vaatii pääkäyttäjän oikeudet.
- Jos hintarivejä ei ole, oletushinta tulee Myyntihinta-kentästä.
Varasto
| Kenttä | Selite |
|---|---|
| Varastoseuranta | Kyllä / Ei |
| Varastosaldo | Nykyinen määrä |
| Hälytysraja | Alle tämän tuote merkitään täydennettäväksi |
Saldo muuttuu automaattisesti:
- Osto siirtyy Vastaanotettu-tilaan → saldo kasvaa
- Lasku lähetetään → saldo pienenee
Seuranta ja raportointi: Raportit → Varasto & kate sekä yleisnäkymän Hälytysrajalla-luku.
Integraatio
Integraatio-välilehti näyttää kytköksen kirjanpitojärjestelmään: järjestelmä, tuotekoodi ja productId, tuotenimi, tyyppi, hinta, valuutta, yksikkö, ALV ja ALV-status, oletustili, tuoteryhmä, mappauksen tila, synkronointiviesti ja viimeisin synkronointi.
- Jos kytköstä ei ole: "Ei integraatiokytköstä. Kytkös syntyy tuonnissa tai siirrossa."
- Irrota mappaus poistaa kytköksen mutta säilyttää tuotteen. Vaatii pääkäyttäjän oikeudet.
Näin teet
Lisäät tuotteen
Rekisterit → Tuote → Uusi. Vähintään nimi ja hinta; koodi ja yksikkö kannattaa täyttää heti, koska ne näkyvät valintalistoilla.
Tuot tuotteet tiedostosta
Tuotelistalla Tuo CSV:stä. Esikatselu näyttää, mitä lisätään ja mitä päivitetään. Katso Tuonti (CSV).
Tuot tuotteet kirjanpitojärjestelmästä
Suoraa tuotetuontia Procountorista ei tällä hetkellä ole — Asetukset-kortti kertoo sen itse: "Suora tuotetuonti Procountorista ei ole käytössä. Esikatseltava ja peruutettava tuonti tulee myöhemmin; siihen asti tuotteita hallitaan Fleksissä." Käytä CSV-tuontia.
Otat tuotteen varastoseurantaan
Avaa tuote → Varasto → Varastoseuranta: Kyllä → aseta saldo ja hälytysraja.
Päivität hinnat uudelle vuodelle
Hinnat → Kopioi uudelle vuodelle → korjaa hinta → aseta voimassaolo. Vanha rivi jää historiaan, joten menneet dokumentit säilyttävät oman hintansa.
Esimerkki: varastoseurattu tuote hälytysrajan alle
Tilanne. Kiertovesipumppuja (LVI-1002) on hyllyssä 4 kpl ja hälytysrajaksi on asetettu 6. Yksi pumppu meni juuri Ratinan vuosihuoltoon.
Miten saldo muuttui ilman että kukaan kirjasi varastotapahtumaa:
| Tapahtuma | Vaikutus saldoon |
|---|---|
| Osto merkittiin vastaanotetuksi | + ostetut kappaleet |
| Pumppu myytiin laskun rivillä | − myydyt kappaleet |
Vaiheet.
- Avaa Rekisterit → Tuote ja valitse LVI-1002.
- Tarkista Varastoseuranta: Kyllä, Saldo 4, Hälytysraja 6.
- Avaa Raportit → Varasto & kate — tuote näkyy siellä rajan alittaneena.
- Tee täydennysosto: Kirjaukset → Osto, toimittajaksi Sanistock.
Lopputulos. Saldo nousee vasta kun osto merkitään Vastaanotetuksi. Tilattu mutta vastaanottamaton tavara ei näy saldossa — tämä on tarkoituksellista, koska matkalla oleva tavara ei ole asennettavissa.
Varastoseuranta ei ole pakollinen. Työ- ja palvelutuotteille (kuten Asennustyö, perustunti) se jätetään pois: tunneilla ei ole hyllysaldoa.
Liittymät
| Mihin | Miten |
|---|---|
| Tarjous | Lisää tuote katalogista… |
| Lasku | Rivit poimitaan tuotteista; lähetys vähentää varastoa |
| Osto | Rivit poimitaan tuotteista; vastaanotto lisää varastoa |
| Varasto & kate -raportti | Saldot, ostot, myynnit ja kate tuotteittain |
| Kirjanpidon integraatio | Tuoterekisterin kytkös (Kirjanpidon integraatio) |
Vinkit ja rajoitukset
- Varasto ei ole moduuli. Se on tuotekohtainen valinta — laita seuranta päälle vain niille tuotteille, joita oikeasti seurataan.
- Varaston arvostus tehdään kirjanpidossa, ei Fleksissä. Fleksi kertoo määrät ja myyntikatteen.
- Kate-sarake koskee myytyjä yksiköitä. Ostot-sarake on kokonaisostot, joten se voi ylittää myynnin, kun varasto kasvaa.
- Tuoteperhe ei ole hierarkia. Se on litteä lista, joka kokoaa saman tuotteen vuosiversiot yhteen.
- Tuoterekisteri ei ole rekisteröitymisen valinta — Fleksi ottaa sen käyttöön lisäosana.