Tuonti (CSV)
Tällä sivulla
Mistä löytyy: avaa asiakkaiden, liidien tai tuotteiden lista ja valitse Tuo CSV:stä.
Mitä varten
Tuonti tuo tietoja tiedostosta Fleksiin. Se on rakennettu niin, että mitään ei tallenneta ennen kuin olet nähnyt mitä tapahtuu — ja tehty erä voidaan perua.
Tuonti toimii samalla tavalla asiakkaissa, liideissä ja tuotteissa.
Vaihe 1 — Lataa tiedosto
Lataa CSV-tiedosto, jossa otsikkorivi on ensimmäisellä rivillä. Pilkku-, puolipiste- ja sarkainerottimet tunnistetaan automaattisesti. Enintään 5000 riviä ja 5 MB.
Paina Lataa ja kartoita.
Vaihe 2 — Kartoita sarakkeet
Jokainen CSV-sarake yhdistetään kenttään, lisätään muistiinpanoihin tai ohitetaan (— ohita —). Automaattinen tunnistus tekee ensin parhaat arvauksensa otsikkorivien perusteella; korjaa ne tarvittaessa.
Sivun yläreunassa näkyy, montako riviä tiedostossa oli.
Vaihe 3 — Tunniste ja yhdistämisstrategia
Tunniste
Tunnistesarakkeet ratkaisevat, mitkä CSV-rivit vastaavat jo tallennettuja tietoja.
Valitse sarakkeet, joiden yhdistelmä yksilöi rivin uudelleentuonneissa (yleensä sähköposti tai yritys + yhteyshenkilö). Jos et valitse mitään, jokainen rivi käsitellään uutena.
Oletus valitaan enintään kahdesta vakaasta tunnistekentästä (Y-tunnus, ALV-tunnus, sähköposti, puhelin, yrityksen nimi), joiden kattavuus on vähintään 60 %.
Pisteet, luottamus tai muistiinpanot eivät koskaan tule oletukseksi. Niiden arvot vaihtelevat tuontien välillä, jolloin rivit eivät tunnistaisi itseään edellisestä tuonnista.
Taulukko näyttää jokaisesta kentästä: Kenttä, Kattavuus, Tunniste, Päivityksessä.
Yhdistämisstrategia
Mitä tapahtuu, kun CSV-rivi vastaa jo tallennettuja tietoja:
| Strategia | Vaikutus |
|---|---|
| Täytä tyhjät (oletus) | Kirjoittaa vain tyhjille kentille — turvallisin |
| Korvaa | Kirjoittaa aina yli |
| Lisää perään | Liittää olemassa olevaan tekstiin |
| Ohita päivityksissä | Ei päivitä koskaan |
Paina Suunnittele tuonti.
Vaihe 4 — Esikatselu
Esikatselu ryhmittelee rivit sen mukaan, mitä niille tapahtuisi:
| Ryhmä | Merkitys |
|---|---|
| Lisättävät | Uudet asiakkaat, liidit tai tuotteet |
| Päivitettävät | Muuttuvat olemassa olevat — muutokset näytetään |
| Ennallaan | Ei muutoksia |
| Epäselvät — ohitetaan | Tunniste osuu useaan kohteeseen |
| Virheelliset — ohitetaan | Rivi ei kelpaa; syy näytetään |
| Puuttuu lähteestä | Fleksissä on asiakas, liidi tai tuote, jota CSV:ssä ei ole |
Yläreunan tunnisteluvut näyttävät yhteenvedon.
Kaksi vaihtoehtoa:
- Vahvista {n} muutosta — tuonti tehdään
- Hylkää suunnitelma — mitään ei tapahdu
Vaihe 5 — Valmis, ja peruminen
Tuotu {n} uutta ja päivitetty {m} aiempaa kohdetta.
Painikkeet: Näytä osio, Tuo lisää, Peru tämä erä.
Erän peruminen
Perutaanko tämä erä? Lisätyt kohteet arkistoidaan ja päivitetyt palautetaan ennen tuontia olleisiin arvoihin. Tämän voi perua vain tuomalla saman CSV:n uudelleen.
Peruminen on siis:
- lisätyt → arkistoidaan (ei poisteta)
- päivitetyt → palautetaan tuontia edeltäneisiin arvoihin
Esimerkki: asiakasrekisteri vanhasta järjestelmästä
Tilanne. Malliyritys Oy siirtyy Fleksiin ja tuo 120 asiakasta vanhasta laskutusohjelmasta. Osa asiakkaista on jo lisätty käsin.
Vaiheet.
- Vie vanhasta järjestelmästä CSV, jossa on ainakin nimi ja Y-tunnus.
- Rekisterit → Asiakkaat → Tuo ja valitse tiedosto.
- Kartoita sarakkeet: Yrityksen nimi → Nimi, Ytunnus → Y-tunnus, Sähköposti → Sähköposti.
- Tunnisteeksi Y-tunnus ja yhdistämisstrategiaksi Päivitä olemassa oleva. Näin käsin lisätyt asiakkaat täydentyvät sen sijaan että ne kahdentuisivat.
- Lue esikatselu: montako uutta, montako päivittyy, montako ohitetaan.
- Tuo.
Lopputulos. Erä saa oman tunnisteen. Jos kartoitus oli väärin, koko erä voidaan perua yhdellä painalluksella — peruminen koskee vain tämän erän tuottamia muutoksia.
Tee koeajo. Vie ensin 5 riviä sisältävä testitiedosto. Kartoituksen virheen huomaa esikatselusta paljon helpommin viidellä rivillä kuin 120:llä.
Viimeisimmät tuonnit
Tuontisivulla on lista aiemmista tuonneista: Aika, Tiedosto, Tila, Tulos ja Avaa. Sitä kautta pääsee myös perumaan vanhemman erän.
Vinkit ja rajoitukset
- Aja ensin pieni koe-erä. Kymmenen riviä paljastaa kartoitusvirheet halvemmalla kuin viisituhatta.
- Täytä tyhjät on oikea oletus. Korvaa ylikirjoittaa käsin tehdyt korjaukset.
- Ilman tunnistetta jokainen tuonti lisää uudet asiakkaat, liidit tai tuotteet. Jos tuot samaa listaa toistuvasti, valitse tunniste — muuten syntyy kaksoiskappaleita.
- Enimmäiskoko on 5000 riviä ja 5 MB. Isompi aineisto pilkotaan osiin.
- Peruminen on kerran. Kun erä on peruttu, saman tuonnin voi tehdä vain tuomalla CSV:n uudelleen.