Miten myyntilasku, maksu ja kirjanpito liittyvät toisiinsa?

Lyhyesti

Myyntilasku on tosite myynnistä. Kun lasku annetaan, kirjanpitoon kirjataan myynti ja asiakkaan velka yritykselle, eli myyntisaaminen. Kun asiakas maksaa, raha tulee pankkitilille ja saaminen kuittautuu pois. Jokaisen kirjauksen takana on päivätty ja numeroitu tosite: tässä lasku ja tiliote.

Kirjanpitolain mukaan jokaisen kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja järjestelmällisesti numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman (2 luku 5 §). Lasku on myynnin tosite, tiliote maksun tosite.

Esimerkki: hanan vaihto taloyhtiöön

Esimerkki: Malliputki Oy ja Taloyhtiö Koivurinne ovat keksittyjä.

Malliputki Oy vaihtaa Taloyhtiö Koivurinteen keittiöhanan 14.10.2026, laskuttaa sen 15.10. ja saa maksun 29.10. Lasku on 274,85 €: työtä 127,00 €, tarvike 92,00 € ja arvonlisävero 25,5 % eli 55,85 €.

Milloin	Mitä tapahtuu	Kirjanpidossa
14.10. työ tehdään	Työ ja tarvike kirjataan työlle.	Ei vielä kirjausta: laskua ei ole annettu.
15.10. lasku lähtee	Lasku nro 1001, eräpäivä 29.10.	Myyntisaamiset (asiakkaan velka sinulle) +274,85 · Myynti, palvelut +127,00 · Myynti, tarvikkeet +92,00 · ALV-velka (vero, joka tilitetään Verohallinnolle) +55,85
29.10. maksu tulee	Tiliotteella 274,85 € laskun viitenumerolla.	Pankkitili +274,85 · Myyntisaamiset −274,85

Lopputulos: myyntiä 219,00 €, rahaa tilillä 274,85 €, ja 55,85 € on veroa, joka maksetaan Verohallinnolle lokakuun arvonlisäveron ilmoituksella.

Käsitteet lyhyesti

Myyntilasku: asiakkaalle annettu vaatimus maksaa. Se on myös kirjanpidon tosite.
Myyntisaaminen: raha, jonka asiakas on yritykselle velkaa. Se näkyy taseessa, kunnes asiakas maksaa.
Maksu: rahan tulo pankkitilille. Viitenumero kertoo, mihin laskuun maksu kuuluu.
Tosite: päivätty ja numeroitu todiste liiketapahtumasta, kuten lasku, kuitti tai tiliote.
Myynnin ALV: laskulla asiakkaalta peritty vero. Se ei ole yrityksen tuloa, vaan se tilitetään Verohallinnolle.

Milloin myynti kirjataan?

Kirjanpitolain pääsääntö on suoriteperuste: tulo kirjataan, kun työ tai tavara on luovutettu asiakkaalle. Laki sallii myös laskuperusteen ja maksuperusteen. Jos kirjaat tulot vasta maksun mukaan, myyntisaamiset ja ostovelat on kuitenkin voitava selvittää koko ajan (2 luku 3 §). Kysy kirjanpitäjältä, miten tilikauden vaihteessa tehdyt mutta vasta seuraavana vuonna laskutetut työt käsitellään tilinpäätöksessä.

Arvonlisäverossa on omat sääntönsä siitä, minkä kuukauden ilmoitukseen myynti kuuluu. Tilikauden aikana vero saadaan kohdistaa sille kuukaudelle, jona asiakasta on laskutettu (arvonlisäverolaki 136 §). Yritys, jonka kalenterivuoden liikevaihto on enintään 500 000 €, saa käyttää maksuperusteista arvonlisäveroa, jolloin myynnin vero kohdistuu maksukuukaudelle (137 §). Esimerkissä työ, lasku ja maksu osuvat samaan kuukauteen, joten vero kuuluu lokakuulle kummallakin tavalla.

Toiminimikin pitää kirjanpitoa. Liike- tai ammattitoimintaa harjoittava henkilö on kirjanpitovelvollinen (1 luku 1 a §). Pieni toiminimi saa pitää yhdenkertaista kirjanpitoa, jos sekä päättyneellä että sitä edeltäneellä tilikaudella enintään yksi näistä on täyttynyt: taseen loppusumma yli 100 000 €, liikevaihto yli 200 000 € tai keskimäärin yli kolme henkilöä palveluksessa. Kahdenkertainen kirjanpito on aina sallittu.

Näin pidät ketjun kunnossa

Numeroi laskut juoksevasti. Jokainen kirjaus perustuu päivättyyn ja numeroituun tositteeseen.
Käytä viitenumeroa. Silloin maksun voi kohdistaa oikeaan laskuun ilman arvailua.
Täsmäytä pankki. Käy tiliote läpi vähintään kuukausittain. Kirjanpitolaki sallii muut kuin käteiskirjaukset kuukausittain (2 luku 4 §), kunhan viranomaisille annettavat ilmoitukset voidaan tehdä ajan tasalla olevasta kirjanpidosta.
Korjaa hyvityslaskulla, älä poista. Väärää laskua ei kannata poistaa, vaan se hyvitetään ja tarvittaessa tehdään uusi. Näin numerosarja ja kirjausketju säilyvät.
Säilytä tositteet. Laskut ja tiliotteet vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi; kirjanpitokirjat ja tilinpäätös vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä (2 luku 10 §).

Yleiset virheet

Lasku kirjataan vasta, kun raha tulee. Silloin saamiset eivät näy, ja maksamatta jäänyt lasku unohtuu.
Osamaksu kuitataan koko laskuksi. Jäljelle jäävä osa katoaa näkyvistä.
ALV lasketaan tuloksi. Laskun vero on Verohallinnon rahaa, ja se maksetaan kauden ilmoituksella.
Maksu ilman viitettä jää kohdistamatta. Etsi lasku summalla ja maksajalla ja kohdista käsin, ettei sama lasku jää auki ja maksu "ylimääräiseksi" tuloksi.

Fleksin tapa

Fleksissä lähetetty lasku saa juoksevan numeron ja kirjautuu itse myynniksi, veroksi ja saatavaksi. Kun tuot pankin tiliotetiedoston, maksut kohdistuvat laskuihin viitteen ja summan perusteella, ja loput vahvistat itse. Osamaksu jättää laskun osittain avoimeksi. Fleksi käyttää arvonlisäverossa tavallista perustetta; maksuperusteista ALV:ta se ei tue.

Kokeile Fleksiä omalla yritykselläsi

Kirjaudu sähköpostiosoitteella. Ensimmäinen kirjautuminen luo yrityksesi, salasanaa ei tarvita.

Aloita

Lähteet