Kirjanpito ja laskun toimitus

Mistä löytyy: Ylläpito → Asetukset → kortit Laskun toimitus ja Kirjanpidon integraatio · asiakaskortin Laskun toimitus · laskun sivun Toimitusreitti- ja Maksun seuranta -paneelit

Tässä luvussa on kolme toisistaan erillistä valintaa:

1. Miten kirjanpito saa aineistonsa (Miten kirjanpito saa aineistonsa) — tilitoimisto ilman teknistä yhteyttä, Procountor tai Netvisor. Mikään näistä ei ole oletus eikä suositus: kaikki kolme ovat tavallisia tapoja.
2. Kuka toimittaa laskun asiakkaalle (Kuka toimittaa laskun asiakkaalle) — jokaisella laskulla on täsmälleen yksi toimitusreitti.
3. Mistä maksutieto tulee (Maksun seuranta) — Fleksin oma kirjaus tai kirjanpito-ohjelman ilmoittama tila, aina lähteineen.

Miten kirjanpito saa aineistonsa

Kytkennän tekee Fleksin tuki yhdessä yrityksen kanssa. Ilman kytkentää laskutus toimii kuten Laskut kuvaa ja tunnit toimitetaan palkanlaskentaan raporttien vienneillä (Raportit) — mikään ei jää saamatta.

Kuka toimittaa laskun asiakkaalle

Jokaisella laskulla on täsmälleen yksi toimitusreitti. Valinta tehdään kahdella tasolla, ja sama järjestys pätee kaikkialla tuotteessa:

1. Työtilan oletus — Asetukset → Laskun toimitus.
2. Asiakaskortin valinta ohittaa oletuksen, jos kortille on valittu muu kuin yrityksen oletus.

Valittavat reitit:

Procountor- ja Netvisor-reitit ovat valittavissa vain, kun kyseinen yhteys on kytketty työtilaasi ja laskujen siirto on todettu toimivaksi. Muussa tapauksessa valikossa näkyvät vain sähköposti ja Finvoice.

Reitti lukittuu laskulle hyväksynnässä. Laskun sivun Toimitusreitti-paneeli näyttää, mikä reitti laskulla on ja mistä valinta tulee (asiakaskortti vai työtilan oletus). Kun lasku on hyväksytty, asiakaskortin muuttaminen ei enää vaihda tämän laskun reittiä — uusi valinta koskee vasta seuraavia laskuja. Jos reitti pitää vaihtaa, palauta lasku luonnokseksi ja hyväksy uudelleen.

Kirjanpitoyhteyden kytkeminen ei muuta toimitusreittiä. Kytkentä tekee Procountorista tai Netvisorista valittavan — se ei valitse sitä kenellekään. Työtilan oletus ja asiakaskorttien valinnat pysyvät ennallaan, kunnes sinä muutat niitä.

Mitä Lähetä tekee

Lähetä tekee valitun reitin mukaisen asian — yhden:

Onnistunut siirto tarkoittaa vain "siirretty käsiteltäväksi", ja lasku myös näkyy siinä tilassa. Lasku ei ole vielä asiakkaalla: joku avaa luonnoksen Procountorissa tai Netvisorissa, tarkistaa sen ja lähettää sen sieltä. Niin kauan kuin lasku on Siirretty käsiteltäväksi -tilassa, Fleksi ei väitä sitä toimitetuksi: maksukehotukset, saatavaraportti ja perintä eivät koske sitä.

Kun näet kirjanpito-ohjelmasta, että lasku on lähtenyt asiakkaalle, merkitse se Fleksissä Lähetetyksi (laskun sivun siirtymä Siirretty käsiteltäväksi → Lähetetty). Vasta silloin lasku siirtyy saatavien seurantaan, ja paneeli kirjaa vahvistuksen aikoineen.

Jos siirto epäonnistuu, laskua ei väitetä lähetetyksi. Lasku jää Hyväksytty-tilaan, virhe ja syy näkyvät laskun sivulla, ja voit yrittää uudelleen, kun syy on korjattu. Tavallinen uudelleenlähetys ei koskaan luo kaksoiskappaletta: jo siirretty lasku ohitetaan.

Jos kirjanpito-ohjelma vastaa epäselvästi (hyväksyy siirron mutta ei kerro tositteen numeroa), Fleksi pysäyttää automaattiset uudelleenyritykset ja pyytää tarkistamaan tilanteen kirjanpito-ohjelmasta — näin sinne ei synny kahta samaa laskua.

Kirjanpitokopio Fleksin reiteillä: kun reitti on sähköposti tai Finvoice ja työtilaan on kytketty laskujen siirto, kirjanpito saa lisäksi oman lähettämättömän kopionsa. Kopio ei lähetä mitään kenellekään. Kun reitti on Procountor tai Netvisor, erillistä kopiota ei synny — siirretty luonnos on käsiteltävä lasku.

Asiakastiedot kuntoon ennen laskutusta

Asiakaskortilla pitää olla kunnossa samat asiat kuin ilman kytkentääkin:

Netvisor-työtilassa laskun asiakas kytketään asiakaskortilla olemassa olevaan Netvisor-asiakasnumeroon ja jokainen laskurivin tuote tuotekortin Netvisor-kytkennällä. Puuttuva kytkentä pysäyttää siirron ja nimeää puuttuvan tiedon — Fleksi ei koskaan luo asiakkaita tai tuotteita Netvisoriin itse.

Procountor-työtilassa asiakkaan tiedot kulkevat laskun mukana, eikä etukäteiskytkentää tarvita.

Kentät tarkemmin: Asiakkaat, toimittajat ja yhteyshenkilöt.

Maksun seuranta

Laskun sivun Maksun seuranta -paneeli kertoo aina kaksi asiaa: mistä lähteestä tieto on ja milloin se on havaittu.

• Fleksin oma kirjaus — kun reitti on sähköposti tai Finvoice, maksu kirjataan käsin Merkitse maksetuksi -painikkeella (Laskut), kuten ennenkin.
• Procountorin tila — kun reitti on Procountor, laskun maksutila haetaan sieltä Päivitä maksutieto -painikkeella. Paneeli näyttää tilan (Avoin, Osittain maksettu, Maksettu), summat siltä osin kuin ohjelma ne kertoo, tositenumeron ja havaintoajan. Procountorissa sama lasku säilyttää tunnisteensa koko elinkaaren, joten maksutieto löytyy heti siirrosta alkaen.
• Netvisor-reitillä maksutietoa ei haeta. Siirretty luonnos saa lopullisen laskutunnisteensa vasta, kun se käsitellään Netvisorissa, joten maksut täsmäytetään Netvisorissa. Fleksissä laskun maksu merkitään tavallisesti käsin Merkitse maksetuksi -painikkeella, kun maksu on todettu.

Kolme sääntöä, joihin voit luottaa:

1. Osittainen maksu näkyy osittaisena. Sitä ei koskaan pyöristetä maksetuksi.
2. Tiedon puuttuminen ei tarkoita maksamatonta. Jos tuoretta havaintoa ei ole, paneeli sanoo ei äskettäin täsmäytetty — se ei väitä laskua avoimeksi eikä maksetuksi.
3. Procountor-reitillä käsinkirjaus vaatii aina ohituskuittauksen. Kun maksulähde on Procountor, maksun merkitseminen käsin tehdään paneelin ohitustoiminnolla — myös silloin, kun havaintoa ei vielä ole — ja ohitus kirjataan lokiin.

Fleksin laskujen summat ja kirjanpito-ohjelman maksutiedot ovat kaksi eri asiaa: raportit näyttävät Fleksin omat tilat, ja maksuhavainnot näkyvät lähteineen laskun sivulla.

Tilitoimisto ilman teknistä yhteyttä

Tämä on tavallinen toimintamalli, ei poikkeus. Kaksi hyvää tapaa:

• Katselutunnukset kirjanpitäjälle: kirjanpitäjä saa oman käyttäjän rajatuilla oikeuksilla ja katsoo laskut, raportit ja kuitit suoraan Fleksistä (roolit ja oikeudet).
• Sovittu aineistotoimitus: viet kirjanpitäjälle kauden aineiston — laskuraportin, ALV-myyntierittelyn, saatavat, kuitit ja liitteet (Raportit, Kuvat ja dokumentit) — sovitulla turvallisella tavalla.

Nämä viennit ovat kirjanpitäjän lähdeaineistoa. Ne eivät ole virallinen kirjanpito eivätkä ALV-ilmoitus — ne tehdään kirjanpito-ohjelmassa.

Kauden lopussa: sopikaa kirjanpitäjän kanssa, mihin päivään mennessä kauden tositteet ovat valmiina, ja lukitkaa kausi sen jälkeen (Ylläpito ja asetukset).

Procountor-työtilassa

Tämä osio koskee vain työtiloja, joihin Procountor-yhteys on kytketty.

• Laskut: valitse toimitusreitti (Kuka toimittaa laskun asiakkaalle). Procountor-reitillä Lähetä siirtää luonnoksen, joka tarkistetaan ja lähetetään Procountorista; Fleksin reiteillä kirjanpito saa lähettämättömän kopion.
• Ostot: ostolasku siirtyy, kun laskun numero on kirjattu — pelkkä tavaran vastaanotto ei siirrä mitään.
• Kulut: hyväksytty kuluraportti siirtyy matkalaskuksi liitteineen. Procountorin maksuilmoitus voi kuitata kuluraportin maksetuksi.
• Tunnit: hyväksytyt tunnit voivat siirtyä palkanlaskennan aineistoksi — vain henkilöiltä, jotka on erikseen kytketty Procountorin työntekijätietoihin (Työntekijät, alihankkijat ja tunnit).
• Henkilötunnuksia ja pankkitilejä Fleksi ei tallenna eikä välitä — työntekijän palkkatiedot perustaa yritys Procountoriin.
• Siirron tila näkyy tositteen sivulla (onnistuiko, milloin, ja epäonnistuneesta syy) ja kokonaiskuva Asetukset-kortilla.

Netvisor-työtilassa

Tämä osio koskee vain työtiloja, joihin Netvisor-yhteys on kytketty. Laskujen, kulujen ja tuntien siirrot kytketään erikseen, ja ne ovat oletuksena pois päältä.

• Laskut: kuten Procountorissa (Kuka toimittaa laskun asiakkaalle) — ja lisäksi: laskun asiakas ja rivien tuotteet on kytkettävä Netvisorin omiin numeroihin ennen ensimmäistä siirtoa (Asiakastiedot kuntoon ennen laskutusta).
• Kulut: hyväksytty kuluraportti siirtyy matkalaskuna.
• Tunnit: jokainen hyväksytty tuntikirjaus siirtyy omana kirjauksenaan; saman päivän toinen kirjaus lisätään, se ei korvaa aiempia.
• ⚠️ Tuntien siirto aktivoi Netvisorissa palkanlaskennan työntekijälle ensimmäisestä siirrosta alkaen. Aktivointi on peruuttamaton ja Netvisor laskuttaa siitä tapahtumakohtaisesti — sopikaa käyttöönotosta ja hinnoittelusta ennen kuin tuntivirta kytketään.
• Epäselvä kuittaus: jos Netvisor hyväksyy siirron mutta ei palauta tositteelle numeroa, Fleksi merkitsee siirron keskeneräiseksi ja pyytää tarkistamaan Netvisorista — se ei yritä uudelleen itsestään, jottei synny kaksoiskappaletta.

Työntekijät, alihankkijat ja tunnit

Sama sääntö kaikissa työtiloissa, kytkennöistä riippumatta:

• Tuntikirjaus on merkintä tehdystä työstä — sillä seurataan työtä ja laskutetaan asiakasta. Tunteja kirjaavat niin työntekijät, alihankkijat kuin omistajatkin.
• Tuntikirjaus ei tee kenestäkään työntekijää. Rooli, tiimi tai tuntien hyväksyntä ei koskaan vie ketään palkanlaskentaan.
• Palkanlaskentaan siirtyvät vain ne henkilöt, jotka on erikseen kytketty kirjanpito-ohjelman työntekijätietoihin. Kytkemättömän henkilön tunnit eivät siirry mihinkään — ne näkyvät normaalisti työn seurannassa ja laskutuksessa.
• Alihankkijan tunnit täsmäytetään alihankkijayrityksen omaan laskuun. Alihankkija laskuttaa yritystäsi omalla laskullaan; Fleksi ei tee sitä laskua tuntien perusteella. Tuntikirjaukset ovat täsmäytyksen tuki (Ostot).

Vinkit

• Integraatio ei tee kirjanpitoa Fleksissä. Fleksi siirtää tositteet; kirjanpito, ALV-raportointi ja tilinpäätös tehdään kirjanpito-ohjelmassa tai tilitoimistossa.
• Tärkein valinta on laskun toimitusreitti — katso Kuka toimittaa laskun asiakkaalle ja tarkista työtilan oletus ennen ensimmäistä laskua.
• Reitin näkee aina laskulta. Jos et ole varma, kuka laskun toimittaa, avaa lasku ja katso Toimitusreitti-paneeli.